AcctTwo aide le Texas à but non lucratif à moderniser ses finances, à rationaliser ses processus et à économiser 50 heures par mois

Boys & Girls Clubs of Greater Dallas simplifie la gestion des bourses d’études et augmente les contrôles internes grâce à des solutions technologiques modernes à but non lucratif

HOUSTON, 16 juin 2021 /PRNewswire-PRWeb/ — AcctTwo, les experts comptables et financiers spécialisés dans le secteur à but non lucratif, ont publié aujourd’hui une nouvelle étude de cas présentant la mise en œuvre réussie de solutions technologiques plus modernes à but non lucratif pour l’équipe des Boys & Girls Clubs de Grand Dallas (BGCD), l’une des principales organisations au service des jeunes en Nord du Texas. BGCD permet positivement à plus de 8 700 jeunes, en particulier ceux qui en ont le plus besoin, d’atteindre leur plein potentiel en tant que citoyens productifs, bienveillants et responsables. L’équipe comptable et financière de BGCD gère désormais plus facilement les bourses, moins de papier et de feuilles de calcul Excel grâce aux systèmes intégrés, et bénéficie d’un plan comptable beaucoup plus simple pour leurs nombreux emplacements.

Au total, le Vice-Président Finances de BGCD, Cécilia Rivas, estime que l’équipe économise plus de 50 heures par mois grâce à l’élimination des efforts en double, à la réduction du classement et des processus sur papier, et dispose désormais de rapports de meilleure qualité et plus précis sans aucune manipulation Excel requise.

« Nous voyons tous la lumière au bout du tunnel. Nous voyons tous arriver bientôt des heures de travail plus raisonnables. [J]Se débarrasser de tous les processus papier et réduire le classement nécessaire est une chose énorme pour nous », a déclaré Rivas.

Lorsque Rivas est arrivé au BGCD en Janvier 2020, elle et Anita Goble, un comptable qui travaillait pour l’organisation depuis environ 3 ans, ont tous deux réalisé qu’ils pouvaient apporter plusieurs améliorations potentielles en passant à un système moderne basé sur le cloud. L’organisation gérait ses finances sur un ancien système qui n’avait connu que peu de changements ou d’améliorations depuis plus de 30 ans. Rivas a également constaté des améliorations des processus et des contrôles internes qu’elle a pu mettre en œuvre parallèlement au nouveau système comptable, telles que la simplification de leur plan comptable complexe.

L’histoire continue

« Les dimensions sont une bouée de sauvetage », a déclaré Rivas lorsqu’on lui a demandé des améliorations depuis son travail avec AcctTwo. Le plan comptable de BGCD était devenu volumineux et lourd. Il était difficile de suivre les différentes dimensions de l’organisation – en plus de 35 emplacements, ils ont plusieurs départements, projets, subventions et bourses. Comme pour de nombreux systèmes comptables existants, ces dimensions devaient être reflétées dans des codes de compte de plus en plus complexes pour qu’un rapport même limité soit possible.

« Nous avons 35 emplacements et nous utilisons 10 dimensions différentes », a déclaré Rivas.

Rivas considère les rapports comme une énorme opportunité d’amélioration et a mentionné avoir participé à la collaboration financière confessionnelle d’AcctTwo, une conférence d’utilisateurs à but non lucratif et confessionnelle. Sur la base des sessions de reporting auxquelles elle a assisté, elle a déclaré qu’elle voyait déjà l’opportunité d’automatiser les rapports, de configurer des tableaux de bord et de fournir des informations en temps réel sur la santé financière et opérationnelle de l’organisation.

« L’un de nos programmes s’appelle Collegiate Steps, où nous travaillons avec de jeunes enfants jusqu’au lycée pour leur obtenir des bourses d’études collégiales, puis nous suivons ces bourses. Nous voulions suivre par étudiant et par bourse et nous avons 50 à 100 bourses différentes. Et chaque année, nous avons 50 à 100 étudiants différents, vous pouvez donc imaginer que suivre cela sur une feuille de calcul n’est qu’un cauchemar. Maintenant, nous l’avons exécuté sur Sage Intacct et cela a probablement rendu notre comptable la plus heureuse que je l’aie jamais vue. : Mettre cela en place dans le système comptable actuel et ne plus avoir à avoir cette feuille de calcul. »

COVID accélère le calendrier d’adoption
La mise à jour de la technologie financière et comptable faisait partie d’une initiative organisationnelle plus large de la BGCD pour moderniser ses systèmes. D’autres aspects de cette initiative incluent le passage à un nouveau système de paie, la migration vers Microsoft Office 365 et le démarrage du processus d’architecture d’un nouveau système de gestion des donateurs sur la plate-forme Salesforce. Les effets de la pandémie de COVID n’ont fait qu’accroître l’urgence et le calendrier de ces initiatives.

« Notre directeur des opérations m’a récemment fait remarquer qu’en raison de COVID, nous avons compressé cinq ans d’avancement technologique en une seule année », a déclaré Rivas.

Un partenaire avec une expérience de l’industrie était la clé du succès
Rivas a expliqué que lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre une technologie comptable, elle considère que l’expertise du secteur et la compréhension des organisations à but non lucratif sont extrêmement importantes. « Les gens d’AcctTwo sont vraiment des experts en finance à but non lucratif. C’est clair pour moi de suivre ce processus avec eux comme guide », a déclaré Rivas.

Défis:

• Système comptable vieux de plus de 30 ans avec des problèmes de performances et un accès limité

• Obligé de gérer les processus d’immobilisations et de rapprochement bancaire en dehors du système comptable dans Excel

• Plan comptable encombrant pour s’adapter à plusieurs emplacements, subventions, bourses et autres dimensions

• Manque d’intégrations avec d’autres systèmes

Avantages:

• La comptabilité dimensionnelle rationalise le plan comptable et permet une meilleure capture de données et de meilleurs rapports

• Processus améliorés/moins de processus dans Excel

• Capacité à mettre en œuvre la fonctionnalité ACH

• Meilleur accès au système à tout moment et en tout lieu

• Intégration avec le système des donateurs

Cliquez pour lire l’étude de cas complète.

À propos d’AcctTwo
AcctTwo fournit les personnes, les processus et la technologie pour transformer la finance et la comptabilité en un actif stratégique. Nous existons pour supprimer l’encombrement des tâches manuelles et pour apporter de la clarté aux responsables financiers et commerciaux. Nous servons principalement les organisations à forte croissance dans Amérique du Nord en mettant l’accent sur les organisations à but non lucratif, les logiciels en tant que service, les services à domicile et les entreprises énergétiques. Notre objectif est le résultat d’années d’expérience au service du leadership financier et comptable dans ces industries. AcctTwo a son siège à Houston, Texas.

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Pierre Wagner, AcctTwo, (713) 744-8400, getstarted@accttwo.com

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