Le service de paie HV PayServ grandit avec la technologie et le temps

Alors que la communauté internationale s’inquiète de plus en plus d’éventuelles cyberattaques de la part de la Russie, de la Chine et d’autres acteurs néfastes cherchant à perturber les entreprises, les infrastructures et l’ordre de la vie quotidienne, une plus grande attention est accordée à la sécurité des données et de l’informatique. Pour les entreprises, cela implique non seulement des données clients et financières, mais également des données sur les employés et la paie.

Comme pour souligner les vulnérabilités, nul autre que l’American Payroll Association (APA) a été touché par des pirates informatiques le 13 juillet 2020. L’APA compte plus de 20 000 membres, représente l’industrie à Washington, DC, et offre une éducation et une formation dans tous les domaines. choses paie. Lorsque le vol de données sur les membres et d’autres personnes a été découvert, l’APA a renforcé la sécurité et offert aux victimes 12 mois de surveillance de crédit gratuite et 1 million de dollars d’assurance contre le vol d’identité.

Pour un fournisseur de services de paie basé dans la vallée de l’Hudson, PayServ Payroll Corporation, situé à Bardonia dans le comté de Rockland, la sécurité informatique et des données fait partie intégrante de son activité qui répond aux besoins des entreprises et des employés dans plus de 40 États.

Interrogée par le Business Journal pour un aperçu de son approche de la cybersécurité, la société a répondu : « PayServ et notre fournisseur de logiciels maintiennent un programme formel et complet conçu pour assurer la sécurité des données des clients, protéger contre les menaces de sécurité et empêcher l’accès non autorisé aux les données de nos clients. Un indicateur clé de ce programme formel est un processus d’examen continu par des vérificateurs tiers. PayServ effectue des audits Nacha et SOC en cours ainsi que des tests de pénétration internes, externes et sociaux en plus des tests continus et complets effectués par notre fournisseur de logiciels.

Nacha régit le réseau ACH, le système de paiement utilisé pour les dépôts directs et les paiements directs aux banques et aux coopératives de crédit. SOC signifie System and Organization Controls.

« Nous consacrons énormément de temps à la sécurité », a déclaré Dan Rifkin, président de PayServ, au Business Journal. « La sécurité d’Internet et des réseaux en tant que concept est quelque chose de relativement nouveau depuis, disons, les 10 ou 15 dernières années. Il était une fois, nous avions l’habitude d’installer un logiciel local sur les ordinateurs des clients afin qu’ils puissent gérer la paie et nous l’envoyer. Maintenant, tout est chassé d’Internet. Tout est basé sur le Web. Toute notre activité est désormais basée sur le cloud et hautement redondante et hautement sécurisée. »

Rifkin a déclaré que l’entreprise avait été créée par son père et deux associés au milieu des années 1980. Il a dit que la société effectuait des travaux de comptabilité informatisés pour des clients à une époque où l’ordinateur personnel commençait tout juste à avoir un impact sur l’environnement des petites entreprises.

« J’ai rejoint l’entreprise au début des années 90. J’ai vu une opportunité de fournir des services de paie », a déclaré Rifkin. « J’ai racheté l’entreprise à mon père et ses deux associés au milieu des années 90. »

Rifkin a déclaré qu’il avait finalement rebaptisé l’entreprise sous le nom de PayServ, abandonné tout le travail autre que le traitement de la paie et commencé à développer cette activité. Grow it a, d’une douzaine de clients à l’époque à plus de 1 300 aujourd’hui.

Lynne Allan, PDG de PayServ, a déclaré au Business Journal : « Nous pouvons servir des clients allant d’un employé à environ 1 500 employés. Notre force est de soutenir les petites et moyennes entreprises locales. Nous traitons avec de nombreux organismes sans but lucratif et les soutenons ainsi que les municipalités locales. Donc, ce que nous essayons vraiment de faire, c’est d’aider les entreprises locales à leur fournir tous les services dont elles ont besoin, mais en ayant quelqu’un de local vers qui elles peuvent se tourner si jamais elles ont un problème.

Rifkin a déclaré que tout au long de la pandémie, PayServ était considérée comme une entreprise essentielle et continuait à fonctionner.

