La gestion des changements technologiques massifs nécessite l’aide du personnel et des fournisseurs

Au milieu d’une pandémie et d’une transformation de cinq ans de ses systèmes de gestion des ressources humaines (SGRH), John Soule Foods a choisi de migrer deux systèmes de paie sur une seule plateforme cloud. Avec l’aide appropriée, a déclaré Sherry Allen, directrice de compte principale de l’entreprise, un changement aussi important peut être réalisé, même si l’entreprise embauche des centaines d’employés supplémentaires et ouvre de nouvelles succursales.

John Soule Foods fournit des produits de bœuf et de poulet prêts à cuire et entièrement cuits par le biais de la vente au détail, des distributeurs de services alimentaires, des restaurants et des programmes de nutrition scolaire.

Lorsqu’Allen a rejoint l’entreprise en 2016, 500 employés étaient inscrits dans deux systèmes de traitement de la paie. La société a utilisé la plate-forme de paie Abra Suite de Sage Software dans ses opérations de Tyler, au Texas, mais la paie est devenue plus compliquée lorsque la société a acquis ProView Foods, basée à Gainesville, en Géorgie, en 2014, qui utilisait le système de paie ADP.

Alors que l’entreprise développait ses opérations (elle compte aujourd’hui 1 200 employés), la décision a été prise en 2016 de mettre à niveau son système SIRH et de migrer vers la suite d’applications Infor Global Human Resources (GHR) construite sur la plate-forme cloud d’Amazon Web Services.

Les dirigeants de John Soule Foods ont parié qu’une plate-forme hébergée basée sur le cloud briserait ses systèmes en silos, offrant une plus grande visibilité sur ses opérations RH et améliorant la collaboration entre les unités commerciales.

Le GHR d’Infor a intégré des applications pour la gestion des talents, la performance des employés et la gestion des dossiers des personnes, y compris la supervision des affectations de travail et la création de profils comportementaux.

Les applications GHR utilisent également un logiciel d’analyse pour évaluer les performances des employés et évaluer les besoins futurs des employés et de l’organisation. En 2020, des capacités de traitement de la paie ont été ajoutées pour prendre en charge les processus de paie dorsaux, tels que la déclaration de revenus, le paiement des salaires, les saisies-arrêts sur salaire et d’autres services.

« Lorsque nous avons acheté la plate-forme GHR en 2016, Infor n’était pas prêt à ajouter le module de paie. Nous étions sur deux systèmes différents et nous essayions de migrer ces systèmes avec un produit plus robuste qui pourrait nous aider à travers la croissance de la entreprise », a déclaré Allen.

Pour migrer les deux systèmes sous le module de paie GHR d’Infor, Allen et les responsables RH de l’entreprise ont dû prendre plusieurs décisions clés. Tout d’abord, l’entreprise a décidé que sa petite équipe informatique de cinq employés ne participerait pas au projet de migration, non seulement parce qu’ils n’avaient pas les compétences nécessaires, mais aussi parce que l’entreprise souhaitait protéger les données sensibles.

« Nous pensions que nous voulions sécuriser davantage notre paie et nos informations RH. Nous ne voulions pas qu’autant de personnes soient impliquées et capables d’accéder à ces données au sein de l’entreprise », a déclaré Allen.

Elle a ajouté que les équipes financières et RH de l’entreprise souhaitaient disposer de l’expertise d’une entreprise tierce ayant les compétences pour mettre en place le système de paie. Un tel arrangement permettrait à l’équipe informatique interne de se concentrer sur les opérations informatiques quotidiennes de l’entreprise.

Pour ce faire, John Soule Foods a retenu Bails and Associates, une société basée à Canonsburg, en Pennsylvanie, qui implémente et met à niveau les applications de gestion du capital humain (HCM) d’Infor pour ses clients.

Pour le projet de paie, Bails a aidé à nettoyer et à télécharger le système avec les données des employés telles que les numéros de compte bancaire, les codes de paie, les codes de retenue et les informations W2.

La migration des données des systèmes hérités vers le cloud prend toujours du temps, a déclaré Ron Hanscome, vice-président de la recherche chez Gartner, dont les domaines de couverture couvrent le marché des applications HCM, y compris les suites cloud HCM.

Les fournisseurs comme Infor et leurs concurrents qui proposent des systèmes de gestion des ressources humaines basés sur le cloud comme Workday, Oracle et SAP devraient connaître et être en mesure de concilier ces différences.

Dans ce cas, a déclaré Hanscome, l’ancien système de paie Abra représentait probablement un problème beaucoup plus important car il présente des structures de données différentes de celles du système basé sur le cloud Infor.

« Avec différentes structures de données, vous devez normaliser les données, comprendre où elles sont censées aller, puis les normaliser dans le nouveau modèle de données, et cela nécessite toujours quelques tests différents pour mettre en évidence les erreurs et les divergences. Le moment venu et vous faites votre dernier passage de l’ancien système au nouveau, puis j’espère que vous avez résolu tous les bogues majeurs », a déclaré Hanscome.

Allen a noté que le travail nécessitait plus que la petite équipe informatique de l’entreprise ne pouvait gérer.

« Les cautions nous ont aidés à nous mettre en route », a-t-elle déclaré. « Maintenant, ils ne nous aident que lorsque nous ne pouvons pas résoudre un problème informatique par nous-mêmes. De plus, nous ne voulions pas les dépenses liées à l’embauche de nouveaux employés informatiques. Nous avons fait le choix que nous ferions mieux de prendre en charge les frais de avoir des cautions, les utiliser et leur spécialisation pour les choses dont nous avons besoin, puis laissez-nous gérer le système de paie au jour le jour une fois le système mis en service. »

Le projet a débuté en octobre 2020 et a duré trois mois. Les premiers chèques ont été distribués dans la première semaine de janvier 2021.

En éliminant la tâche d’ajouter, de faire correspondre et de gérer les données dans deux systèmes, l’entreprise est mieux préparée à ajouter 500 employés au système de paie lorsque sa nouvelle installation sera construite à Valley, en Alabama, a déclaré Allen.

De plus, Allen a estimé qu’avec la nouvelle application de paie, il faut un tiers du temps qu’il fallait pour traiter les paiements aux employés.

« Maintenant que le traitement de la paie prend moins de temps, les coordonnateurs de la paie ont plus de temps pour aider à communiquer les informations clés à la direction et aux autres parties prenantes », a-t-elle déclaré. « C’est l’un des meilleurs avantages du système de paie GHR. »

Nicole Lewis est une journaliste indépendante basée à Miami.

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