Obligations fiscales des petites entreprises : Taxes sur les salaires

L’un des problèmes auxquels les propriétaires de petites entreprises doivent faire face est de se tenir au courant des nombreuses obligations en matière de taxes locales, étatiques et fédérales. Alors que la plupart des propriétaires d’entreprise embauchent un comptable ou un fiscaliste pour s’occuper des questions fiscales, il est important de comprendre le système fiscal pour ceux qui assument la responsabilité ultime de s’acquitter de toutes les obligations fiscales. Cet article se concentrera sur les obligations du propriétaire d’entreprise en matière de charges sociales.

Quelles sont les obligations fiscales sur les salaires ?

Toute entreprise avec des employés est tenue de retenir les charges sociales sur les chèques de paie des employés et de payer les taxes fédérales, étatiques et locales applicables. Les impôts généralement retenus sur les chèques de paie des employés comprennent le FICA (impôts sur l’assurance-maladie et la sécurité sociale) et les impôts sur le revenu fédéraux, étatiques et locaux, le cas échéant.

Les autres obligations de retenue à la source comprennent la FUTA (Federal Unemployment Tax Act) et, dans des États tels que la Californie, Hawaï, le New Jersey, New York et Rhode Island, les taxes d’assurance invalidité. Le non-paiement des impôts ou l’omission d’un paiement peut entraîner de lourdes amendes et pénalités, il est donc important de calculer le montant des charges sociales dues et de les payer à temps.

Si le propriétaire de la petite entreprise n’a pas d’employés externes mais est constitué en société, les règles ci-dessus s’appliquent également aux chèques de paie du propriétaire, car ils sont essentiellement le seul employé de la société. Si l’entreprise n’est pas constituée en société et qu’il n’y a pas d’employés, le propriétaire devra payer des impôts estimés sur le revenu d’un travail indépendant chaque trimestre.

Il y a trois étapes pour calculer les charges sociales :

1. Déterminer les travailleurs imposables
2. Déterminer les salaires imposables
3. Calculer les retenues à la source

Identification des travailleurs imposables

Les travailleurs peuvent être des employés ou des entrepreneurs indépendants. Les employés sont traités comme des travailleurs imposables soumis à des charges sociales, tandis que les entrepreneurs indépendants sont responsables de payer leurs propres impôts. Habituellement, les travailleurs sont considérés comme des employés si vous avez le droit de diriger et de contrôler la façon dont ils font leur travail, plutôt que simplement les résultats du travail.

Cependant, les frontières entre les entrepreneurs indépendants et les employés ne sont pas toujours claires. Afin d’aider les propriétaires d’entreprise à déterminer quels travailleurs sont des employés imposables, l’Internal Revenue Service (IRS) a des règles de common law, qui incluent des tests comportementaux, financiers et relationnels :

Test de comportement

Un travailleur est un employé lorsque l’employeur a le droit de diriger et de contrôler le travailleur. L’employeur n’est pas tenu de diriger ou de contrôler le travailleur, mais il a le droit de le faire.

Test financier

Ce test examine le degré de contrôle d’un employeur sur les aspects financiers de l’emploi. Dans certaines professions, le fait d’avoir un contrôle important sur les fournitures utilisées pour le travail renforce le statut d’un travailleur en tant qu’entrepreneur indépendant.

Une façon précise de distinguer un entrepreneur indépendant d’un employé est la disponibilité des services. Un entrepreneur indépendant n’est pas lié à une seule entreprise et peut annoncer ses services ; un employé ne peut pas annoncer des services à moins qu’il ne travaille à l’extérieur de l’entreprise en tant qu’entrepreneur indépendant.

Test de relation

Ce test fait référence à la façon dont l’employeur et le travailleur perçoivent leur relation. Si une relation employeur-travailleur est censée durer jusqu’à la fin d’un projet spécifique ou pour une période de temps spécifiée, alors le travailleur est un entrepreneur indépendant. En revanche, si la relation n’a pas de limites, le travailleur est un salarié imposable.

Détermination des salaires imposables

Les salaires imposables sont une rémunération pour les services rendus et peuvent inclure un salaire, des primes ou des cadeaux. Certaines formes de compensation, telles que les remboursements de dépenses professionnelles pour les déplacements ou les repas, ne sont pas considérées comme des salaires imposables. Pour que les dépenses soient non imposables, les employés doivent les vérifier au moyen de reçus ou de notes de frais. Ils doivent également être nécessaires, raisonnables et liés aux affaires.

Calcul de la retenue

Une fois que vous avez déterminé quels travailleurs sont considérés comme des employés imposables et quels salaires sont des salaires imposables, la prochaine étape consiste à déterminer le montant que vous devez retenir pour les impôts fédéraux, étatiques et locaux, ainsi que FICA et FUTA.

Impôts fédéraux

Chaque chèque de paie doit retenir les impôts fédéraux sur le revenu pour la période applicable. L’IRS dispose de deux ensembles de tables d’imposition que les employeurs peuvent utiliser pour calculer les montants des retenues à la source : les tables de tranches de salaire et les tables de pourcentages.

Les tables de tranches de salaire sont séparées pour cinq périodes de paie différentes (quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle et mensuelle). Pour déterminer les montants de retenue, les employeurs choisissent la période de paie et la tranche de salaire applicables pour les employés, puis lisent le tableau jusqu’à la colonne qui indique l’état du dépôt.

