Que peuvent apprendre les chefs d’établissement d’un constructeur automobile japonais leader mondial ?

L’approche de l’examen et de l’amélioration de l’école – de l’évaluation à l’excellence – est quelque chose qui peut transformer la performance d’une école. Lorsque cette activité devient une habitude quotidienne, avec un langage partagé et des objectifs convenus, l’amélioration quotidienne peut devenir une réalité pour les écoles. Dans le monde de la construction automobile, l’amélioration est essentielle pour garder une longueur d’avance sur la concurrence et s’assurer que les pratiques au sein de l’organisation sont rentables. Les principes employés par l’un des principaux constructeurs automobiles au monde, Toyota, peuvent aider les chefs d’établissement à améliorer les performances de leur école.

En tant que directeur, j’ai eu la chance de travailler avec des managers de football de Premier League, des chefs d’entreprise et des responsables de l’éducation. Plus je me suis assis avec ces dirigeants, plus j’ai compris qu’ils avaient une vision et des valeurs claires et, tout aussi important, qu’ils avaient des routines rigoureuses qui les aidaient à travailler chaque jour vers ces objectifs. Pour de nombreuses écoles, le plan d’amélioration de l’école ou le formulaire d’auto-évaluation est destiné à être le document qui détaille où ils en sont et où ils vont dans un sens stratégique. Trop souvent, cependant, ces documents ne peuvent être débattus, conçus et livrés que pour rester sur une étagère pendant 3 mois jusqu’à la prochaine réunion de l’organe directeur ou jusqu’au moment où ils sont requis pour un examen externe.

De plus en plus d’organisations utilisent une approche japonaise appelée « Kaizen ». Kaizen est un composé de deux mots japonais qui se traduisent ensemble par « bon changement » ou « amélioration ». Ensemble, les deux composantes font référence à un changement continu positif. Le constructeur automobile de renommée mondiale, Toyota, a cette philosophie au cœur même de ses lignes de production et de fabrication. Ils traduisent cette philosophie dans leur mantra, « Toujours une meilleure façon ». C’est la philosophie sous-jacente d’Evaluate-Ed, une plate-forme conçue pour apporter Kaizen à l’éducation.

Pour Toyota, Kaizen a été une approche qui a maximisé la qualité des performances et des produits, éliminé le gaspillage et amélioré l’efficacité à la fois en termes d’équipement et de travail. La base de cette amélioration continue, ou approche Kaizen, n’est pas une équipe de hauts dirigeants qui sont des experts omniscients. Au contraire, le processus humanise le lieu de travail et permet aux individus d’identifier les domaines à améliorer et de proposer des suggestions pratiques. Par exemple, lorsqu’il y a un problème sur la chaîne de production de Toyota, n’importe quel membre de l’équipe a la capacité de tirer un levier qui arrête toute la chaîne.

L’amélioration continue est assurée par des caucus quotidiens, ou un éclair kaizen. Lors de ces réunions, les individus examinent leurs domaines particuliers et discutent des moyens de maximiser les performances et de réduire le gaspillage d’activité ou de temps. Surtout, il devient alors de la responsabilité de ces personnes d’apporter les changements qui amélioreront ensuite leur domaine particulier. Pour donner vie à cette démarche, Kaizen comporte 8 étapes clés qui facilitent l’amélioration continue.

Les 6 étapes vers une école Kaizen

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1. Implication du personnel

Quel que soit le domaine de développement, l’approche Kaizen consiste à impliquer les personnes qui feront ces changements. Le fondement du changement est de s’assurer qu’il y a une prise de conscience que le changement doit se produire dans un premier temps. Par exemple, s’il y a un problème avec la gestion des déchets dans l’école, l’approche Kaizen consiste à s’assurer que l’équipe du site, l’équipe de cuisine et le personnel de bureau en sont conscients. La responsabilité leur est ensuite transmise de trouver la solution plutôt que d’être une directive de leadership.

En classe, un problème fréquent auquel les écoles sont confrontées peut être le retard aux cours. Cela impliquera souvent les étudiants mêmes qui ont besoin de temps dans la leçon pour approfondir leur apprentissage et leur arrivée tardive peut perturber l’apprentissage des autres. Une approche Kaizen serait de s’asseoir avec les enseignants et de discuter de la façon dont cela peut être abordé. Le processus Evaluate-Ed permet cela avec une série de questions qui évaluent la performance des domaines clés. Une solution est convenue, puis il incombe aux enseignants, au personnel de soutien et à l’équipe de direction de mettre en œuvre cette approche avec des révisions et des ajustements fréquents. Tout ce qui précède est ponctué de réunions fréquentes ou de discussions d’équipe pour examiner et réviser l’approche.

