Définition du grand livre

Qu’est-ce qu’un grand livre général ?

Un grand livre représente le système d’enregistrement des données financières d’une entreprise, avec des enregistrements de compte de débit et de crédit validés par une balance de vérification. Il fournit un enregistrement de chaque transaction financière qui a lieu au cours de la vie d’une société en exploitation et contient les informations de compte nécessaires à la préparation des états financiers de la société. Les données de transaction sont séparées, par type, dans des comptes pour l’actif, le passif, les capitaux propres, les revenus et les dépenses.

Comment fonctionne un grand livre général

Un grand livre général est le fondement d’un système utilisé par les comptables pour stocker et organiser les données financières utilisées pour créer les états financiers de l’entreprise. Les transactions sont enregistrées sur des comptes auxiliaires individuels, tels que définis par le plan comptable de l’entreprise.

Les transactions sont ensuite clôturées ou résumées dans le grand livre, et le comptable génère une balance de vérification, qui sert de rapport sur le solde de chaque compte du grand livre. La balance de vérification est vérifiée pour les erreurs et ajustée en enregistrant les écritures nécessaires supplémentaires, puis la balance de vérification ajustée est utilisée pour générer les états financiers.

Comment fonctionne un grand livre avec la comptabilité en partie double

Un grand livre général est utilisé par les entreprises qui utilisent la méthode de comptabilité en partie double, ce qui signifie que chaque opération financière affecte au moins deux comptes auxiliaires et que chaque écriture comporte au moins une opération de débit et une opération de crédit. Les transactions en partie double, appelées « écritures de journal », sont affichées sur deux colonnes, avec les écritures de débit à gauche et les écritures de crédit à droite, et le total de toutes les écritures de débit et de crédit doit être équilibré.

L’équation comptable, qui sous-tend la comptabilité en partie double, est la suivante :

$$

Les atouts

−

Passifs

=

Capitaux propres

text{Actif} – text{Passif} = text{Capitaux propres} Les atouts−Passifs=Capitaux propres

Le bilan suit ce format et présente des informations au niveau du compte détaillé. Par exemple, le bilan montre plusieurs comptes d’actifs, y compris la trésorerie et les comptes débiteurs, dans sa section des actifs à court terme.

La méthode de comptabilité en partie double fonctionne sur la base de l’exigence de l’équation comptable selon laquelle les transactions enregistrées sur les comptes à gauche du signe égal dans la formule doivent être égales au total des transactions enregistrées sur le compte (ou les comptes) à droite. Même si l’équation est présentée différemment (comme Actif = Passif + Capitaux propres), la règle d’équilibrage s’applique toujours.

Que vous dit un grand livre général ?

Les détails des transactions contenus dans le grand livre sont compilés et résumés à différents niveaux pour produire une balance de vérification, un compte de résultat, un bilan, un état des flux de trésorerie et de nombreux autres rapports financiers. Cela aide les comptables, la direction de l’entreprise, les analystes, les investisseurs et les autres parties prenantes à évaluer en permanence les performances de l’entreprise.

Lorsque les dépenses augmentent au cours d’une période donnée, ou qu’une entreprise enregistre d’autres transactions qui affectent ses revenus, son bénéfice net ou d’autres mesures financières clés, les données des états financiers ne disent souvent pas tout. Dans le cas de certains types d’erreurs comptables, il devient nécessaire de revenir au grand livre et de fouiller dans le détail de chaque opération enregistrée pour localiser le problème. Parfois, cela peut impliquer l’examen de dizaines d’écritures de journal, mais il est impératif de maintenir des états financiers fiables et crédibles de l’entreprise.

Un exemple de transaction de bilan

Si une entreprise reçoit le paiement d’un client pour une facture de 200 $, par exemple, le comptable de l’entreprise augmente le compte de trésorerie avec un débit de 200 $ et complète l’écriture avec un crédit, ou une réduction, de 200 $ sur les comptes clients. Les montants de débit et de crédit affichés sont égaux.

Dans ce cas, un compte d’actif (cash) est augmenté de 200 $, tandis qu’un autre compte d’actif (comptes débiteurs) est réduit de 200 $. Le résultat net est que l’augmentation et la diminution n’affectent qu’un côté de l’équation comptable. Ainsi, l’équation reste en équilibre.

Un exemple de transaction de compte de résultat

Le compte de résultat suit sa propre formule, qui peut s’écrire comme suit :

$$

Revenu

−

Dépenses

=

Revenu net (NI) ou bénéfice net

text{Revenus} -text{Dépenses} = text{Revenu net (NI) ou bénéfice net} Revenu−Dépenses=Revenu net (NI) ou bénéfice net

Il est possible qu’une opération comptable impacte à la fois le bilan et le compte de résultat. Par exemple, supposons qu’une entreprise facture 500 $ à son client. Le comptable entrerait cette transaction dans le grand livre comptable en enregistrant un débit (augmentation) de 500 $ sur les comptes débiteurs (un compte d’actif de bilan) et un crédit (augmentation) de 500 $ sur les revenus, qui est un compte de résultat. Les débits et les crédits augmentent tous les deux de 500 $ et les totaux restent équilibrés.