La technologie de la paie à l’ère numérique
L’évolution rapide de la technologie signifie que les organisations déplacent de plus en plus leur technologie de la planification des ressources d’entreprise (ERP) vers des solutions basées sur le cloud, tandis que les technologies d’interface de programmation d’application (API) et d’intelligence artificielle (IA) sont utilisées pour combler le fossé lorsque les systèmes ne fonctionnent pas. t intégrer automatiquement.
Il est essentiel d’avoir une stratégie technologique cohérente pour faire face à la complexité accrue des opérations de paie et à la conformité accrue et à l’environnement réglementaire.
La montée en puissance des médias sociaux, des appareils intelligents et du cloud computing a ouvert de nouvelles voies. Dans le même temps, la démographie des employés évolue, notamment en termes d’attentes accrues et d’autonomisation.
La technologie et les médias sociaux rendent les employés mieux informés, plus connectés et plus vocaux. Se tromper sur leur paie et avec la puissance des médias sociaux, vous et le reste du monde en serez très vite informé.
Pour de nombreuses organisations, leur système de paie – ou interface avec le système d’un fournisseur externalisé – reste séparé des systèmes des ressources humaines (RH) et des finances qui gèrent les entrées de paie et gèrent les sorties.
Très peu d’entreprises exploitent des systèmes de paie basés sur le cloud qui sont interconnectés avec leurs autres plates-formes cloud, ou disposent d’API ou d’IA pour combler le fossé. Par conséquent, des données confidentielles sont parfois transmises par courrier électronique ou par d’autres échanges de données non sécurisés.
Avec un nombre croissant de systèmes de paie et de bureau de paie disponibles, les organisations sont confrontées à la décision difficile de choisir la bonne personne pour leur entreprise.
Prendre la bonne décision en fonction de l’appétit pour le risque de l’organisation et d’une compréhension de la stratégie informatique et commerciale plus large est d’une importance vitale pour la sélection du système de paie.
Disposer de bonnes données est de plus en plus important pour garantir une bonne gouvernance et un contrôle des systèmes et des processus. Dans le même temps, vos employés attendent de vous que vous agissiez de manière responsable avec leurs informations personnelles et que vous respectiez leur droit à la vie privée.
Le non-respect de la loi peut entraîner de graves conséquences juridiques et financières et des défis opérationnels importants, tels que des perturbations commerciales, des pertes financières et des atteintes à la réputation.
Questions pour les entreprises
Les tendances de la technologie numérique et les attentes plus élevées ont conduit à des fonctionnalités telles que les fiches de paie envoyées aux appareils mobiles, les rapports en temps réel, la production d’informations significatives à partir de volumes importants de données et la communication de la paie avec d’autres systèmes, transformant le paysage de la paie.
Les gestionnaires et les propriétaires d’entreprise qui souhaitent réévaluer leur système de paie devraient commencer par demander:
• Notre système de paie actuel ou notre bureau externalisé s’inscrit-il dans la stratégie technologique globale?
• Quelle interface avons-nous pour le processus de paie et comment les extrants sont-ils liés à nos systèmes RH et financiers?
• Avons-nous analysé le coût de fonctionnement des systèmes de paie mondiaux et le nombre de fournisseurs?
• Sommes-nous convaincus que notre fournisseur externalisé peut fournir une solution de paie basée sur la technologie de bout en bout?
• Nos données de paie sont-elles sécurisées et avons-nous effectué des tests de pénétration ou testé la conformité à la norme ISO 27001?
• Comment pouvons-nous tirer parti de la technologie pour un processus de paie plus résilient et plus efficace?
La vision d’expert
L’objectif de la paie a toujours été relativement simple: payer vos employés avec précision et à temps.
La paie a toujours été considérée comme une fonction à faible risque, généralement automatisée ou externalisée, les problèmes perturbant rarement les niveaux supérieurs de gestion.
Dans cette mesure, on ne lui a probablement pas accordé beaucoup de temps de gestion ou d’attention. Cela doit changer parce que les impôts sur l’emploi sont maintenant la plus grande source de revenus gouvernementaux au monde.
Les autorités fiscales considèrent de plus en plus la fonction de paie comme leur principal agent de recouvrement des impôts, transférant une charge de plus en plus lourde de responsabilité sur les employeurs, en particulier dans le contexte de changements législatifs et réglementaires continus.
Il est primordial que la fonction de paie fonctionne efficacement et réponde à toutes les exigences législatives.
L’adoption de la technologie aidera les employeurs à rester en phase avec leur population d’employés et à faire face aux changements continus transmis par HM Revenue and Customs.
Stuart Law est directeur de la paie chez Anderson Anderson & Brown