Qu’est-ce qu’un formulaire W-9 et comment est-il utilisé ? Un guide
Le formulaire IRS W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, est utilisé par les entreprises pour obtenir des informations fiscales auprès de parties externes. Les informations fournies sur le formulaire W-9 informent l’entreprise des informations à inclure dans le formulaire 1098 ou le formulaire 1099.
Voyons qui est tenu de remplir un W-9, quelles informations sont requises et le but du formulaire.
Points clés à retenir
- Le formulaire W-9 est utilisé pour obtenir des informations sur les contribuables afin de faciliter la déclaration d’informations à l’IRS.
- Le formulaire W-9 est le plus souvent utilisé entre les entrepreneurs indépendants et les entreprises avec lesquelles ils travaillent, bien qu’il soit également utilisé dans d’autres situations.
- Le formulaire exige qu’un contribuable fournisse son nom, son adresse, sa classification fiscale et les exigences de retenue à la source.
- Le formulaire doit être signé et le contribuable signataire s’expose à des sanctions civiles et/ou pénales en cas de non-conformité volontaire.
- Comme les informations sur le formulaire W-9 sont sensibles, toutes les parties doivent faire preuve de prudence lors de l’obtention, de l’envoi et du stockage du formulaire.
Le but du formulaire W-9
Objet du formulaire W-9
Le but d’un W-9 est de recueillir des informations fiscales auprès d’un fournisseur. Lorsqu’une entreprise verse à un non-employé ou à une autre entité plus de 600 $ par an pour ses services, l’entreprise doit produire une déclaration de renseignements. Pour garantir l’exactitude de la déclaration d’informations, le but d’un W-9 est de recueillir toutes les informations requises directement auprès du fournisseur.
Bien que certaines informations soient accessibles au public, le formulaire W-9 protège l’entreprise qui tente d’obtenir les informations en demandant à l’autre partie de signer le formulaire rempli. La signature certifie :
- le numéro d’identification fiscale (TIN) fourni est correct.
- l’autre partie n’est pas soumise à la retenue de garantie.
- l’autre partie demande l’exonération de la retenue de réserve.
- le code FATCA utilisé par le vendeur (et le statut d’exonération du vendeur)
Les entreprises utilisent le nom, l’adresse et le numéro de sécurité sociale ou le numéro d’identification fiscale que les entrepreneurs fournissent sur le formulaire W-9 pour remplir cette déclaration de renseignements. Ni l’expéditeur ni le destinataire ne doivent envoyer une copie à l’IRS. En outre, l’entreprise qui demande les informations fiscales doit sécuriser des copies du formulaire en toute sécurité.
Utilisations du formulaire W-9
Le formulaire W-9 est utilisé pour préparer une gamme de diverses déclarations d’information à l’IRS. La situation la plus courante se produit lorsqu’un entrepreneur indépendant termine des travaux pour une entreprise et reçoit des paiements. Si cet entrepreneur indépendant reçoit plus de 600 $ au cours d’une année civile, il doit recevoir un formulaire 1099-MISC et déclarer lui-même ses propres impôts.
Le but d’un formulaire W-9 s’étend au-delà de cette seule situation. Une banque ou une institution financière s’appuie sur la réception d’informations sur les contribuables pour remplir le formulaire de déclaration de propriété 1099-INT, 1099-DIV ou 1099-B. Un contribuable peut également être invité à fournir un formulaire W-9 pour annuler une dette, des prêts étudiants ou des transactions immobilières.
Qui doit remplir le formulaire W-9
Si vous êtes un employé, votre employeur retiendra les impôts sur le revenu, retiendra et paiera les cotisations de sécurité sociale et d’assurance-maladie, et paiera la taxe de chômage sur votre salaire. Vous recevrez un W-2 récapitulant vos revenus. Au lieu de remplir un formulaire W-9, les nouveaux employés sont souvent invités à remplir un formulaire W-4 pour fournir leurs informations fiscales à leur employeur.
Si vous êtes un entrepreneur indépendant, ce ne sera pas le cas. Cela signifie que vous serez responsable de la part de l’employeur des cotisations de sécurité sociale et d’assurance-maladie, et que vous ne serez pas éligible à une indemnité de chômage si vous êtes licencié. Pour signaler certaines de ces informations connexes à l’IRS, les contrats indépendants, les pigistes et les autres non-employés qui ont reçu des paiements doivent remplir un formulaire W-9.
Les institutions financières peuvent demander à un nouveau client de remplir un W-9 car il s’agit d’un moyen utile de collecter et d’enregistrer les détails d’un client. Les entreprises immobilières peuvent également demander aux locataires de remplir un W-9 comme méthode de stockage de leurs informations.
