Un plan Surefire pour réussir votre prochaine implémentation technologique
Les chefs de file de la construction acceptent de plus en plus le fait qu’ils doivent mettre à niveau leurs capacités technologiques pour être compétitifs dans le paysage des projets d’aujourd’hui. Mais pour certains entrepreneurs, la presse des délais de construction et la méconnaissance de la technologie peuvent céder la place à la procrastination qui conduit à des occasions manquées de gagner les avantages de productivité et de rentabilité qu’offre la technologie d’aujourd’hui. Il est important de se rappeler que la mise à jour de la technologie n’est pas impossible – il suffit de planifier. Heureusement, le temps et les efforts que vous investissez au départ seront très rentables à long terme.
Les implémentations technologiques – en particulier les solutions de gestion des effectifs qui simplifient la collecte de données sur le terrain – rapportent des dividendes en améliorant la qualité et la rapidité des données, en diminuant les erreurs humaines et en rationalisant les processus commerciaux, comme le suivi du temps, le coût des projets et l’atténuation des risques. Lorsque vous construisez une base solide pour votre stratégie technologique dès le départ, vous établissez une culture d’entreprise qui vous permet de vous assurer que toute votre équipe tirera le maximum de profit de votre entreprise pour les années à venir.
Si vous vous demandez par où commencer, ces cinq étapes ne manqueront pas de démarrer la mise en œuvre de votre technologie du bon pied:
1. Sécuriser l’adhésion de l’équipe de direction
Sans le soutien adéquat de votre équipe dirigeante, aucun projet n’est susceptible de démarrer, et cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de changements dans la technologie de l’entreprise. Lorsque les cadres ne sont pas pleinement engagés dans vos objectifs, les individus peuvent mal comprendre leurs responsabilités, se sentir aliénés et mal communiquer vos attentes au reste de l’équipe, tout en garantissant un lancement de projet fragmenté. Comme les premières phases de construction de toute structure, une fondation défectueuse montrera ses fissures tôt ou tard et peut condamner un projet dès le début.
Lorsque vos dirigeants voient la valeur et la vision d’une nouvelle implémentation technologique dès le début, ils peuvent devenir des défenseurs et obtenir l’adhésion du reste de votre équipe. Commencez par identifier le problème que vous pensez que la technologie particulière peut résoudre. Incluez les parties prenantes du projet dans les démonstrations de produits lorsque vous recherchez la bonne solution. Discutez du retour sur investissement de la mise en œuvre de ce nouvel outil et identifiez les façons dont il fournira un soutien et de nouvelles gains d’efficacité à eux et à l’équipe au sens large. Lorsque votre équipe se sent incluse et comprend les avantages de la technologie pour elle et son rôle, vous augmentez considérablement son désir d’accéder à cette solution.
2. Attribuez à chaque équipe une personne-ressource
Une fois que vous avez trouvé la bonne solution, définissez les attentes quant à la rapidité de sa mise en œuvre et de son utilisation. Certaines technologies sont relativement simples à télécharger et à accéder, mais ce n’est généralement pas là que les entreprises trébuchent. Une mise en œuvre correcte nécessite la volonté et la concentration de votre personnel pour l’utiliser régulièrement et en dépendre. Sans quelqu’un qui s’approprie le succès du projet pour aider à garder l’équipe responsable, vous courez le risque que la solution disparaisse à l’arrière-plan et finisse par devenir inutilisée.
Dans un épisode récent du podcast Mobile Workforce, Ron Babich a expliqué que lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre une nouvelle technologie, «si tout le monde la possède, personne ne la possède». C’est là qu’intervient une personne-ressource ou un chef d’équipe. Ces personnes font avancer toute l’équipe, en faisant participer tout le monde, en organisant des sessions de formation et en s’assurant que chaque membre de l’équipe utilise correctement l’outil.
L’une des plus grandes erreurs commises par les entreprises est de ne pas impliquer les employés qui utilisent le plus une solution de collecte de données sur le terrain, les travailleurs sur le terrain. Les agents de terrain et les superviseurs sur le terrain sont souvent associés au processus de mise en œuvre après que la décision a été prise, ce qui peut rendre l’adoption de la technologie sur le terrain plus difficile. Les entrepreneurs doivent penser à la fois aux employés qui collectent les données sur le terrain et à ceux qui analysent ou traitent ces données en fin de compte.
Votre équipe de mise en œuvre doit également inclure vos services de paie, de comptabilité, de gestion de projet et de gestion de l’équipement qui doivent superviser la paie, les rapports sur les coûts des travaux, la rentabilité, la sécurité, ainsi que l’inventaire et l’utilisation des équipements. L’implication de toutes les parties prenantes dans la mise en œuvre aide les entreprises de construction à rationaliser les flux de travail et à capturer toutes les données de terrain nécessaires sur le front-end pour gérer les projets de construction à une rentabilité optimale. Cela permet également de simplifier la formation et l’adoption globale par les utilisateurs.