Les tableaux de pourcentage sont disponibles pour cinq périodes de paie (quotidienne, hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle et mensuelle) et séparés par statut de dépôt. Les employeurs commencent par réduire les salaires de la valeur des exonérations réclamées. Ensuite, ils utilisent le tableau correspondant au statut de dépôt du salarié et recherchent le montant de la retenue en fonction de la tranche de salaire.

En tant que propriétaire d’entreprise, il est de votre responsabilité d’examiner les deux ensembles de tableaux et de déterminer celui qui convient à votre entreprise. Les tables de pourcentages sont plus inclusives, en termes de périodes de paie, donc si vous êtes dans une situation où différents employés sont payés à différentes périodes de paie, alors la table de pourcentages devrait être la table de choix. Par exemple, si vos employés sont payés trimestriellement, les tableaux de pourcentages seront plus appropriés que les tableaux de tranches de salaire. Pour obtenir ces tableaux, appelez l’IRS ou allez sur http://www.irs.gov/ et demandez les publications 15 et 15-T.

Impôts d’État

La plupart des États utilisent des tableaux similaires aux tableaux d’impôts fédéraux, et vous pouvez les obtenir en allant à la section des impôts du site Web de votre État ou en contactant la Small Business Administration. Vous n’avez pas besoin de retenir les impôts d’État dans les juridictions qui n’imposent pas d’impôts d’État sur le revenu, comme l’Alaska, la Floride, le Texas, le Wyoming et l’État de Washington. D’autres exceptions incluent les États dont les impôts sur le revenu des particuliers représentent un pourcentage fixe de l’impôt fédéral, comme l’Arizona, et où les impôts des États représentent un pourcentage fixe des salaires bruts, comme la Pennsylvanie.

FICA

La Federal Insurance Contributions Act (FICA) est une loi fédérale qui oblige les employeurs à retenir les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie sur les salaires versés aux employés. Il exige également que l’employeur et l’employé paient chacun la moitié de l’impôt FICA.

Les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie sont imposées à la fois à l’employé à un taux forfaitaire de 6,2 % pour la sécurité sociale et 1,45 % pour l’assurance-maladie et au taux forfaitaire unique de l’employeur de 6,2 % et 1,45 %, respectivement, créant un taux d’imposition FICA combiné de 15,3 %. (12,4 % pour la Sécurité sociale et 2,9 % pour l’Assurance-maladie). Les travailleurs indépendants sont responsables de payer eux-mêmes la totalité de l’impôt de 15,3 %.

Contrairement aux taxes fédérales et étatiques, les taxes FICA ne sont pas affectées par le nombre d’exemptions de retenue à la source réclamées par l’employé. Vous multipliez simplement le salaire brut d’un employé par le taux d’imposition applicable pour déterminer combien vous devez retenir et combien vous devez payer en tant qu’employeur.

En 2021, la taxe de sécurité sociale ne s’applique qu’aux premiers 142 800 $ de revenus, également appelés assiette salariale de la sécurité sociale. En 2022, ce montant passe à 147 000 $. La base salariale est ajustée chaque année en fonction de l’inflation. La taxe Medicare n’a pas de limite de revenu.

FUTA

Les impôts sur le chômage, ou FUTA, sont des impôts payés uniquement par l’employeur. Vous devez payer des impôts sur le chômage si l’une des conditions suivantes s’applique :

a) Vous payez un salaire totalisant au moins 1 500 $ par trimestre
b) Vous avez au moins un employé un jour donné pendant 20 semaines au cours d’une année civile, que les semaines soient consécutives ou non

Le taux d’imposition FUTA est de 6,0 % pour 2021 et il est imposé sur les premiers 7 000 $ de salaire de chaque employé. Cependant, vous pouvez demander des crédits sur votre impôt brut FUTA pour refléter les impôts sur le chômage de l’État que vous payez. Si vous payez vos impôts de chômage d’État lorsqu’ils sont dus, vous êtes autorisé à demander un crédit de 5,4%, ce qui réduit effectivement votre taux d’imposition FUTA à 0,6%.

La ligne de fond

Le calcul des charges sociales peut être très compliqué et il est important d’envoyer les paiements à temps pour éviter les pénalités et les frais de retard. Les paiements d’impôt fédéral peuvent être effectués en ligne via le système électronique de paiement d’impôt fédéral (EFTPS).

Les impôts FUTA sont généralement payés trimestriellement et les impôts sur le revenu et FICA sont déposés bimensuellement ou mensuellement. L’IRS envoie généralement aux propriétaires d’entreprise un avis à la fin de chaque année détaillant la méthode à utiliser pour l’année à venir.

En général, l’opportunité d’un dépôt est déterminée par la date à laquelle il est reçu. Cependant, un dépôt posté reçu après la date d’échéance sera considéré comme opportun si vous pouvez établir qu’il a été posté au moins deux jours avant la date d’échéance. Pour en savoir plus sur les obligations salariales des employeurs des petites entreprises et obtenir les formulaires correspondants, rendez-vous sur le site Web de l’IRS ou appelez la ligne d’assistance en direct pour les entreprises de l’IRS au 1-800-829-4933.