Un guide complet sur la gestion des voyages d'affaires
Les voyages représentent un poste de dépenses majeur pour de nombreuses entreprises, et même si les téléconférences via Zoom et d'autres plateformes en ligne ont pu éliminer le besoin de certains déplacements, elles restent essentielles pour un large éventail d'objectifs professionnels, tels que les conférences industrielles et les salons professionnels, les appels commerciaux critiques. , et certaines réunions.
La gestion des voyages d'affaires (CTM) est un moyen par lequel les entreprises, grandes et petites, peuvent tenter de contrôler et de réduire leurs coûts de voyage. Si vous envisagez de mettre en œuvre un programme de gestion des voyages d'affaires pour votre entreprise, voici ce que vous devez savoir sur son fonctionnement.
Points clés à retenir
- La gestion des voyages d'affaires est un moyen pour les entreprises de tenter de contrôler leurs frais de déplacement et de les réduire si nécessaire.
- Certaines entreprises gèrent elles-mêmes cette fonction, tandis que d’autres la sous-traitent à des entreprises spécialisées.
- Les gestionnaires de voyages d'entreprise peuvent être impliqués dans l'établissement d'itinéraires, la réservation de vols et de chambres d'hôtel, ainsi que dans la gestion d'autres coûts liés aux voyages.
- Aujourd’hui, de nombreuses entreprises s’inquiètent non seulement des coûts financiers des déplacements des salariés, mais également de leur impact environnemental.
Qu’est-ce que la gestion des voyages d’affaires ?
La gestion des voyages d'affaires fait référence aux processus que les entreprises mettent en place pour superviser les dépenses de déplacement et de divertissement (T&E) de leurs employés et garantir qu'ils se conforment aux politiques de l'entreprise. Cela peut inclure l'approbation (ou le rejet) des projets de voyage, l'organisation d'itinéraires, l'achat de billets et la vérification des notes de frais.
Une grande entreprise peut disposer d'un service distinct dédié à la gestion des voyages d'affaires, tandis qu'une plus petite peut confier ces tâches à ses services des ressources humaines et de la comptabilité. D’autres encore peuvent sous-traiter ces fonctions à des sociétés de gestion de voyages tierces.
Alors que la pandémie de COVID-19 a entraîné une réduction significative des voyages d’affaires, une enquête réalisée en octobre 2023 par la Global Business Travel Association a révélé que 84 % des entreprises ont déclaré que leurs voyages d’affaires étaient « en grande partie » ou « pour la plupart » revenus aux niveaux d’avant la pandémie.
Éléments à considérer dans la gestion des voyages d’affaires
Les entreprises peuvent choisir d'exercer différents degrés de contrôle sur les voyages de leurs employés, depuis des directives assez générales sur les limites de dépenses jusqu'à des procédures très spécifiques, étape par étape, incluant les fournisseurs de voyages à utiliser. Voici quelques-uns des éléments qu’ils pourraient prendre en considération.
Itinéraires
Un itinéraire de voyage d'affaires est un résumé d'un voyage proposé, comprenant les dates et heures de voyage, les numéros de vol, les réservations d'hôtel, les rendez-vous et les coordonnées, etc. Les responsables des voyages d'affaires peuvent élaborer des itinéraires en collaboration avec les employés, en s'assurant que chaque aspect est conforme aux politiques de l'entreprise. Un itinéraire écrit est également une référence pratique que les employés peuvent emporter avec eux lors de leurs déplacements.
Transport
Les gestionnaires de voyages d'entreprise organisent souvent le transport au nom des employés, un peu comme un agent de voyages le ferait pour les vacances personnelles de quelqu'un. Puisqu’ils peuvent contrôler un volume d’affaires élevé, ils peuvent avoir plus de poids dans les négociations avec les fournisseurs, tels que les compagnies aériennes ou les sociétés de location de voitures. Ils peuvent également avoir des accords spéciaux avec certains fournisseurs, et l'entreprise peut exiger de ses employés qu'ils fassent appel à ces fournisseurs chaque fois que cela est possible.
Même s'ils ne disposent pas de tels arrangements ou d'un grand pouvoir pour négocier les prix, ils peuvent disposer d'outils pour rechercher des offres et des réductions dont les employés individuels ne disposent pas. Par exemple, ils peuvent avoir accès à un système de distribution mondiale (GDS) en ligne, tel qu'Amadeus, Sabre ou Travelport, leur permettant de comparer plusieurs transporteurs en même temps.
Hébergements
Comme pour les prestataires de transport, les gestionnaires de voyages d'entreprise peuvent aider à organiser les réservations d'hôtel, en obtenant souvent des réductions qui ne seraient pas disponibles individuellement pour les employés. Les prix et la disponibilité des hôtels sont également fournis sur les plateformes GDS, ce qui permet aux employés d'économiser beaucoup de temps et d'efforts en appelant pour réserver une chambre.
