Le hors site est le nouveau retour au bureau

Près de deux ans après que la pandémie a renvoyé de nombreux professionnels en col blanc chez eux, les patrons sont impatients de réunir à nouveau les employés, espérant que les interactions en personne susciteront de nouvelles idées et contribueront à atténuer les sentiments d’isolement et la fatigue de Zoom alors que Covid-19 s’éternise. Le défi est de savoir où et comment se rassembler. Certaines entreprises ont abandonné des bureaux ces derniers mois ou ont assoupli leurs politiques pour permettre aux employés de s’éloigner des sites de l’entreprise.

Cela amène de nombreux dirigeants à repenser la notion de rassemblement d’entreprise annuel. Pendant des années, les sites hors site ont été en grande partie un moyen de rassembler des entreprises ou des équipes entières pour marquer des jalons tels qu’un lancement des ventes, une fête de fin d’année ou un sommet sur la stratégie produit. Mais alors que de plus en plus d’entreprises adoptent des modèles de travail hybrides et des équipes entièrement distantes, le concept de l’extérieur – rassemblant périodiquement les employés – apparaît de plus en plus comme un moyen de renforcer la culture d’entreprise et de favoriser les liens entre collègues.

La peur de perdre ces relations et les avantages que le travail en personne peut apporter incitent les entreprises à rechercher des moyens non traditionnels d’y parvenir. Dans les premières étapes de l’utilisation de l’extérieur comme nouveau sur place, certaines entreprises envisagent de courtes réunions au cours desquelles les membres du personnel se réunissent dans des hôtels, des restaurants, des manoirs Airbnb – ou même au bureau – collaborant au travail tout en se reconnectant socialement. Ils se demandent à quelle fréquence se rencontrer : De nombreux cadres disent qu’il suffirait peut-être que les employés à distance se réunissent désormais en personne une fois par mois, et tous les trimestres à l’avenir.

Certains voient déjà un besoin de nouvelles technologies pour aider avec des arrangements plus compliqués. Le fournisseur de services cloud Cloudflare Inc.

a eu des discussions sur le développement d’un outil interne qui pourrait aider les managers à planifier des réunions hors site et des réunions d’équipe, une tâche qui peut être délicate lorsque les employés sont répartis dans plusieurs villes, a déclaré Matthew Prince, PDG et co-fondateur de l’entreprise.

« Ce que je veux qu’un manager soit capable de faire, c’est de dire: » Écoutez, au cours du prochain trimestre, je veux rassembler mon équipe « , a déclaré M. Prince, ajoutant que les managers pourraient dire: » Trouvez-moi un endroit qui est le le plus efficace – c’est-à-dire le plus rentable – le moins de déplacements, et tout le reste, où nous pouvons, pendant cinq jours, nous réunir et nous rencontrer.

Idéalement, le logiciel suggérerait une ville et un lieu – disons, le troisième étage du bureau de l’entreprise à Austin – et une semaine qui conviendraient le mieux aux calendriers de la plupart des employés, a déclaré M. Prince. « Je ne veux pas être dans le domaine de la construction de ce logiciel, mais malheureusement, je pense que nous allons devoir le faire », a-t-il déclaré. « C’est quelque chose que nous devrons trouver comment faire. »

Chez Ethos, un fournisseur d’assurance-vie basé à San Francisco, le personnel de l’entreprise d’environ 350 personnes travaille en grande partie à distance, mais organise désormais des réunions pour son équipe de direction environ toutes les six semaines. Alors que certains ont eu lieu dans les bureaux de l’entreprise, d’autres ont eu lieu dans des hôtels ou dans le foyer extérieur du directeur de la technologie. « Le problème avec lequel vous vous débattez n’est pas de surcharger l’ordre du jour car il y a tellement de bonnes choses à discuter », a déclaré le directeur général d’Ethos, Peter Colis. « Vous devez laisser du temps aux gens pour qu’ils aiment passer du temps les uns avec les autres et établir la confiance. »

Les bureaux de l’entreprise se sont transformés en lieux pour les équipes hors site, les réunions d’équipe hebdomadaires et les rassemblements similaires, a déclaré M. Colis, et il s’attend à ce que de nombreux employés restent en grande partie chez eux dans un monde post-Omicron.

« Même les gens qui, au début de la pandémie, avaient hâte d’entrer au bureau, et avaient hâte de voir leurs collègues trois jours, quatre jours, cinq jours par semaine , je pense que même leur comportement a changé », a déclaré M. Colis. « Le simple fait de pouvoir faire un travail incroyable et de porter des pantalons de survêtement est une proposition de valeur difficile » à abandonner, a-t-il déclaré.

Les équipes du géant technologique Salesforce.com Inc.

ont tenu des rassemblements récents dans une arrière-cour à Palm Desert, en Californie, dans les bureaux de l’entreprise à New York et dans des hôtels dans des États comme l’Arizona, a déclaré Brent Hyder, directeur des ressources humaines et président de l’entreprise. Les accords d’équipe décrivent comment les employés travailleront et à quelle fréquence ils se réuniront en personne. « Le danger n° 1 pour Salesforce et les autres entreprises est que les gens se désengagent de la culture de l’entreprise », a déclaré M. Hyder, l’une des raisons pour lesquelles son équipe s’est engagée à se rencontrer en personne une fois par trimestre. Ces accords contribuent également à donner aux employés une certitude à long terme sur la manière dont ils travailleront et se réuniront, a-t-il déclaré.

