Gestion réussie du changement dans la mise en œuvre de la technologie juridique

Suite au panel perspicace – Opérations juridiques : la bataille difficile de la gestion du changement : mise en œuvre de la technologie pour optimiser le service juridique moderne – lors du General Counsel Summit à Sydney, en Australie, le modérateur Sacha Kirk poursuit sa conversation sur la gestion réussie du changement dans la mise en œuvre de nouvelles technologies juridiques.

Traditionnellement perçue comme résistante au changement, la profession juridique a rapidement évolué ces dernières années. À une époque où la technologie remodèle les industries du monde entier, il est clair que même les secteurs les plus solidement établis ne sont pas imperméables. Les cabinets d’avocats et les services juridiques internes adoptent de plus en plus de solutions technologiques juridiques, englobant tout, de la gestion des dossiers aux outils basés sur l’IA pour la recherche juridique.

Cependant, l’introduction d’une nouvelle technologie ne se limite pas au logiciel lui-même. Cela implique un processus holistique de gestion du changement pour garantir une adoption transparente et une utilisation efficace.

L’impératif de la gestion du changement

Le changement est un défi, en particulier dans un domaine comme le droit, qui est profondément enraciné dans les précédents et les traditions. Les professionnels du droit peuvent avoir le sentiment que les nouvelles technologies menacent leurs processus de travail conventionnels ou la valeur de leur expertise. De plus, les avocats manquent de temps et nombre d’entre eux disposent d’une capacité ou d’une bande passante limitée pour de nouveaux projets. Comprendre et surmonter les résistances et les défis opérationnels nécessite une approche structurée de la gestion du changement.

Commencez par une vision claire

Avant même de commencer le processus de mise en œuvre d’une nouvelle technologie, clarifiez les raisons du changement :

• Comprendre le besoin : Pourquoi introduisez-vous cette nouvelle technologie ? Est-ce pour améliorer l’efficacité, accroître la précision ou gérer les risques ?
• Imaginez le résultat : comment le processus de travail quotidien changera-t-il une fois cette technologie mise en œuvre ? À quoi ressemblera le succès ?

Une vision claire vous servira d’étoile polaire, vous guidant tout au long du processus de mise en œuvre et vous servant de point de référence face aux défis. Cela peut aussi être la mesure du succès une fois le projet terminé.

Engager les principales parties prenantes dès le début

Toute stratégie de gestion du changement réussie repose sur l’implication des personnes concernées par le changement :

• Bénéficiez du soutien de la direction : un sponsor exécutif est crucial pour le succès de toute initiative de changement. Ils sont en fin de compte responsables du succès et de l’échec du projet et joueront un rôle essentiel pour influencer les autres parties prenantes et surmonter les obstacles.
• Identifiez les champions du changement : ces personnes peuvent influencer leurs pairs et sont réceptives à la nouvelle technologie. Impliquez-les dès le début, afin qu’ils puissent jouer un rôle essentiel dans la promotion de la technologie et la réponse aux préoccupations.
• Solliciter les commentaires : avant de finaliser la sélection d’une solution technologique, recueillez les commentaires des utilisateurs finaux potentiels. En intégrant leurs commentaires, vous sélectionnerez un produit mieux adapté aux besoins de votre organisation et favoriserez un sentiment d’appropriation parmi les parties prenantes.

Proposer une formation complète

Même la solution de technologie juridique la plus avancée échouera si personne ne sait comment l’utiliser. :