Réunions et événements
Pour les entreprises planifiant des réunions et d'autres événements, les responsables des voyages d'affaires peuvent réserver des lieux et aider les participants à organiser leur voyage. Certaines entreprises peuvent avoir des départements distincts de gestion des voyages et de planification d'événements ou fusionner les deux en un seul département. Ils peuvent également confier ces fonctions à des sociétés tierces spécialisées dans l’organisation d’événements et possédant une expérience et des contacts approfondis dans ce domaine.
Coûts et rapports
Étant donné que le contrôle des coûts est l'une des principales raisons de mettre en œuvre un programme de gestion des voyages d'affaires, l'établissement de politiques de dépenses et leur application sont l'une des principales responsabilités des gestionnaires. Les employés doivent généralement soumettre des notes de frais à la fin de leur voyage, que les gestionnaires de voyages peuvent ensuite examiner.
La tenue de registres précis et de reçus si nécessaire est également importante à des fins de déclaration fiscale. Les entreprises peuvent généralement déduire les frais de déplacement des employés s'ils ont un objectif commercial clair et sont « ordinaires et nécessaires » et non « somptueux ou extravagants ».
Dans de nombreux cas, les entreprises fourniront des cartes de crédit d’entreprise que leurs employés pourront utiliser pendant leurs voyages. Les cartes de crédit d'entreprise peuvent permettre aux entreprises de collecter plus facilement les informations dont elles ont besoin à des fins de reporting, et épargner aux employés les coûts et les tracas liés au report des frais de déplacement sur leur propre carte de crédit et à l'attente d'un remboursement.
Politique de conformité
La plupart des entreprises, quelle que soit leur taille, disposent d'une politique de voyage écrite qu'elles attendent de leurs employés qui voyagent pour affaires. Ce document couvrira des questions telles que tout processus d'approbation requis avant de commencer un voyage, les limites de dépenses, les fournisseurs de voyages préférés, les dépenses remboursables (ou non), les règles d'utilisation d'une carte de crédit d'entreprise et la manière de remplir et de soumettre. une note de frais à la fin d'un voyage. Les politiques de voyages écrites ont le double objectif de contrôler les coûts de l'entreprise et d'éviter aux employés de mauvaises surprises concernant des dépenses que l'entreprise ne leur remboursera pas.
Au-delà des politiques spécifiques liées aux voyages, les voyages d’affaires peuvent être affectés par des politiques plus larges de l’entreprise. Par exemple, une étude de Deloitte de 2023 indiquait : « Les préoccupations climatiques limiteront probablement les gains en matière de voyages d’affaires pendant plusieurs années à venir. Quatre entreprises européennes sur dix et un tiers des entreprises américaines déclarent qu'elles doivent réduire les déplacements par employé de plus de 20 % pour atteindre leurs objectifs de développement durable à l'horizon 2030. »
Assistance et assistance voyage
En plus d'aider les employés sur les aspects logistiques et financiers du voyage, les responsables des voyages d'affaires peuvent fournir d'autres formes de soutien, notamment une aide en cas d'urgence médicale ou autre. De nombreux grands services de voyages d'affaires et sociétés tierces disposent de services d'assistance disponibles 24h/24 et 7j/7, juste au cas où.
Options de gestion des voyages d'affaires
Comme mentionné, les entreprises ne sont pas obligées d'assumer elles-mêmes la totalité (ou une partie) de ces responsabilités, mais peuvent embaucher une autre entreprise pour s'en charger à leur place. Bien que cela représente un coût supplémentaire, une entreprise spécialisée dans les voyages d’affaires est susceptible d’apporter une plus grande expertise à ce poste et peut réaliser des économies qui autrement passeraient inaperçues.
Les entreprises peuvent également acheter des logiciels de gestion des voyages qui permettent aux employés de réserver leurs propres arrangements de voyage et qui peuvent être liés au logiciel de comptabilité de l'entreprise pour simplifier la déclaration des dépenses. Un tel logiciel peut également signaler et même rejeter toute dépense non conforme aux règles de l'entreprise.
S'ils n'ont pas accès aux plateformes GDS professionnelles, les travel managers peuvent également recourir aux sites de réservation grand public classiques, comme Expedia et TripAdvisor.
Les défis de la gestion des voyages d'affaires
Même si la gestion des voyages d’affaires profite souvent à une entreprise d’un point de vue financier, elle présente néanmoins des défis.