Se réunir à l’extérieur d’un bureau, dans des lieux qui permettent aux employés de se promener ou de profiter d’un pique-nique, peut aider à forger des liens pendant que les discussions de travail se poursuivent. Certaines entreprises ont commencé à allouer des fonds à des équipes individuelles, ce qui signifie que cinq à dix personnes seulement peuvent se réunir dans un ranch du Colorado, un restaurant haut de gamme ou un lieu de bien-être dans la Silicon Valley.

Dans la startup technologique de Boston Aidentified, le personnel de 26 personnes travaille virtuellement, mais l’entreprise loue deux appartements d’entreprise, un à Boston et un près de San Francisco, au lieu de bureaux, afin que les employés puissent se réunir en cas de besoin. Chaque appartement est équipé d’une table de conférence, d’un coin salon, d’une cuisine et de chambres où les employés de l’extérieur peuvent séjourner. L’espace d’environ 3 000 pieds carrés de Boston comprend une terrasse surplombant la bibliothèque publique de Boston, trois chambres au rez-de-chaussée et des espaces ouverts où les gens peuvent s’asseoir et discuter. Chaque chambre dispose d’un bureau et d’une chaise, placés de manière à ce que le lit ne soit pas visible lors d’une vidéoconférence, au cas où les employés auraient besoin d’un espace privé pour travailler. Lorsque les employés utilisent les appartements, certains collègues cuisinent, tandis que d’autres commandent.

La conversation change en dehors d’un cadre d’entreprise plus formel, a constaté l’entreprise. « Les gens finissent par partager beaucoup plus lorsqu’ils sont assis sur un canapé ou une chaise confortable que dans la rigidité d’une salle de conférence », a déclaré Darr Aley, qui a cofondé l’entreprise avec son frère, Tom Aley.

Les appartements ont des règles, comme des heures calmes après 23 heures, et l’entreprise exige que les employés reçoivent une piqûre de rappel Covid-19 avant d’entrer. Il leur recommande également de passer un test rapide Covid-19. Ceux qui passent la nuit ont des chambres et des salles de bain séparées pour plus d’intimité. Ceux qui ne peuvent pas participer en personne en raison d’obligations familiales ou d’autres raisons peuvent être inclus par vidéoconférence. Parce que l’entreprise contrôle l’environnement, Tom Aley a déclaré que les employés peuvent se sentir plus à l’aise de se rencontrer pendant la pandémie. « Vous n’avez pas à vous soucier du risque du bar de l’hôtel, de monter dans l’ascenseur, n’importe où », a-t-il déclaré.

L’entreprise affirme que son code de conduite – interdisant le harcèlement sexuel ou tout type de comportement dégradant – s’applique dans ses appartements d’entreprise. L’assurance contre les accidents du travail d’Aidentified couvrira généralement également les employés dans les espaces.

Tom Aley a déclaré que son frère et lui avaient utilisé des appartements d’entreprise pour des fonctions similaires dans des entreprises antérieures qu’ils avaient fondées et qu’ils appréciaient les économies qu’ils pouvaient apporter. (Une ancienne entreprise qu’ils ont fondée, Generate Inc., a été achetée par Dow Jones & Co., éditeur du Wall Street Journal, en 2008.) signer un contrat pluriannuel [office] bail et doivent être engagés dans quelque chose que nous ne pouvons pas utiliser », a déclaré Tom Aley.

Équilibrer les exigences de socialisation et de travail dans le nouveau site hors site est l’un des domaines que les entreprises affineront à mesure que ces réunions périodiques deviendront plus courantes, selon les experts en gestion. À l’automne, la société de technologie publicitaire AdColony a réservé le dernier étage d’un hôtel-boutique du centre-ville de Manhattan comme espace de bureau éphémère pour les employés après avoir abandonné son bureau pendant la pandémie. Les membres du personnel se sont mélangés autour d’un service traiteur et se sont réunis pour discuter sur un toit-terrasse, a déclaré Benjamin Bring, vice-président des ventes pour la région Est. « La moitié du temps passé n’est vraiment que des plaisanteries, et c’est ce qui vous manque. »

M. Bring a dû prendre un appel vidéo d’un client à l’hôtel, mais il n’y avait pas de salle de réunion et c’était trop bruyant pour sortir. Alors lui et un collègue se sont tenus dans un espace commun, faisant signe à ses collègues de rester silencieux. « Nous étions côte à côte essayant de nous faufiler dans l’écran vidéo de son ordinateur portable, donc je pense qu’ils ont eu la moitié de ma tête, la moitié de la sienne », a-t-il déclaré. « C’était gênant, mais on s’en moquait. »

Après des mois de travail virtuel, la Fondation Forté, une organisation à but non lucratif qui plaide pour l’avancement du leadership des femmes grâce à l’éducation commerciale, a organisé une réunion de trois jours hors site à Austin en novembre. Entre les réunions du personnel et les séances de développement du leadership, y compris une activité de teambuilding qui appelait les membres du personnel à se diviser en groupes et à construire des vélos pour une organisation à but non lucratif locale, les employés ont fait une promenade en bateau et ont chanté au karaoké un soir.

« Nous pouvons faire beaucoup d’affaires sur Zoom », a déclaré la PDG de Forté, Elissa Sangster. « Mais ce que vous ne pouvez pas créer, ce sont ces liens personnels. »