Comprendre les dépenses d’entreprise et celles qui sont déductibles d’impôt
Que sont les dépenses professionnelles ?
Les dépenses d’entreprise sont les coûts engagés dans le cours normal des affaires. Chaque entreprise, du plus petit dépanneur à la plus grande entreprise, suit ces dépenses tout au long de l’année à des fins fiscales. Les dépenses d’entreprise sont soustraites des revenus pour arriver au revenu net imposable d’une entreprise.
Les dépenses d’entreprise sont également appelées déductions. Celles-ci sont généralement divisées en deux grandes catégories, les dépenses en capital et les dépenses de fonctionnement.
Comprendre les dépenses d’entreprise
L’article 162 de l’Internal Revenue Code (IRC) détaille les lignes directrices pour les dépenses d’entreprise. L’IRC permet aux entreprises de déclarer toute dépense qui peut être ordinaire et nécessaire.
Il n’est pas nécessaire que les dépenses d’entreprise soient considérées comme ordinaires ou nécessaires. En règle générale, ordinaire signifie que la dépense est courante dans l’industrie et que la plupart des propriétaires d’entreprise du même secteur d’activité ou du même métier passeraient normalement ces dépenses en charges. Nécessaire signifie que les dépenses sont appropriées et qu’un propriétaire d’entreprise pourrait ne pas être en mesure de gérer sans faire les dépenses.
Une dépense qui répond à la définition d’ordinaire et nécessaire à des fins commerciales peut être passée en charge et, par conséquent, est déductible d’impôt.
Certaines dépenses professionnelles peuvent être entièrement déductibles tandis que d’autres ne le sont que partiellement. Voici quelques exemples de dépenses entièrement déductibles :
- Frais de publicité et de marketing
- Frais de traitement des cartes de crédit
- Dépenses d’éducation et de formation des employés
- Certains frais juridiques
- Frais de licence et de réglementation
- Salaires versés aux employés contractuels
- Programmes d’avantages sociaux
- Location d’équipement
- Frais d’assurance
- Intérêts payés
- Dépenses et fournitures de bureau
- Frais d’entretien et de réparation
- Frais de location de bureaux
- Dépenses de services publics
Déclaration de revenus
Le compte de résultat est le principal état financier utilisé par les entreprises pour enregistrer leurs dépenses et déterminer leurs impôts. La plupart ont trois catégories de dépenses, ventilées par coûts directs, coûts indirects et intérêts.
Coûts directs
La valeur des stocks disponibles au début et à la fin de chaque année d’imposition est utilisée pour déterminer le coût des marchandises vendues (COGS), qui est une dépense directe importante pour de nombreuses entreprises.
Le COGS est déduit du revenu total d’une entité pour déterminer le bénéfice brut de l’année. Toutes les dépenses incluses dans le COGS ne peuvent pas être déduites à nouveau. Les dépenses incluses dans le calcul du COGS peuvent inclure les coûts de main-d’œuvre directe, les frais généraux de l’usine, le stockage, les coûts des produits et les coûts des matières premières.
Coûts indirects
Les coûts indirects sont soustraits du bénéfice brut pour identifier le bénéfice d’exploitation.
Les coûts indirects typiques comprennent la rémunération des dirigeants, les frais généraux, l’amortissement et les frais de commercialisation.
En soustrayant les coûts indirects du bénéfice brut, on obtient le bénéfice d’exploitation, également appelé bénéfice avant intérêts et impôts.
Dépréciation
La passation en charges des actifs de l’entreprise se fait généralement par amortissement. L’amortissement est une charge fiscalement déductible du compte de résultat et est classé comme une charge indirecte.
Les charges d’amortissement peuvent être déduites sur plusieurs années. Ils comprennent généralement les coûts des ordinateurs, du mobilier, des biens, de l’équipement, des camions, etc.
Cadeaux, repas et frais de divertissement
L’IRS impose des limites aux coûts associés aux cadeaux, aux repas et aux divertissements. Par exemple, vous pouvez généralement déduire 50 % du coût des repas des employés, bien que certains repas puissent être entièrement déduits.
Frais d’intérêt
La dernière section du compte de résultat concerne les charges d’intérêts et d’impôts. Les intérêts sont la dernière dépense qu’une entreprise soustrait pour arriver à son revenu imposable, parfois appelé revenu imposable ajusté.
Dépenses personnelles
Dans certains cas, les dépenses engagées par un propriétaire d’entreprise peuvent être à la fois personnelles et professionnelles. Par exemple, un propriétaire de petite entreprise peut utiliser la même voiture à des fins personnelles et pour des activités professionnelles.
Dans ce cas, la partie des miles utilisés à des fins professionnelles peut être déduite. Dans le cas des bureaux à domicile, les coûts associés à la partie de la maison qui est exclusivement utilisée pour les affaires sont généralement déductibles.
Charges non déductibles
Certaines dépenses engagées par une entreprise ne sont pas à déclarer. Ces dépenses comprennent les pots-de-vin, les frais de lobbying, les pénalités, les amendes et les contributions versées aux partis politiques ou aux candidats.
Qu’est-ce qu’une dépense d’entreprise « ordinaire et nécessaire » ?
C’est le langage de l’IRS pour le type de dépenses qu’une entreprise peut déduire correctement. Généralement, « ordinaire » signifie normal et répandu dans l’industrie. « Nécessaire » signifie approprié et utile, tout en étant loin d’être absolument essentiel.
Qu’est-ce qui n’est pas une dépense d’entreprise déductible ?
Toute dépense qui présente un avantage personnel plutôt qu’un avantage commercial n’est pas déductible.
Certes, cela peut être une zone grise. Si vous allez à Los Angeles à des fins professionnelles et que vous passez une journée à Disneyland pendant votre séjour, vos billets pour le parc ne sont pas déductibles. Votre vol à destination et en provenance de LA devrait être déductible, tant que vous êtes prêt à prouver que vous y avez passé la plupart de votre temps à faire des affaires.
Puis-je déduire ma voiture si je l’utilise pour ma LLC ?
Si vous utilisez une voiture uniquement à des fins professionnelles, vous pouvez déduire les dépenses afférentes.
Si vous possédez une voiture que vous utilisez à la fois pour vos déplacements professionnels et personnels, seuls les frais liés à son utilisation professionnelle sont déductibles. Cela signifie conserver les reçus et un journal minutieux du kilométrage et des autres coûts associés au véhicule.
L’essentiel
La clé de la déclaration fiscale des entreprises réside dans les dépenses « ordinaires et nécessaires ». C’est l’expression que l’IRS utilise pour décrire les coûts de faire des affaires. Ces frais sont déduits du revenu afin d’obtenir le revenu imposable pour la période déclarée.