• Recherchez une technologie simple à utiliser : recherchez des solutions faciles à naviguer, pouvant être configurées pour répondre aux besoins et aux méthodes de travail uniques de votre organisation et dotées d’une interface intuitive.
• Sessions de formation personnalisées : différents rôles peuvent utiliser la technologie différemment. L’interaction d’un avocat interne avec un système de gestion des dossiers peut différer de celle du directeur juridique. Veiller à ce que les modules de formation soient adaptés aux besoins spécifiques des utilisateurs.
• Envisagez différents styles d’apprentissage : vérifiez auprès des utilisateurs pendant et après la formation pour vous assurer qu’ils ont bien compris le concept et proposez une aide supplémentaire s’ils en ont besoin. Pensez également à proposer des vidéos de formation à la demande et des sessions sans rendez-vous.
• Opportunités d’apprentissage continu : à mesure que les utilisateurs se familiarisent avec la technologie, ils peuvent découvrir des fonctionnalités avancées ou de nouvelles questions peuvent surgir. Proposez des séances de suivi pour soutenir l’apprentissage continu et recueillir des commentaires.

Communiquer de manière transparente et régulière

Une communication ouverte est la pierre angulaire d’une gestion efficace du changement :

• Définissez les attentes : communiquez quels changements se produiront, quand et quelle assistance sera disponible.
• Répondre aux préoccupations : créez des canaux de communication formels, comme des séances de questions-réponses, où les membres de l’équipe peuvent exprimer leurs préoccupations ou demander des éclaircissements.
• Célébrez les jalons : Reconnaître et célébrer les petites victoires peut remonter le moral et aider à maintenir l’élan. Assurez-vous d’intégrer et de planifier de petites victoires dès les premiers stades et de trouver des moyens de les communiquer.

Surveiller et ajuster

La mise en œuvre de la Legal Tech n’est pas un événement ponctuel mais un processus non linéaire :

• Ayez un plan : fournissez les délais et les attentes aux membres de l’équipe. Assurez-vous que ceux-ci sont réalistes et que l’équipe a la possibilité de gérer les tâches supplémentaires requises.
• Boucles de rétroaction : sollicitez régulièrement les commentaires des utilisateurs. Cela vous aidera à identifier les problèmes ou les cas extrêmes (scénarios qui n’étaient pas planifiés mais qui doivent être gérés) et à les résoudre de manière proactive.
• Indicateurs de performance clés (KPI) : fixez des objectifs mesurables pour la mise en œuvre de la technologie. Surveillez ces KPI pour évaluer l’impact de la technologie et les domaines à améliorer.
• Ajouter de la valeur : assurez-vous de rester à jour avec les nouvelles fonctionnalités ou caractéristiques qui pourraient améliorer davantage vos opérations et apporter plus de valeur à l’organisation. Réfléchissez à la manière dont les fonctions ou équipes adjacentes pourraient également bénéficier de la technologie.

Cultiver une culture d’adaptabilité

En fin de compte, le succès de toute technologie dépend des personnes qui l’utilisent :

• Mettre l’accent sur l’état d’esprit de croissance : favoriser une culture où l’adaptabilité et l’apprentissage continu sont valorisés. Rappelez aux équipes que la maîtrise de nouveaux outils et techniques est une compétence et un ensemble d’aptitudes importants.
• Récompensez l’adaptabilité : reconnaissez et récompensez les individus et les équipes qui sont les premiers à adopter ou qui exploitent la nouvelle technologie de manière innovante.
• Agissez vite : soyez conscient que des défis surgiront et vous apprendrez ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas pour votre entreprise. Soyez prêt à pivoter si nécessaire, mais gardez toujours l’élan vers l’avant.

Conclusion

L’intégration de la technologie dans la fonction juridique n’est pas une question de savoir si mais quand. Alors que le secteur juridique poursuit sa marche inexorable vers la numérisation et l’automatisation, la capacité à gérer efficacement le changement différenciera les entreprises et les services internes performants des autres.

N’oubliez pas que l’augmentation des capacités humaines, et non leur remplacement, est au cœur de toute technologie. En gérant efficacement le changement, en communiquant de manière transparente avec les parties prenantes et en favorisant l’adoption de la technologie avec empathie et clarté, les professionnels du droit peuvent exploiter toute la puissance des avancées technologiques, améliorant ainsi leur prestation de services et leur proposition de valeur.