Qu’est-ce qu’un «monde sans e-mail» pour l’entrepreneur et le petit entrepreneur?

NR Narayana Murthy, le fondateur d’Infosys, l’une des plus grandes entreprises technologiques du monde, m’a dit un jour que la clé pour bâtir une organisation prospère était de trouver une chose que vous faites vraiment bien et de continuer à bien le faire encore et encore. Un autre entrepreneur américain de premier plan dans le domaine de la technologie m’a dit que si j’étais concentré, je pourrais faire beaucoup de choses en 8 heures par jour. Et chaque entrepreneur en herbe a été conseillé de rester très concentré à ses débuts.

La concentration est primordiale pour construire et livrer un excellent produit. Mais l’un des grands changements de paradigme au cours de la dernière décennie a été la réduction drastique du coût de lancement et d’exploitation d’une entreprise. Le Founders Institute estime qu’avec la combinaison du cloud computing, des solutions mobiles, du financement participatif et des médias sociaux, une startup peut se lancer pour seulement 1500 $ et devenir assez importante sans avoir besoin d’investisseurs extérieurs ou de partenaires stratégiques. Mais le bootstrap via le financement participatif ou le marketing via les médias sociaux nécessite le contraire de la concentration. Cela nécessite une présence constante sur plusieurs médias sociaux et plates-formes de communication et une réactivité immédiate à une large communauté de followers non organisée.

Comment l’entrepreneur reste-t-il concentré tout en vérifiant ses e-mails, Slack ou Twitter toutes les six minutes?

Un nouveau livre du Dr Cal Newport, Un monde sans e-mail, explore le défi auquel sont confrontés les travailleurs du savoir: être productifs et concentrés tout en faisant face au déluge quotidien de courriels et de communications externes nécessitant leur temps et leur attention. Newport est également l’auteur de Travail en profondeur, un livre à succès qui fournit une méthodologie aux travailleurs du savoir pour maximiser leur apprentissage, leur productivité et leur impact grâce à une concentration intense et des processus structurés.

Dans son nouveau livre, Newport identifie le problème comme «l’esprit de ruche hyperactif», qu’il définit comme «un flux de travail centré sur des conversations en cours alimentées par des messages non structurés et imprévus». En d’autres termes, nous passons nos journées à répondre aux e-mails de manière asynchrone, sans priorité ni stratégie particulière autre que lorsqu’ils apparaissent dans notre boîte de réception. Les applications de messagerie et de messagerie permettent des communications faciles entre de grands groupes de personnes, mais Newport soutient que les humains fonctionnent le plus efficacement dans de petits groupes – une analyse reprise par de nombreux grands penseurs de la gestion.

Newport propose ensuite plusieurs solutions importantes aux défis de productivité causés par cette forme de travail non structurée et whac-a-mole. Le premier est de considérer notre «attention» comme du capital, comme de l’argent ou du matériel. Newport estime que dans «un monde sans courrier électronique», la productivité s’améliorera si les travailleurs du savoir peuvent rester concentrés sur l’ajout de valeur réelle et l’optimisation de leur temps. Il suggère que les organisations développent des processus de production intelligents calqués sur le secteur manufacturier, mais adaptés au travail de connaissance. Il souligne également qu’il existe de nouveaux outils de productivité, tels que la planification en ligne et la gestion de projet, qui peuvent réduire la dépendance aux e-mails et aux messages. Un exemple qui résonne est le système de «ticket» utilisé par les services informatiques dans les grandes organisations pour leurs tâches, où les demandes entrantes sont organisées, hiérarchisées puis traitées.

Pour les travailleurs du savoir de toute organisation, l’analyse et les recommandations de Newport résonneront. Mais sont-ils réalistes pour les propriétaires de petites entreprises et les entrepreneurs? La plupart des petites entreprises américaines se composent uniquement de leurs propriétaires, et un autre grand segment ne compte que 1 à 5 employés à temps plein. De plus, les startups à forte croissance comptent souvent des entrepreneurs qui «font tout le reste» pour que leur capital d’investissement initial puisse être utilisé pour construire et piloter leurs produits. Newport a répondu que «la propriété qui rend l’esprit hyperactif de la ruche si préjudiciable est la nécessité de continuer à vérifier les boîtes de réception ou les canaux pour suivre les messages non programmés, aller-retour. La clé pour éviter ce préjudice est de mettre en place des processus qui vous aident à faire avancer les choses sans messages occasionnels et ad hoc. Une astuce simple consiste à agir comme si vous aviez deux emplois à temps partiel: l’un travaillant sur le produit / la stratégie et l’autre travaillant sur le travail administratif, et attribuez un temps clairement séparé pour chacun, de sorte que le changement de contexte induit par ce dernier n’affecte pas le ancien. » En d’autres termes, les entrepreneurs devront toujours tout faire, mais comme tout le monde, tout faire en même temps est contre-productif.

