Définition et options typiques pour les employés
Qu’est-ce qu’un plan de cafétéria ?
Un régime de cafétéria est un régime d’avantages sociaux qui permet au personnel de choisir parmi une variété d’avantages avant impôts. Vous pouvez contribuer une partie de votre revenu brut avant que les impôts ne soient calculés et déduits. Les plans comprennent normalement des options telles que des prestations d’assurance et des prestations qui aident à divers événements de la vie tels que l’adoption. Un plan de cafétéria est également appelé plan d’avantages flexibles ou plan de l’article 125.
Points clés à retenir
- Les régimes de cafétéria sont des régimes d’avantages sociaux flexibles qui permettent aux employés de choisir parmi une variété d’avantages.
- Les cotisations à un plan de cafétéria sont versées avant impôt, ce qui réduit votre revenu imposable total et réduit les impôts sur le revenu, l’assurance-maladie et la sécurité sociale.
- Les options les plus populaires comprennent les prestations d’assurance, les régimes de retraite et les avantages qui aident à faire face aux événements de la vie tels que l’adoption.
- Les régimes de cafétéria peuvent être plus complexes et exiger plus de temps à administrer que les autres régimes d’avantages sociaux.
Comment fonctionnent les plans de cafétéria
Un plan de cafétéria tire son nom d’une cafétéria mais n’a rien à voir avec la nourriture. Tout comme les individus sélectionnent des aliments dans une cafétéria, les employés peuvent choisir les avantages de leur choix avant que les charges sociales ne soient calculées à partir d’un ensemble d’options offertes par leurs employeurs. Ces plans deviennent plus utiles à mesure que la diversité au sein de la main-d’œuvre continue de croître et que les employés recherchent des avantages personnalisés adaptés à leurs besoins.
Les sélections de plans de cafétéria comprennent des options d’assurance telles que les contributions aux comptes d’épargne santé (HSA), l’assurance-vie temporaire de groupe et l’assurance invalidité. Parmi les autres sélections populaires, citons les plans d’aide à l’adoption, les comptes de dépenses flexibles et les prestations en espèces.
Des sélections de plans flexibles permettent aux employés d’adapter un plan de cafétéria à leurs besoins spécifiques. Par exemple, la meilleure sélection pour un employé qui prend sa retraite peut être en mesure de cotiser à son plan 401 (k), tandis qu’un employé avec une famille nombreuse peut être mieux adapté à un plan de santé avec une large couverture.
L’article 125 de l’Internal Revenue Code (IRC) précise que les plans de cafétéria sont exonérés du calcul du revenu brut aux fins de l’impôt fédéral sur le revenu. Aucune taxe fédérale ou de sécurité sociale n’est déduite. Cependant, certains avantages, comme les prestations d’assurance-vie collective qui dépassent 50 000 $ ou les prestations d’aide à l’adoption, obligent les employeurs à retenir à la fois les cotisations de sécurité sociale et d’assurance-maladie.
Considérations particulières
Les employés doivent estimer combien d’argent ils vont contribuer à leur plan de cafétéria avant le début de l’année d’imposition. Le montant d’argent choisi est divisé par le nombre de périodes de paie et déduit de chaque chèque de paie pour la durée du plan.
Tous les fonds alloués mais non dépensés par l’employé sont perdus. Par exemple, si John alloue 2 000 $ pour les frais médicaux mais ne dépense que 1 500 $, il finit par perdre 500 $. Les employés qui dépassent le montant de leurs dépenses allouées paient une prime partielle à leur employeur. Donc, si Emma dépense 1 000 $ de plus que sa contribution allouée, elle paie elle-même une partie de ce montant.
Si vous utilisez le plein bénéfice de votre plan mais que vous quittez l’entreprise avant d’avoir payé la totalité de votre cotisation annuelle, votre employeur subit une perte.
La configuration individualisée des plans de cafétéria les rend plus complexes et chronophages à administrer. Les employeurs doivent maintenir une communication constante avec chaque employé concernant les changements dans le coût des avantages, leur couverture et leur utilisation des avantages.
L’évolution de la situation des employés peut entraîner une administration continue. Cela peut être en partie corrigé en autorisant uniquement la modification périodique des prestations. Par exemple, votre entreprise peut ne vous permettre de modifier les avantages de votre plan cafétéria qu’une fois par an.