2. Rassemblez une liste de problèmes

Les gens ont des priorités variées et ils accordent différents niveaux d’importance aux questions qui concerneront une école. Il est donc important, avant de s’attaquer à la résolution du premier problème soulevé, de rassembler l’éventail des problèmes clés auxquels l’école est confrontée. Un large rassemblement des enjeux et des opportunités est fondamental pour s’assurer que les gens se sentent entendus au tout début du processus délibéré.

3. Encouragez les solutions puis choisissez une idée

L’objectif de Kaizen est d’être axé sur les solutions d’amélioration. Le processus passe donc rapidement à la discussion puis au choix de solutions pour résoudre les problèmes qui ont été soulevés. L’acceptation sous-jacente ici doit être qu’une solution donnée peut ne pas atteindre le résultat souhaité. C’est le rôle de l’équipe de planifier minutieusement, de mettre en œuvre avec engagement, de surveiller systématiquement et de revoir avec honnêteté mais sans ego !

Un planificateur d’amélioration, intégré à Evaluate-Ed, fournit aux écoles ce soutien systématique pour planifier, faire et réviser.

4. Testez la solution

La façon dont la solution sera testée doit être convenue lorsque la solution est mise en action. L’approche Kaizen utilise des mesures objectives qui peuvent être examinées et réfléchies pour déterminer le succès de l’approche. Par exemple, si le problème est le retard à l’école et que la solution est une conséquence immédiate du retard, les données relatives à la ponctualité sont la mesure clé du succès. Si le problème est le temps d’attente dans la file d’attente à l’heure du déjeuner, la réduction de ce temps est la mesure clé. Par conséquent, l’objectif du travail axé sur les solutions ou de l’approche Kaizen est clair. Encore une fois, il est important que le test ne soit que cela et ne soit pas un processus qui garantit le succès.

5. Analysez les résultats

Tout simplement, les données ou informations relatives au problème identifié sont ensuite mesurées pour voir si l’effet souhaité a été atteint. Sinon, la solution n’est pas adoptée, et si elle a réussi, elle est adoptée. Bien que ce processus semble simple, il existe de nombreuses idées dans l’éducation et au-delà qui sont adoptées parce qu’elles semblent être une bonne idée. Par exemple, les styles d’apprentissage des élèves sont souvent inventés dans l’acronyme VAK. Cette recherche imparfaite a entraîné l’adoption d’approches pédagogiques qui, si elles avaient été testées à fond, n’auraient pas reçu une telle crédibilité dans le secteur.

6. Répétez régulièrement ce processus

L’approche Kaizen peut être intégrée à votre semaine de travail. Qu’il s’agisse de réunions quotidiennes de l’équipe de direction, de réunions hebdomadaires de département ou de réunions de l’équipe du réseau. Chaque équipe peut adopter cette même approche afin de continuellement revoir, réviser et répéter.

Les avantages et les inconvénients de Kaizen

Roi Kaizen

Kaizen est une approche axée sur une amélioration progressive et gérable. Il s’éloigne sensiblement du lancement en dur du plan d’amélioration de l’école en début d’année qui nécessite des changements importants à partir du 1er septembre. Kaizen est, à bien des égards, une approche plus subtile qui s’efforce d’éviter la résistance de l’équipe de l’école qui a été lasse du changement annuel de stratégies et d’approches.

L’approche vise à améliorer le moral parce qu’il existe une croyance en la responsabilité et la capacité individuelles. Il y a un sens accru de la valeur des membres individuels du personnel. Comme l’écrit Dan Pink dans Drive, la motivation maximale des membres de l’équipe est créée dans des environnements qui favorisent « la maîtrise, l’autonomie et le but ». L’approche Kaizen puise dans les trois aspects de cette philosophie.

À mesure que la pratique et les routines des individus s’améliorent, cela peut être célébré, mais peut-être plus important encore, le plaisir de la journée de travail augmente considérablement. Il y a un sens de la responsabilité collective mais aussi un développement individuel qui est gratifiant pour ceux qui créent ce changement. Kaizen dépend également du travail d’équipe et de la discussion. Avec un travail d’équipe et une communication accrus, le lieu de travail peut devenir plus cohérent et plus compétent.