J’ai également demandé à Newport comment l’entrepreneur pouvait équilibrer l’opportunité incroyable offerte par les médias sociaux pour développer son entreprise et rivaliser avec des marques plus grandes et bien établies. À première vue, les médias sociaux ont été délibérément conçus pour déclencher l’esprit hyperactif de la ruche. Comment tweeter dix fois par jour tout en restant productif? Newport a répondu qu ‘«il y a une différence entre la gestion d’une campagne de marketing sur les réseaux sociaux et l’utilisation des réseaux sociaux comme source persistante de détournement et de distraction. Si vous dirigez une campagne ciblée sur les médias sociaux, prenez du temps pour y travailler comme vous le feriez pour n’importe quel autre projet, mais en dehors de ces sessions, je recommanderais de donner à ces plates-formes une large place, car elles peuvent sinon fragmenter vos fragments d’attention trop petits pour sois utile. »

Enfin, j’ai demandé à Newport si le travail de transition à domicile causé par la pandémie avait commencé à faire basculer le balancier dans l’autre sens. Voyons-nous la fatigue de la rencontre Zoom faire partie de l’esprit hyperactif de la ruche? De plus en plus de gens disent, « cela aurait pu être un e-mail » (au lieu d’une réunion Zoom).

Selon Newport, «le travail à distance a certainement intensifié les excès du flux de travail hyperactif de l’esprit de la ruche, amenant beaucoup plus de gens à se rendre compte plus clairement que notre façon de travailler ne fonctionne pas. Je pense que ce qui se passe avec Zoom, c’est que beaucoup de gens l’utilisent comme indicateur de productivité. Ils peuvent être mal à l’aise avec leur capacité à suivre un projet important et à consacrer régulièrement du temps pour progresser par eux-mêmes. Ce qu’ils font confiance, cependant, c’est que s’il y a une réunion dans leur calendrier, ils y assisteront. Ainsi, en organisant une réunion permanente pour un nouveau projet, vous pouvez avoir l’assurance que vous l’avez sous contrôle. Le problème est que vous avez maintenant pris beaucoup de temps et d’attention de la part de beaucoup de gens. À l’époque où nous étions dans les bureaux, lorsque les réunions se déroulaient dans de vraies pièces et que vous deviez voir les personnes qui en résultaient en personne, il y avait un coût en capital social plus élevé pour rassembler tout le monde, vous êtes donc plus susceptible de trouver d’autres moyens d’organiser votre travail. . En outre, une grande partie de ce qui se passe parfois dans ces zooms pourrait plutôt se produire en attrapant quelqu’un pendant 5 minutes après une autre réunion ou dans le couloir du bureau. »

Pour les entrepreneurs en début de carrière, les leçons de Travail en profondeur et Un monde sans e-mail sont particulièrement importants. Avec des ressources et un temps limités, l’entrepreneur doit adopter tous les outils qui l’aident à rester concentré sur la création de son produit ou service. L’une des idées de Deep Work était que la compréhension de problèmes complexes et leur construction de solutions nécessitent une concentration soutenue et intense. Les sujets auxquels les entrepreneurs d’aujourd’hui sont confrontés – l’intelligence artificielle, Covid, les protéines végétales et autres, sont complexes et intellectuellement stimulants. Ils devraient adopter tous les outils de productivité qui leur donnent plus de temps pour travailler sur leur science, leur innovation ou leur conception.

La question devient un peu plus délicate en raison du potentiel incroyable des médias sociaux. Devenir un influenceur sur les médias sociaux établit une marque personnelle unique, peut économiser des millions de dollars en coûts de marketing tout en rapportant des millions de revenus ou de dons. Le financement participatif peut être beaucoup moins coûteux que le capital-risque et plus susceptible de réussir, car seule une petite fraction des startups obtient du capital-risque. Et la taille de votre audience sur Twitter ou Instagram est connue pour influencer les investisseurs et attirer les meilleurs talents. Mais les principes adoptés par Newport s’appliquent également ici. Au cours de la dernière décennie, les spécialistes du marketing et les professionnels des relations publiques ont développé des stratégies de marketing sur les réseaux sociaux avec des références et des méthodologies similaires aux plans utilisés pour la télévision et les médias antérieurs qui ne nécessitent pas une attention constante. Twitter et Facebook permettent depuis longtemps aux utilisateurs de programmer des publications et des tweets.

Newport avait un autre principe qui résonnait – le principe de spécialisation, qui exige que les travailleurs du savoir travaillent sur moins de choses avec plus de qualité et de responsabilité afin d’être beaucoup plus productifs. Comme l’a dit Murthy, «bien faire une chose».