Le Département de la planification et des permis espère que la nouvelle technologie réduira le temps de demande de permis
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La ville a clôturé sa période d’appel d’offres pour que les fournisseurs soumissionnent pour l’installation d’un nouveau système automatisé qui devrait raccourcir de près de trois mois le processus d’approbation des permis du Département de la planification et des permis.
La sollicitation a été publiée le 8 septembre. Le porte-parole du DPP, Curtis Lum, a déclaré dans un e-mail que le département ne saurait qu’après vendredi, à la fin de la période, combien de fournisseurs avaient soumissionné pour le projet. Seules les offres sur papier ont été acceptées.
La ville souhaite que le nouveau système soit installé d’ici le 15 octobre et mis en service d’ici le 31 octobre une fois que le personnel aura été formé.
Le maire Rick Blangiardi a déclaré que cette mesure avait été prise dans le but de remédier aux longs délais d’attente pour les permis du département. Cela survient également à un moment où le DPP connaît un remaniement de la direction après la démission de l’ancien directeur Dean Uchida début septembre en raison de divergences avec Blangiardi sur la manière d’améliorer le département en difficulté.
«Le processus de présélection, qui prend essentiellement plus de cinq mois à lui seul…, nous pensons que nous pourrons le faire en une journée une fois que nous aurons rattrapé l’arriéré», a déclaré Blangiardi. « Nous pensons que l’arriéré nous prendra peut-être une semaine à 10 jours au maximum pour éliminer cela. »
Plus de la moitié des demandes de permis examinées par le personnel du DPP au cours du processus de présélection sont rejetées et renvoyées aux demandeurs pour plus d’informations ou des corrections. L’espoir est qu’un processus automatisé permettra au personnel du DPP de se concentrer sur les demandes les plus complexes et celles prêtes à être traitées.
La présélection vérifie principalement le formatage de la demande de permis afin qu’elle puisse être facilement examinée à l’étape suivante, au cours de laquelle le personnel du DPP vérifie la conformité aux codes et ordonnances de la ville.
Les responsables du DPP ne commenteront pas le fonctionnement exact du nouveau système de présélection avant la fin du processus d’approvisionnement. Cependant, selon la demande de la ville, le système devrait être en mesure de vérifier automatiquement les demandes pour s’assurer qu’elles respectent les directives du DPP sur la taille des feuilles des rapports, l’espace adéquat pour les timbres du DPP, les noms de fichiers appropriés, la numérotation des feuilles pour les dessins et d’autres paramètres.
L’appel d’offres exige également que le fournisseur forme les employés du DPP à la mise en œuvre du nouveau système.
Il faut environ 246 jours en moyenne – soit plus de huit mois – entre le moment où une demande de permis est soumise à l’approbation et à la délivrance, selon une présentation du personnel du DPP lors d’une réunion du comité de zonage et d’urbanisme du conseil municipal jeudi.
Actuellement, lorsqu’une demande de permis est soumise, elle reste dans la file d’attente de présélection pendant 110 jours en moyenne avant d’être examinée par le personnel du DPP, ce qui pourrait prendre jusqu’à 10 jours supplémentaires, a indiqué le département. Après cela, l’application attend dans une autre file d’attente pendant 81 jours en moyenne avant de subir un examen du code et des ordonnances par le personnel, ce qui peut prendre environ 34 jours.
Il peut alors s’écouler jusqu’à 10 jours avant que le permis soit approuvé et délivré, ce qui comprend la collecte du paiement auprès du demandeur.
DPP a déclaré que le nouveau système automatisé devrait réduire la file d’attente de présélection et l’examen à deux jours au total. La présélection plus rapide, cependant, signifie que les demandes de permis s’accumuleront probablement pour les examens du code et des ordonnances, cette file d’attente passant de 81 jours à 129 jours.
Le processus de révision du code restera à 34 jours en moyenne, mais il ne devrait prendre qu’un jour, pas jusqu’à 10 jours, pour l’approbation et la publication.
Dans l’ensemble, DPP a déclaré que le nouveau système automatisé raccourcirait l’ensemble du processus d’autorisation de 79 jours.
La directrice par intérim du DPP, Dawn Takeuchi Apuna, a expliqué que souvent, pendant la phase d’examen du code de 34 jours, la demande est renvoyée au demandeur pour un travail supplémentaire et non au personnel du DPP.
« Quatre-vingt-trois pour cent du temps, parce que lorsque ces plans sont présentés et que les examinateurs les examinent, ils commentent les points à corriger ou à modifier, et cela revient au demandeur », a-t-elle déclaré lors de la réunion du comité de jeudi.
