Qu’est-ce qu’une réquisition et comment ça marche ?
Qu’est-ce qu’une réquisition ?
Une demande demande formellement un service ou un article, généralement à l’aide d’un formulaire de demande d’achat ou d’un autre document standardisé. Le processus de demande est un moyen normalisé de suivre et de comptabiliser toutes les demandes effectuées au sein d’une entreprise.
Points clés à retenir
- Une demande d’achat est une demande formelle d’obtention d’un produit ou d’un service, généralement initiée par une entreprise.
- Le processus de demande nécessite généralement des documents standardisés, connus sous le nom de formulaires de demande, pour conserver une piste d’audit, bien que la plupart soient des formulaires électroniques.
- Les réquisitions sont souvent utilisées pour obtenir des fournitures supplémentaires, des matières premières ou des heures de travail pour un meilleur contrôle des stocks.
- Les systèmes Procure-to-Pay (P2P) automatisent entièrement le processus d’achat, de la demande d’achat au paiement du fournisseur.
Comment fonctionne une demande de poste
Une réquisition initie la demande d’une action spécifique et enregistre également cette action pour les besoins de rapports ultérieurs. Par exemple, les employés d’une entreprise utiliseraient une demande d’achat s’ils avaient besoin de fournitures supplémentaires.
À une certaine époque, les réquisitions étaient effectuées via des formulaires papier, mais la plupart des entreprises utilisent désormais des processus de réquisition numériques qui permettent un suivi plus facile des processus, y compris la comptabilisation des stocks pertinents. Ces types de réquisitions mettent souvent automatiquement à jour l’inventaire pour un meilleur contrôle.
Un processus de demande formalisé améliore l’efficacité et la responsabilité de tous les points de contact. Par rapport à une approche où les employés s’approvisionnent à tout moment, la demande d’achat fournit une méthode plus contrôlée et documentée pour gérer les stocks d’approvisionnement internes et la demande future.
Dans la profession médicale, les médecins remplissent un formulaire de demande lorsqu’ils demandent des tests de laboratoire. Ces formulaires numériques incluent l’identifiant du patient et d’autres informations médicales, garantissant que les patients reçoivent les tests de laboratoire corrects.
Formulaires de demande standardisés
Les formulaires de demande incluent généralement des éléments de ligne tels que :
- Nom de la personne ou de l’entreprise qui fait la demande
- Date de la demande, articles demandés, date de livraison
- Lieu de livraison et coordonnées
- Service chargé de répondre à la demande
Les formulaires incluent généralement également la signature de la personne qui remplit la demande et la date à laquelle ils ont été remplis. Dans les grandes entreprises avec plusieurs sites et des achats centralisés, ces processus de demande sont essentiels pour maintenir la productivité des employés.
Un autre exemple de processus de réquisition se produit dans le monde de la finance lorsque les actionnaires choisissent de demander au conseil d’administration d’une entreprise de voter sur les résolutions proposées. Essentiellement, un processus de demande est une procédure documentée formalisée essentielle à l’amélioration de l’efficacité au sein d’une entreprise.
Demande d’achat vs bon de commande
Une demande d’achat est un formulaire interne utilisé pour l’achat de biens et de services et n’a aucune obligation contractuelle légale ou contraignante. Le formulaire de demande d’achat interne d’une entreprise est destiné aux employés qui souhaitent demander des fournitures pour leurs services ou pour eux-mêmes. Souvent, ces formulaires nécessitent l’approbation de la direction.
Un bon de commande est un accord contractuel que les entreprises utilisent lors de la commande de biens et de services auprès d’un fournisseur externe. Par exemple, une entreprise qui commande des fournitures dans un magasin de bureau émettra un bon de commande détaillant les articles achetés, leurs prix, les conditions de paiement, les dates de livraison et toute remise spéciale pour paiement anticipé.
Exemple de réquisition
Pour mieux comprendre le processus de demande, considérons l’exemple suivant. L’équipe d’apprentissage et de développement d’une compagnie d’assurance maladie a besoin de nouvelles fournitures pour son programme de formation. Le chef d’équipe doit demander ces fournitures par l’intermédiaire du système de demande automatisé de l’entreprise.
Le responsable recherche un catalogue et sélectionne un assortiment de produits pour l’équipe. Après avoir rempli le formulaire de demande, celui-ci est soumis à la direction pour approbation. Le responsable l’examine et l’approuve, puis envoie la demande au service des achats.
Comme le gestionnaire, le service des achats examine et approuve la demande. Si des erreurs sont présentes ou si des informations insuffisantes sont incluses, la demande peut être renvoyée au gestionnaire ou au demandeur pour des mises à jour. Dans cet exemple, aucune erreur ou omission n’a été trouvée, donc un bon de commande a été créé. Le bon de commande répertorie les spécificités de la commande, telles que le type de produit et la quantité nécessaire. Une fois finalisé, le bon de commande est envoyé au fournisseur pour exécution.
Le fournisseur reçoit la commande et, si elle est acceptée, contracte avec l’acheteur pour les produits demandés. Le bon de commande fait office de contrat. Le fournisseur livre les produits comme demandé et reçoit le paiement.
Considérations particulières
Les systèmes Purchase-to-Pay (P2P) rationalisent et automatisent les processus de demande et d’approvisionnement des entreprises. Trois processus principaux sont pris en charge par ces systèmes : la demande, l’achat et le paiement. En automatisant ces processus, les systèmes d’achat au paiement augmentent l’efficacité et la précision de la comptabilité.
Les systèmes d’achat au paiement peuvent réduire les coûts d’environ 80 %.
Le processus automatisé commence par la demande. Les utilisateurs se voient présenter un catalogue de produits ou de services. Les articles sont ensuite sélectionnés et enregistrés dans un panier. La demande est transmise à la direction pour approbation et, une fois reçue, le système passe au processus d’achat, puis finalisé une fois le paiement effectué au fournisseur.
Qu’est-ce qu’un bien réquisitionné ?
La propriété réquisitionnée est la propriété prise par le gouvernement, comme avec le domaine éminent. Aux États-Unis, le cinquième amendement oblige le gouvernement à indemniser le propriétaire du bien saisi pour la pleine valeur marchande du bien.
Qu’est-ce qu’une demande d’emploi ?
Une demande d’emploi est une demande formelle d’embaucher quelqu’un pour un emploi. La demande contient les détails du poste, y compris les qualifications souhaitées du candidat, les exigences du rôle et les détails du poste. Certaines entreprises affichent également le salaire cible ou l’échelle salariale dans la demande de poste.
Qu’est-ce que le rapprochement des demandes d’achat en comptabilité ?
Le rapprochement des demandes d’achat en comptabilité est le processus par lequel deux ensembles d’enregistrements sont comparés pour en vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la cohérence. La comparaison permettra d’identifier et d’expliquer les écarts. Selon les principes comptables généralement reconnus (GAAP), la méthode comptable requise en partie double aide à identifier quand et où les erreurs existent.
L’essentiel
Une demande d’achat est une demande formelle pour un produit ou un service et peut être soumise manuellement ou par voie électronique. Un processus de demande structuré améliore l’efficacité et la responsabilité d’une entreprise. Les systèmes Procure-to-Pay automatisent entièrement le processus d’approvisionnement, de la demande au paiement, ce qui augmente encore la précision et l’efficacité.