«Nous étions très, très impliqués avec nos clients et les demandes des clients pour les prêts du programme de protection des chèques de paie, le programme PPP. Nous avons été très impliqués dans la transmission de la documentation à nos clients pour aider à rationaliser les demandes de ces prêts. Nous avons donné beaucoup de conseils. Nous avons fait beaucoup de recherches et les règles changeaient. À un moment donné, ils semblaient changer presque tous les jours. Il n’y avait pas de plan pour cela. Personne n’avait jamais fait cela auparavant. Nous avons appris au fur et à mesure avec nos clients et au nom de nos clients. C’était une période très, très stressante. Mais, lorsque vos clients ont besoin d’aide, vous devez être là pour les aider, peu importe les circonstances. Il faut être là pour les aider. »

Rifkin a déclaré que PayServ se différencie des autres dans le domaine par son approche du travail de conformité de la paie et des ressources humaines en se concentrant sur le service client, l’éducation et le support.

« Ce que nous faisons est vraiment très compliqué et nous vendons à un segment de la population d’employeurs qui n’est vraiment pas assez grand pour avoir des équipes internes dédiées et des plates-formes logicielles internes pour répondre à leurs besoins en matière de paie et de ressources humaines », dit Rikin. « Nous occupons vraiment un rôle essentiel dans l’environnement de l’emploi d’aujourd’hui. Nous restons au courant de toutes les lois changeantes, à la fois localement ici dans la vallée de l’Hudson ainsi qu’à l’échelle de l’État et dans tout le pays et au niveau fédéral également.

Rifkin a souligné qu’avec les employeurs qui embauchent de plus en plus d’employés distants, PayServ est capable de prendre en charge la paie à travers les États-Unis. Il a déclaré que la majorité de leurs clients venaient du bouche à oreille et des références.

« Les gens en général n’ont jamais été aussi mobiles qu’ils le sont maintenant dans leur vie. Il n’est pas inhabituel pour le responsable de la paie d’un client de quitter l’entreprise et de déménager dans une autre partie du pays et d’obtenir un emploi comparable dans une entreprise d’un autre État », a déclaré Rifkin. « Ils défendront nos intérêts, prendront le téléphone, nous appelleront et nous diront : « Eh bien, vous aviez l’habitude de faire notre paie quand j’étais chez le client XYZ, mais je suis passé à autre chose maintenant. Pouvez-vous faire la paie dans le Delaware, pouvez-vous faire la paie en Arizona ? » Nous ne sommes pas liés à une zone géographique particulière.

Rifkin a déclaré qu’il y a eu de nombreux changements depuis ses débuts dans le secteur des services de paie, dont beaucoup sont liés à la technologie. Il a déclaré que la plate-forme PayServ est basée sur le cloud, permettant un accès 24h/24 et 7j/7 pour les clients et leurs employés de n’importe où.

« Lorsque j’ai débuté dans l’entreprise, l’idée du dépôt direct était toute nouvelle. Nous avons été l’un des premiers dans la vallée de l’Hudson à l’adopter et à commencer à traiter les dépôts directs au nom de nos clients », a déclaré Rifkin. « Peu de temps après, nous nous sommes lancés dans le paiement électronique des impôts avec l’IRS et les États ont suivi petit à petit au fil des ans. »

Rifkin a déclaré que la société fournit actuellement des produits auxiliaires mais liés à la paie, y compris une plate-forme de temps et de présence et de planification.

« Nous avons également des ressources humaines, tant du point de vue du conseil que du point de vue logiciel. Ce sont des produits relativement nouveaux dans ce secteur, une sorte d’approche en étoile. Le hub est vraiment la paie. Le régime de retraite, l’administration du régime d’avantages sociaux est quelque chose que nous faisons également », a déclaré Rifkin.

Allan a déclaré que les nouveaux domaines couverts comprennent la gestion des dépenses et le suivi du bénévolat et des dons.

« Ce qui nous différencie de beaucoup de nos concurrents, c’est que nous ne nous contentons pas de tout décharger sur un client », a déclaré Allan. « Nous prenons vraiment le temps d’aller, ‘De quoi avez-vous besoin? Vous n’avez pas besoin de tout avoir maintenant, mais c’est là à mesure que vous grandissez. Nous adaptons tout au client spécifique.“