Par exemple, parce que cela enlève une partie de l'autonomie à laquelle les employés peuvent s'être habitués dans la planification de leurs propres voyages, cela peut les amener à se sentir méfiants ou microgérés et à donner l'impression que les déplacements sont davantage un fardeau. En outre, pour que la gestion des voyages d'affaires soit efficace, elle nécessite que les personnes qui la supervisent sachent ce qu'elles font, ce qui peut nécessiter non seulement une formation, mais également des cours de recyclage fréquents pour suivre l'évolution rapide du secteur du voyage.
Conseils pour créer une politique de gestion des voyages d’affaires
Une bonne politique de gestion des voyages d'affaires définira aussi précisément que possible les règles de l'entreprise pour l'organisation des vols et autres transports, la réservation de l'hébergement à l'hôtel et la prise en compte des autres frais remboursables liés au voyage, tels que les repas et les divertissements. Tout plafond de coûts doit être régulièrement réexaminé et révisé si nécessaire pour suivre l'inflation et les changements sur le marché.
La politique doit décrire un processus clair pour faire approuver le voyage à l'avance, si cela est nécessaire, et soumettre les notes de frais après le voyage pour un remboursement dans les délais.
Une politique efficace s’efforcera également d’éviter les situations dans lesquelles les employés de niveau inférieur se sentent soumis à des règles plus strictes ou plus économiques que les employés de niveau supérieur.
Enfin, il est important que les employés soient encouragés à lire la politique et à connaître les règles. Ils peuvent également avoir la possibilité de donner leur avis sur la manière dont les règles peuvent être améliorées lors de la prochaine révision de la politique.
Budgétisation et réduction des coûts des voyages d'affaires
Les responsables des voyages d'affaires ne jouent pas seulement un rôle dans le suivi de la manière dont l'argent d'une entreprise est dépensé et dans la recherche de moyens de réduire ses coûts. Ils ont également souvent leur mot à dire dans l'établissement du budget de voyage annuel de l'entreprise, en fonction des besoins des années précédentes et des changements de prix anticipés dans l'ensemble du secteur du voyage.
Aujourd’hui, cela peut impliquer de déterminer quand une réunion virtuelle peut remplacer une réunion en personne. Une enquête de Morgan Stanley réalisée en 2023 auprès de 100 gestionnaires de voyages d'affaires dans le monde a révélé qu'ils prévoyaient de remplacer 17 % de leurs voyages d'affaires par des réunions virtuelles en 2024 pour des raisons « allant des économies de coûts à la réduction de l'empreinte carbone ».
Pourquoi les voyages d’affaires sont-ils importants ?
Si de nombreuses entreprises ont appris pendant la pandémie de COVID-19 qu’elles pouvaient parfois remplacer les réunions virtuelles par des réunions en personne, elles ont également constaté que les voyages peuvent largement justifier leur coût dans de nombreux cas. Comme l'a fait remarquer Prithwiraj Choudhury, professeur agrégé à la Harvard Business School, dans une récente interview sur le site Internet de l'université : « Même dans un monde hybride, même dans un monde de travail où l'on travaille depuis n'importe où, nous avons toujours besoin de rencontrer occasionnellement des collègues en personne à des fins sociales. » De plus, les réunions en face à face peuvent contribuer à établir des relations plus rentables et plus productives avec les principaux clients et fournisseurs d'une entreprise.
Qui gère les voyages d’affaires ?
Les entreprises gèrent les voyages d'affaires de différentes manières. Beaucoup ont créé des départements internes dédiés à la gestion des voyages d’affaires, tandis que d’autres externalisent ce rôle. Cependant, de nombreuses entreprises laissent encore la plupart des décisions aux salariés individuels. Une enquête réalisée en 2023 par Morning Consult Research Intelligence rapportait : « Plus de la moitié (51 %) de ceux qui voyagent fréquemment pour travailler doivent utiliser eux-mêmes la plateforme de leur choix. »
Que comprennent les voyages d’affaires ?
Les voyages d'affaires peuvent inclure des voyages nationaux et internationaux à des fins professionnelles. Cela n’inclut généralement pas les déplacements quotidiens des employés. Les frais de déplacement ne sont pas déductibles d'impôt pour les employés, mais les entreprises peuvent choisir de les subventionner jusqu'à certaines limites par le biais de ce que l'Internal Revenue Service (IRS) appelle des avantages de transport qualifiés. Ces avantages ne sont pas imposables pour l'employé, mais l'employeur ne bénéficie d'aucune déduction fiscale pour les fournir.
L'essentiel
Les voyages d’affaires coûtent cher, mais de nombreuses entreprises estiment que les avantages dépassent les coûts. La gestion des voyages d'affaires est un moyen par lequel les entreprises peuvent essayer de garder ces coûts sous contrôle et de tirer le meilleur parti de leur budget de voyage. Alors que de nombreuses entreprises ont adopté des programmes de gestion des voyages d'affaires, d'autres laissent encore la plupart des décisions à leurs employés individuels.