Le formulaire W-9 n’est utilisé que si le contribuable est une personne américaine (y compris un étranger résident). Une personne des États-Unis est définie comme un particulier, un partenariat, une société, une succession ou une fiducie nationale.
Informations nécessaires sur le formulaire W-9
Le formulaire W-9 demande à l’entrepreneur indépendant huit informations :
- Ligne 1, Nom. C’est le nom qui apparaît sur la déclaration de revenus du particulier. Ce champ est requis. Ce champ est soit le nom d’un individu, bien qu’il puisse s’agir du nom du propriétaire d’un propriétaire unique. Le contribuable peut également indiquer le nom d’une société de personnes ou d’une autre entité.
- Ligne 2, Autre nom commercial. Cette ligne n’est requise que si le contribuable a un nom commercial, un nom commercial, un nom DBA ou un nom d’entité ignoré.
- Ligne 3, Classification fiscale fédérale. Le contribuable doit sélectionner s’il s’agit d’une société, d’un particulier, d’un propriétaire unique, d’une SARL unipersonnelle, d’une société à responsabilité limitée, d’une société de personnes ou d’une fiducie/succession. Le contribuable ne doit sélectionner qu’une seule des options proposées.
- Ligne 4, Exemptions. Le contribuable doit sélectionner s’il est exonéré de retenue à la source ou de déclaration FATCA.
- Ligne 5 et Ligne 6, Adresse. Le contribuable doit entrer son adresse, sa ville, son état et son code postal. C’est ici que
- Ligne 7, Numéros de compte. Ce champ d’option est l’endroit où le contribuable peut saisir des informations supplémentaires à la demande du demandeur. Par exemple, une banque ou une société de courtage peut demander au client d’entrer ses informations client ici.
- Partie I, Numéro d’identification fiscale. Le but d’un W-9 est principalement d’obtenir ce numéro fiscal auprès du contribuable. Il peut s’agir d’un numéro de sécurité sociale ou d’un numéro d’identification d’employé.
Une fois les renseignements ci-dessus remplis, le contribuable doit signer le formulaire de la partie II (Attestation). Étant donné que le formulaire W-9 nécessite l’inscription d’un numéro d’identification fiscale ou d’un numéro de sécurité sociale, la personne qui le remplit et l’entreprise qui reçoit le formulaire rempli doivent le conserver soigneusement pendant la transmission et après réception pour se protéger contre le vol d’identité.
Sanctions pour utilisation non conforme du formulaire W-9
L’IRS a défini plusieurs sanctions pour défaut de fournir ou de se conformer aux exigences de déclaration du formulaire W-9. Si le contribuable ne fournit pas un numéro fiscal correct, le contribuable est soumis à un dossier de 50 $ pour chaque cas de non-conformité à la législation et à la réglementation fiscales. Cette pénalité peut être annulée si le contribuable peut prouver que la non-conformité n’était pas due à une négligence volontaire.
Un contribuable peut également faire l’objet d’une sanction civile pour avoir fourni des informations incorrectes entraînant une retenue incorrecte. Si le contribuable fait une fausse déclaration qui n’entraîne aucune retenue à la source, il est passible d’une pénalité pouvant atteindre 500 $. Les sanctions s’aggravent en cas de non-conformité supplémentaire, car le contribuable peut être passible de sanctions pénales dans certains cas. La falsification délibérée de toute information ou affirmation expose le contribuable à des amendes ou à une peine d’emprisonnement.
Le demandeur des renseignements fiscaux n’est pas non plus exempt de sanctions. Si le demandeur divulgue ou utilise les NIF du contribuable en violation de la loi fédérale, le demandeur peut être passible de sanctions civiles ou pénales.
L’article 6109 de l’Internal Revenue Code exige que les contribuables fournissent leur TIN correct à ceux qui en ont besoin. Cependant, l’IRS met également en garde contre le vol d’identité et l’importance de protéger votre identité, votre numéro de sécurité sociale et vos informations fiscales.
autres considérations
Un entrepreneur indépendant qui reçoit un W-9 inattendu doit hésiter avant de le remplir et rechercher si le demandeur a une raison légitime de demander ce formulaire. Les institutions financières utilisent parfois le formulaire W-9 pour demander des informations à un client lorsqu’il doit déclarer des dividendes ou des intérêts. Soyez prudent ici : l’institution financière devrait probablement déjà avoir votre numéro d’identification fiscale à partir du moment où vous avez ouvert le compte.
Une autre situation dans laquelle vous devriez hésiter avant de remplir le formulaire W-9 est si l’entreprise qui vous demande de le faire est votre employeur et que vous êtes censé être classé comme un employé et non comme un entrepreneur indépendant.