3. Présenter un plan de formation détaillé
Une fois que tout le monde est d’accord avec la nouvelle solution et pourquoi il leur sera utile de l’utiliser, la prochaine étape importante est de fournir une formation appropriée. Contrairement à ce que beaucoup pensent, la formation va bien au-delà de la phase de mise en œuvre. Oui, il devrait y avoir un plan pour que tout le monde se mette à jour en même temps. Et oui, il devrait y avoir une formation propre à différents départements, en fonction de leurs besoins uniques. Mais si vous voulez assurer une adoption universelle et vous assurer que vos employés suivent les bonnes procédures, il devrait y avoir un plan pour une nouvelle formation d’intégration ainsi que des vérifications lorsque la solution a de nouvelles mises à jour ou des améliorations de fonctionnalités de temps en temps.
N’oubliez pas: les technologies non acceptées resteront inutilisées. De la même manière que les managers peuvent résister au changement, attendez-vous à ce que certains de vos employés rechignent également. La technologie est censée être utile, mais le changement peut être intimidant et décourager les gens. Soyez proactif et planifiez à l’avance en offrant des informations avant, pendant et après la mise en œuvre. Ensuite, concevez une formation ultérieure sur le niveau de confort des employés en offrant des options à votre rythme, des instructions étape par étape, des vidéos et une formation en personne.
4. Établissez une cadence régulière pour les communications
Une fois que votre mise en œuvre bat son plein, continuez à prioriser les communications avec votre équipe de direction, les personnes-ressources et les membres de l’équipe. Il n’existe pas d’option d’implémentation «définissez-le et oubliez-le». Abordez cela comme vous le feriez pour les résolutions du nouvel an. Si vous vous fixez un objectif ambitieux, vous ne vous contentez pas de l’annoncer et d’espérer le mieux. Il en va de même pour la mise en œuvre de la technologie.
Pour s’assurer que votre équipe adopte la nouvelle technologie, il est essentiel de procéder régulièrement à des vérifications à mesure qu’elle s’habitue à la nouvelle solution et commence à voir ses avantages émerger. Une communication bidirectionnelle sollicitant les commentaires des utilisateurs et de tous les membres de l’organisation est essentielle pour réussir la mise en œuvre de la nouvelle technologie. Cela leur laisse également la porte ouverte pour partager immédiatement les commentaires des utilisateurs. Qu’il s’agisse de réunions hebdomadaires, de courriels, d’enquêtes ou de conférences téléphoniques, plus vous gardez les voies de communication ouvertes, plus vous obtiendrez de taux de participation et d’adoption plus élevés.
5. Fixer des objectifs et des incitations après la mise en œuvre
La plupart des organisations consacrent beaucoup de temps à leur planification préalable à la mise en œuvre, mais ne mettent pas le même niveau d’engagement dans le projet une fois la mise en œuvre terminée. C’est une erreur stratégique. Il est tout aussi important de rester engagé et de travailler pour que toute votre équipe reste engagée après la mise en œuvre initiale.
Pour les phases de pré-mise en œuvre, de mise en œuvre et de post-mise en œuvre, identifiez et communiquez les objectifs. Non seulement vous attribuerez des responsabilités à votre équipe, mais des responsabilités vous incomberont également. Outre la mise en place d’horaires de formation, configurez le support technique, les opportunités de mentorat et les mesures de conformité. Créez des newsletters sur les nouvelles fonctionnalités logicielles et des incitations à une utilisation continue et à l’adoption de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure que le logiciel évolue ou même lorsque l’organisation est prête à tirer parti des avantages supplémentaires que la solution peut offrir qui ne figuraient pas dans le plan de mise en œuvre initial. Ceux-ci peuvent inclure des concours, des certifications et des récompenses, qui peuvent stimuler la participation et l’adoption des employés. En définissant des attentes tout au long du processus, vous éviterez la perte d’engagement des employés et les difficultés d’adoption une fois le déploiement terminé.
Le changement peut être intimidant, surtout lorsqu’il s’agit d’une technologie inconnue. Mais en planifiant à l’avance et en engageant votre équipe tout au long du processus de mise en œuvre, du début de l’évaluation jusqu’au déploiement complet du système, de nouvelles technologies précieuses peuvent être introduites et adoptées, au profit de votre entreprise – et de vos résultats – pour les années à venir.
L’article est rédigé par Mike Merrill, co-fondateur et COO de WorkMax.