Avantages et inconvénients des plans de cafétéria
L’un des principaux avantages d’un plan de cafétéria est le fait qu’il réduit votre impôt à payer. En versant des cotisations avant impôt au régime, vous réduisez votre revenu brut. Les charges sociales sont déduites en fonction du revenu brut, donc plus elles sont basses, moins vous payez d’impôts.
Les employeurs peuvent choisir entre des avantages non imposables et imposables dans le cadre des régimes de cafétéria. Les avantages non imposables tels que les options d’assurance et les cotisations de retraite sont considérés comme des options non imposables. Ceux-ci permettent à l’employé de cotiser à ces régimes sans encourir de pénalités fiscales – un avantage majeur pour le résultat net d’un employé.
Mais il y a des inconvénients aux plans de cafétéria, surtout si l’employé choisit un avantage imposable comme l’argent comptant. Dans de tels cas, l’employé encourra une dette fiscale pour l’année d’imposition sur le montant de l’avantage en espèces reçu.
Un autre inconvénient des plans de cafétéria est leur complexité. Parce que les plans ne sont pas standard d’un employé à l’autre, ils peuvent prendre beaucoup de temps à maintenir et à administrer. Cela peut augmenter les coûts pour les employeurs.
Plans de cafétéria et comptes de dépenses flexibles (FSA)
Les règles d’un compte de dépenses flexible (FSA) diffèrent légèrement des règles « utilisez-le ou perdez-le » qui s’appliquent aux autres avantages du plan de cafétéria. Les employeurs sont autorisés à établir une période de grâce pour leur FSA, ou un délai supplémentaire au-delà de la fin de l’année lorsque vous pouvez dépenser l’argent de votre FSA afin de ne pas perdre les fonds. Alternativement, les employeurs peuvent offrir des cotisations inutilisées à reporter dans le plan de l’année suivante.
Les plans de cafétéria doivent également établir une limite pour la taille des contributions que vous pouvez faire à une FSA qui fait partie d’un plan de cafétéria. S’il n’y a pas de limite, la FSA n’est pas considérée comme faisant partie d’un plan de cafétéria et tous les avantages inclus dans le plan sont considérés comme faisant partie de votre revenu imposable. En 2023, cette limite est de 3 050 $.
Qu’est-ce qui est couvert par un régime de cafétéria ?
Étant donné que les employés peuvent choisir leurs propres avantages à partir d’un plan de cafétéria, les couvertures seront différentes pour chaque personne. Ce que vous choisirez dans un plan de cafétéria dépendra de vos besoins personnels, de votre famille ou de vos enfants qui doivent également être couverts et de la proximité de votre retraite. Les choix populaires incluent des choses comme un 401 (k), une assurance-vie, un compte d’épargne santé (HSA), une assurance invalidité, une aide à l’adoption, etc.
Qui n’est pas admissible à un plan de cafétéria ?
Les plans de cafétéria sont destinés aux employés. Si vous êtes travailleur indépendant, vous n’êtes pas considéré comme un salarié et n’êtes pas éligible à un plan cafétéria, qu’il soit mis en place par vous ou une autre personne.
Quel est l’impact d’un plan de cafétéria sur les taxes ?
Vos cotisations à un plan de cafétéria sont retenues sur votre salaire avant que vous ne payiez des impôts. Cela signifie qu’un plan cafétéria réduit votre revenu imposable. Vous paierez moins d’impôt fédéral sur le revenu, d’assurance-maladie et de cotisations de sécurité sociale.
L’essentiel
Les plans de cafétéria permettent aux employés de choisir leurs avantages parmi un ensemble d’options. Ces options peuvent inclure des éléments tels que les 401 (k), les HSA, les FSA, l’assurance-vie, l’assurance invalidité, l’aide à l’adoption, les prestations en espèces, etc.
Les employés estiment combien ils veulent cotiser au régime de la cafétéria avant le début de l’année d’imposition. Ce montant est divisé par le nombre de périodes de paie et soustrait de chaque chèque de paie. L’argent qui est soustrait est avant impôt, ce qui signifie que les employés n’ont pas à payer d’impôt dessus. Mais dans la plupart des cas, s’ils n’utilisent pas l’argent mis de côté avant la fin de l’année, il est perdu.