Un employeur peu scrupuleux ou en difficulté financière pourrait essayer de classer un employé comme entrepreneur indépendant pour économiser de l’argent. Si vous êtes classé comme entrepreneur indépendant, les « économies » fiscales de votre employeur sortiront de votre poche en tant qu’impôt sur le travail indépendant. Vous deviendrez également responsable du calcul et du paiement de vos impôts estimés quatre fois par an et de remplir l’annexe C lorsque vous produisez votre déclaration de revenus annuelle.
Comment savoir si je suis soumis à une retenue de sauvegarde ?
L’IRS peut vous envoyer une lettre concernant la retenue de réserve. Cela aurait pu se produire si vous n’aviez pas déclaré tous vos intérêts et dividendes dans une déclaration de revenus précédente. Si vous n’avez pas reçu cette lettre et si vous fournissez votre numéro d’identification fiscale au demandeur du formulaire W-9, vous n’êtes pas soumis à la retenue à la source. Si vous êtes soumis à une retenue à la source, rayez le point 2 de la deuxième partie du formulaire W-9 avant de le soumettre.
Quel est le moyen le plus sûr de soumettre le formulaire W-9 ?
Si vous pouvez remettre le document en personne, c’est l’idéal. Sinon, une option consiste à utiliser un service en ligne gratuit pour crypter votre formulaire W-9 rempli et l’envoyer par e-mail en toute sécurité au demandeur. Vous pouvez également utiliser un service de partage de fichiers crypté.
Une autre option consiste à l’envoyer via un service tel que FedEx, UPS ou le service postal, bien qu’il n’y ait aucune garantie que votre formulaire ne sera pas perdu, volé ou altéré pendant le transport.
Il n’y a également aucune garantie que le destinataire stockera le formulaire en toute sécurité même si vous l’envoyez en toute sécurité, alors renseignez-vous sur sa méthode de stockage avant l’envoi.
Dois-je entrer mon EIN ou mon SSN sur le formulaire W-9 ?
Si vous êtes un propriétaire unique, vous pouvez saisir l’un ou l’autre. Si votre entreprise est une LLC classée comme une société ou un partenariat, utilisez l’EIN de l’entité. Si votre entreprise est une LLC à membre unique qui est une entité ignorée, entrez votre SSN ou EIN (et non l’EIN de l’entité).
Puis-je refuser de remplir le formulaire W-9 ?
Si vous refusez en réponse à une demande légitime, votre client prélèvera des impôts sur votre salaire à un taux de 24 %. Les entreprises ont une lourde obligation de la part de l’IRS d’obtenir un formulaire W-9 rempli de toute personne à qui elles paient 600 $ ou plus au cours de l’année. Le non-respect peut entraîner des amendes.
Si vous pensez que la personne qui demande le formulaire n’a pas à le demander, le refus est probablement une bonne idée. Si vous êtes inquiet, demandez conseil à un fiscaliste.
Qui peut me demander de remplir le formulaire W-9 ?
Une banque, une société de courtage, un établissement de crédit qui a annulé une dette que vous devez ou l’émetteur d’un prix que vous avez gagné peuvent tous vous le demander. Si vous êtes un invité sur « Ellen » lors de sa promotion « 12 jours de cadeaux » et que les producteurs de talk-show vous demandent de remplir un W-9 avant votre départ, vous pouvez supposer que la demande est légitime. Si vous recevez un e-mail vous informant que vous avez gagné un prix pour un concours auquel vous ne vous souvenez pas avoir participé, vous ne voudrez peut-être pas donner à cette personne un W-9.
Méfiez-vous des escroqueries par hameçonnage W-9. Si vous recevez une demande par e-mail pour un formulaire W-9 et que vous n’êtes pas sûr qu’il soit légitime, contactez l’expéditeur supposé par téléphone (et n’utilisez aucun numéro de téléphone dans l’e-mail suspect) pour demander si la demande est valide. Les attaquants sont sophistiqués et peuvent donner l’impression qu’un message provient de votre banque ou même de votre client. Et si vous recevez un e-mail de l’IRS, il s’agit certainement d’une tentative de phishing, et vous devez transférer l’e-mail à phishing@irs.gov. L’IRS n’initie pas de contact avec les contribuables par e-mail.
L’essentiel
Les formulaires W-9 sont utilisés dans de nombreuses situations différentes, souvent pour des entrepreneurs indépendants ou des pigistes. Il est important de remplir correctement le formulaire, car vous pourriez être passible de pénalités s’il n’est pas rempli correctement. Cependant, toutes les informations devraient être relativement faciles à obtenir pour vous. Faites attention à la façon dont vous distribuez le formulaire à la partie requérante et veillez à protéger vos informations sensibles et votre statut de déclaration fiscale exact.