Définition du programme de conformité

Qu’est-ce qu’un programme de conformité ?

Un programme de conformité est l’ensemble des politiques et procédures internes d’une entreprise mises en place afin de se conformer aux lois, règles et réglementations ou de préserver la réputation de l’entreprise. Une équipe de conformité examine les règles établies par les organismes gouvernementaux, crée un programme de conformité, le met en œuvre dans toute l’entreprise et veille au respect du programme.

Comprendre les programmes de conformité

Les principaux régulateurs financiers aux États-Unis sont le Federal Reserve Board, la Securities and Exchange Commission (SEC) et la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Ceux-ci et d’autres ont établi des exigences qui doivent être suivies, le cas échéant et à des degrés divers, par les banques, les courtiers, les gestionnaires d’actifs et d’autres institutions financières.

Les programmes de conformité ont pris de l’importance dans le secteur financier depuis le choc de la crise financière, mais les plaintes véhémentes des banquiers ont trouvé les oreilles réceptives des républicains au sein du gouvernement fédéral. Des efforts concertés ont été déployés pour annuler les réglementations conçues pour empêcher certains participants du secteur financier de surjouer leurs pulsions égoïstes, mais la poussée et l’attraction de la politique à Washington ne permettent pas de savoir quels changements, le cas échéant, en résulteront finalement.

Les sociétés cotées en bourse sont censées avoir des programmes de conformité robustes pour suivre les exigences énoncées par la SEC. En particulier, les exigences de dépôt et les délais doivent être strictement respectés. Les programmes de conformité sont également importants, bien que moins formels, dans les entreprises grandes et petites, publiques ou non.

Lorsque les exigences d’une autorité de réglementation ne s’appliquent pas, un programme de conformité d’une entreprise traite de la conduite des employés à se conformer aux politiques internes (par exemple, dépenser les fonds de l’entreprise ou traiter les femmes) et, plus important encore, pour maintenir la réputation de l’entreprise auprès de ses clients, les fournisseurs, les employés et même la communauté où se trouve l’entreprise. Les services de conformité ont pris de l’ampleur en raison de leur rôle consistant à maintenir leurs entreprises hors de l’eau chaude auprès des régulateurs, des clients, des actionnaires, des médias et du grand public.

Comment créer un programme de conformité

Bien qu’il puisse exister différents types de programmes de conformité (ceux pour suivre de près les réglementations financières ou pour s’assurer qu’un lieu de travail est exempt de discrimination et de harcèlement sexuel), chaque programme de conformité doit comporter quelques éléments clés.

Après l’adoption de la Loi sur les soins abordables, le gouvernement a défini sept éléments d’un solide programme de conformité pour les prestataires de soins de santé. La présentation a identifié les éléments suivants.

Politiques écrites, procédures et normes de conduite

La première étape de la mise en œuvre d’un programme de conformité consiste à s’assurer que votre programme de conformité comporte des politiques et des attentes clairement définies. Permettre au programme écrit d’être facilement accessible à tous les employés, mettre à jour et réviser régulièrement les politiques et s’assurer que les nouvelles recrues examinent le programme dans les 90 jours suivant l’intégration sont essentiels au succès d’un programme de conformité.

Surveillance du programme de conformité

Une fois les attentes du programme clairement définies, vous devrez désigner un responsable de la conformité ou un comité de conformité pour superviser le programme. Cet employé ou groupe d’employés doit avoir une histoire et une connaissance approfondie du comportement éthique et, selon la façon dont l’entreprise est structurée, doit rendre compte directement au PDG.

Formation et éducation

Un aspect crucial de la mise en œuvre d’un programme de conformité sur le lieu de travail consiste à consacrer du temps et de l’argent pour s’assurer que tous les employés sont familiarisés et formés de manière appropriée au nouvel ensemble de normes du programme. Cela devrait inclure les nouvelles recrues ainsi que des contrôles fréquents avec tous les employés actuels.

L’organisation de réunions annuelles ou trimestrielles à l’échelle de l’entreprise qui abordent les préoccupations ou les mises à jour concernant le programme de conformité, ainsi que le fait de s’assurer que tous les nouveaux employés suivent la formation sur la conformité au cours de leurs premiers mois d’emploi, contribueront à maintenir un programme de conformité réussi.

Ouvrir les lignes de communication

Un autre aspect important de l’exécution d’un programme de conformité réussi est de s’assurer que les employés à tous les niveaux sentent qu’ils ont la possibilité d’exprimer leurs questions ou préoccupations concernant le programme de conformité. Les programmes de conformité doivent permettre aux employés de signaler les violations et de traiter les problèmes éthiques via une plate-forme anonyme. De plus, les responsables de la conformité doivent se rendre disponibles et accessibles aux employés qui ont des questions spécifiques concernant le programme de conformité.

L’établissement d’une voie de communication solide entre ceux qui supervisent le programme de conformité et les employés qu’il couvre est essentiel pour garantir que les violations 1) soient signalées et puissent être évitées à l’avenir.

Audit et suivi

Un système d’audit et de surveillance doit être mis en place afin de mesurer l’efficacité du programme de conformité, de garantir le respect des réglementations externes et d’identifier les risques de conformité. Les programmes de conformité doivent être examinés régulièrement dans le cadre des opérations normales, mais ils doivent également être soumis à un audit externe formel. Un audit doit être réalisé au moins une fois par an. L’auditeur doit fournir un rapport écrit de ses constatations.

Discipline cohérente

L’un des éléments d’un programme de conformité efficace est qu’il est effectivement appliqué. Le programme de conformité doit inclure des politiques écrites claires qui appliquent des mesures disciplinaires appropriées à ceux qui ne se conforment pas aux attentes et aux politiques du programme. Ces mesures disciplinaires devraient s’appliquer lorsque les situations suivantes surviennent : non-conformité, défaut de détection de non-conformité alors que la diligence raisonnable aurait dû fournir des indices évidents et défaut de signalement des cas de non-conformité.

Comme vous pouvez le constater, l’application des mesures disciplinaires nécessaires sera facilitée si les étapes ci-dessus, en particulier le fait d’avoir des attentes clairement définies et une politique de porte ouverte, sont respectées.

Action corrective

Enfin, lorsque toutes les étapes ci-dessus ont été suivies et qu’un risque ou une vulnérabilité de conformité important est découvert soit par un audit, une violation de la conformité ou un examen interne, le comité de conformité doit prendre des mesures décisives en temps opportun qui réduiront le risque de non-conformité. .