Les chefs d’établissement peuvent également être plus clairs sur le travail auquel les individus et les équipes travaillent collectivement. Cela devient également plus clair lorsque quelqu’un ne travaille pas vers l’objectif commun. Cela peut ensuite être exploré à travers les processus de gestion hiérarchique avec plus d’objectivité.

Des systèmes peuvent alors également être introduits pour s’assurer que Kaizen est une tâche quotidienne, et non un début de votre examen SIP ou SEF trimestriel. Kaizen peut devenir la norme et quelque chose qui stimule la performance des individus, des équipes internes de l’école et de l’ensemble de la communauté scolaire.

Questions sur Kaizen

Pour les écoles qui n’ont pas de cultures qui ont des relations positives entre les départements, il se peut que ce travail doive d’abord être fait dans ce domaine. Il se peut qu’une médiation ou une clarification des rôles soit nécessaire afin de donner à l’approche Kaizen une chance de s’établir puis de prospérer.

Il est essentiel que Kaizen soit intégré au calendrier scolaire afin qu’il ne se contente pas d’obtenir des avantages à court terme et qu’il s’effondre ensuite. Il doit être expliqué en détail à tout le personnel, puis un plan d’adoption doit être clairement défini.

Alternativement, une étude de cas peut être créée en testant Kaizen dans un domaine particulier avant qu’il ne soit adopté à l’échelle de l’école.

Voir Kaizen avec vos yeux

Toyota n’accepte pas seulement les statistiques ou les commentaires de ses employés, les dirigeants de l’organisation utilisent une approche appelée Genchi Genbutsu. Mettre tout simplement, Allez voir par vous-même vise à dire aux dirigeants qu’ils ont besoin de voir Kaizen en action afin de louer, de réviser et de discuter avec l’équipe des moyens d’amélioration continue avec une compréhension claire des réalités opérationnelles quotidiennes.

Dans le système Toyota, il s’agit souvent de l’usine. À l’école, marcher dans les couloirs, effectuer les tâches du déjeuner, observer les changements de cours et parcourir les salles de classe devraient tous faire partie du processus. Les problèmes identifiés ou peut-être pas vus par ceux qui travaillent au front de craie, peuvent être vus et compris par l’observation et des discussions plus informelles.

Genchi Genbutsu ne se produit pas par hasard. Comme Kaizen, il doit être intégré à la semaine, les observations et les promenades étant des actes délibérés qui sont surveillés et examinés. Qu’il s’agisse d’un calendrier ou d’un système de collecte des renseignements collectés, les informations doivent être collectées afin qu’elles puissent être utilisées pour informer le travail en cours autour de Kaizen.

Jeter les bases d’un changement continu

Avec Kaizen et Genbutsu, un consensus pour le changement fait des deux facettes de ce processus quelque chose qui devient une norme culturelle. Pour y parvenir, Toyota applique un principe de Némawashi.

Nemawashi fait référence aux bases de l’établissement d’un consensus. Le processus implique de partager l’idée de changement, d’obtenir des commentaires et des opinions. La traduction littérale signifie « aller aux racines ». Avoir une compréhension approfondie des opinions de l’équipe permet aux gens de se sentir entendus et aux opinions d’être au moins comprises.

Au-delà de la simple compréhension des pensées des gens sur un changement ou une approche, les dirigeants peuvent mieux comprendre leurs équipes en parlant de manière informelle, en acquérant des connaissances sur leurs familles et leur situation. Bien que les gens aient souvent des désaccords sur les décisions individuelles, les relations sont essentielles au succès de toute approche d’amélioration organisationnelle.

Au cours des 3 dernières années, j’ai fait partie d’une équipe travaillant au développement d’une plateforme pour soutenir la mise en œuvre réussie de Kaizen. Evaluate-Ed est ce système. La plateforme offre aux dirigeants la possibilité d’acquérir une compréhension approfondie de leur école. Il soutient ensuite les dirigeants avec des rapports d’évaluation et un planificateur d’amélioration qui peut structurer l’amélioration de l’école. Au-delà de cela, nous avons une incroyable équipe d’experts prêts à soutenir les écoles dans leurs parcours d’amélioration.