« Alors cette fois, même si c’est compté, c’est avec le demandeur et il apporte des changements ou il peut s’y tenir. Cela vous donne donc une meilleure idée des délais », a déclaré Takeuchi Apuna. « Ce n’est pas seulement bloqué dans le DPP… il y a ce processus continu du demandeur pour apporter les changements et ça va et vient. »
Le chef de la division du service client du DPP, Clayton Shimazu, a ajouté que bien que le nouveau système de présélection devrait raccourcir le processus global de demande de permis à 167 jours, il pourrait encore être rationalisé. Il a déclaré que la file d’attente de 129 jours pour l’examen du code et des ordonnances pourrait être réduite avec plus de personnel.
DPP est en train de pourvoir 80 postes vacants, ainsi que d’en créer de nouveaux.
Idéalement, Shimazu souhaite voir le délai de traitement des permis encore réduit à 100 à 120 jours l’année prochaine, mais il a déclaré qu’il faudrait du temps pour former les nouvelles recrues.
« J’ai un défi devant moi, mais je ne peux pas le faire moi-même. J’ai besoin des gens et nous devons comprendre que ce n’est pas du pudding instantané, (c’est) une formation de six mois », a-t-il déclaré.
BLANGIARDI A FÉLICITÉ la performance de Takeuchi Apuna en tant que directrice par intérim et sa compréhension des problèmes auxquels est confronté le DPP.
« Nous avons beaucoup de très bonnes personnes chez DPP qui connaissent vraiment leur entreprise, et pour pouvoir les impliquer, les impliquer dans le processus, tout en travaillant en externe, car pour les parties prenantes et pas seulement les comptes commerciaux mais dans l’ensemble, il y a beaucoup en jeu avec ce département. C’est le genre de leader collaboratif que je veux », a-t-il déclaré.
Le maire a déclaré qu’il pensait que les problèmes au DPP pouvaient être résolus «en interne, avec le personnel et les dirigeants existants au sein du département… . Le sentiment avant était que nous pouvions faire cela avec tous les consultants externes, et philosophiquement, il y a juste une opinion différente.
La membre du conseil Esther Kiaaina a exhorté Takeuchi Apuna à pourvoir les deux postes vacants de directeur adjoint, l’un créé lorsque Takeuchi Apuna a été nommé directeur par intérim et l’autre lorsque Eugene Takashi a quitté le département plus tôt cette année.
DPP a également perdu la stratège en chef de l’innovation Danette Maruyama, qui est partie avec Uchida.
La chef de la division des permis d’utilisation des terres du département, Katia Balassiano, devrait également bientôt partir. Elle a été la personne-ressource sur des projets de loi controversés liés à la gestion du littoral, comme le projet de loi 41, qui augmenterait les retraits du rivage pour de nouveaux développements.
Une autre mesure, le projet de loi 42, ajusterait les lois pour les zones spéciales de gestion.
Le département gère également une refonte importante des ordonnances d’utilisation des terres de la ville via le projet de loi 10 et commence à mettre en œuvre de nouvelles lois sur la location à court terme qui ont été adoptées en avril.
Kiaaina a demandé si le DPP avait la capacité d’aller de l’avant avec les projets de loi 10, 41 et 42 au cours de la prochaine année, compte tenu de ce qu’elle a appelé le «chaos» qui se produit au sein du ministère.
Takeuchi Apuna l’a assurée de la capacité du DPP à continuer à travailler sur les mesures.
«Je pense que s’il y a des inquiétudes en dehors du DPP avec ces textes de loi qu’il n’y avait pas assez de sensibilisation ou d’engagement communautaire, je comprends cela, mais je pense, encore une fois, le ministère lui-même et notre capacité à aller de l’avant sur ces textes de loi. , il continue. J’ai une confiance totale dans les trois », a-t-elle déclaré.
Lors d’un forum jeudi avec l’American Institute of Architects Honolulu, Blangiardi a exprimé la nécessité d’avoir plus de conversations sur les projets de loi 41 et 42, et a demandé au président du comité de zonage et de planification du conseil, Brandon Elefante, de mettre une pause sur les deux mesures, ce qu’il a dit qu’Elefante avait accepté. .
« Nous pensons qu’il a besoin de plus d’évaluation, absolument. Je pense que nous essayons d’être réactifs sur un sujet qui, selon nous, est très réel », a déclaré Blangiardi, ajoutant que bien que bien intentionnées, les propositions peuvent entraîner « des conséquences vraiment imprévues ».
« Chaque fois que nous nous retournons, il y a quelque chose que nous devons considérer plus sérieusement impliqués dans le changement climatique, mais nous ne voulons pas mettre en place une législation qui n’a pas de sens », a-t-il déclaré.
Il y aura une réunion spéciale du comité de zonage et d’urbanisme du conseil lundi pour examiner le projet de loi 10, la refonte omnibus de l’utilisation des terres.