Le but du formulaire I-9
Qu’est-ce qu’un formulaire I-9 ?
Les employés nouvellement embauchés doivent remplir le formulaire I-9, Vérification de l’admissibilité à l’emploi, qui exige qu’ils fournissent certains documents prouvant leur identité et prouvant qu’ils sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis. Pour aider à prévenir l’afflux d’immigrants sans papiers, les employeurs américains ne sont autorisés à employer que des travailleurs qui peuvent prouver leur identité et leur admissibilité à travailler aux États-Unis.
Points clés à retenir
- Le formulaire I-9 est utilisé par les entreprises qui embauchent du personnel pour un emploi aux États-Unis afin de vérifier l’admissibilité au travail.
- Les employeurs sont tenus par la loi de vérifier l’identité d’un employé potentiel et s’il est autorisé à travailler aux États-Unis
- Les employeurs qui embauchent et continuent d’employer des travailleurs dont ils savent qu’ils ne sont pas autorisés ou qui omettent de produire un formulaire d’inspection par les agents d’immigration s’exposent à des amendes en espèces.
- Le formulaire I-9 ne peut être rempli et examiné par les employeurs qu’après qu’un travailleur a reçu une offre d’emploi, afin d’empêcher l’employeur de faire de la discrimination à l’embauche sur la base du statut d’immigration.
Un peu d’histoire
La loi sur la réforme et le contrôle de l’immigration a été promulguée en 1986 pour légaliser environ 2,7 millions d’immigrants sans papiers tout en tentant de dissuader l’immigration future sans papiers. Le formulaire I-9 a été créé pour exiger que les travailleurs nouvellement embauchés prouvent leur admissibilité à travailler aux États-Unis
À l’origine, 29 formulaires étaient acceptables pour établir l’identité d’un travailleur et/ou son admissibilité à travailler aux États-Unis. Il existe 25 documents acceptables pour établir l’identité et/ou l’admissibilité au travail.
Sanctions contre les employeurs
Les employeurs qui ne respectent pas les règles d’achèvement et de rétention I-9 peuvent être sévèrement pénalisés. Embaucher sciemment et continuer à employer des travailleurs non autorisés peut entraîner des amendes allant de 573 $ à 20 130 $ par employé, selon la nature de l’infraction (par exemple, ne pas remplir le formulaire, participer à une fraude documentaire et s’il s’agit d’une première infraction ou d’une infraction subséquente .) Les infractions substantielles, telles que le défaut de produire un formulaire d’inspection par l’Immigration and Customs Enforcement (ICE), vont de 230 $ à 2 292 $.
En février 2015, une entreprise de placement temporaire a été frappée d’une amende de 226 270 $ pour avoir prétendu à tort qu’elle avait vérifié l’admissibilité au travail de 242 employés qu’elle avait embauchés. Malgré la signature du formulaire I-9 sous peine de parjure que les informations étaient correctes, l’entreprise n’avait pas examiné les documents réels, seulement des photocopies.
Cependant, les violations techniques des exigences I-9 ne sont pas pénalisées immédiatement. Les employeurs sont avisés des infractions et disposent de 10 jours ouvrables pour corriger les erreurs. Les violations techniques comprennent :
- Défaut de l’employé de dater le formulaire au début de l’emploi
- Défaut de fournir la date de début d’emploi
- Défaut de dater la section employeur du formulaire dans les trois jours ouvrables suivant la date de début de l’emploi
- Omission de fournir la date de réembauche d’un employé dans la section du formulaire utilisée pour la réembauche
- Défaut d’entrer le titre, le nom ou l’adresse de l’entreprise d’un employeur
Un employeur qui peut démontrer une conformité de bonne foi a une défense réfutable contre toute sanction que le gouvernement tente d’imposer. Une fois cela fait, il appartient au gouvernement de démontrer que l’employeur n’a pas agi de bonne foi.
Il existe 25 documents qui peuvent être utilisés pour établir l’identité d’un travailleur et son admissibilité à l’emploi, notamment un passeport, un permis de conduire ou une carte d’identité de non-conducteur, une carte d’identité scolaire avec photo et une carte de sécurité sociale.
Formulaire I-9 Idées fausses
Lors de l’embauche, du licenciement ou du recrutement d’employés potentiels, les employeurs ne peuvent pas tenir compte de l’origine nationale et de la citoyenneté ou du statut d’immigration ; l’utilisation de ces informations dans les décisions d’emploi est discriminatoire. Cela signifie qu’un employeur ne peut pas utiliser le formulaire I-9 comme condition préalable pour faire une offre d’emploi, car le simple fait de soupçonner qu’une personne peut être inéligible et de s’abstenir de faire une offre d’emploi en conséquence peut être discriminatoire. Le formulaire n’est rempli qu’une fois qu’une personne s’est vue offrir un emploi.
Le formulaire I-9 n’a pas été remplacé par E-Verify, une méthode en ligne permettant de déterminer rapidement l’admissibilité à travailler aux États-Unis. Remplir, conserver et stocker le formulaire I-9 pour chaque employé nouvellement embauché est toujours obligatoire, même si un employeur choisit volontairement d’utiliser E-Verify.
L’essentiel
Être un employeur implique de nombreuses responsabilités envers le gouvernement. Remplir, conserver et produire correctement le formulaire I-9 sur demande est l’une de ces obligations.