Exigences de dépôt pour les impôts sur l’emploi

Qu’est-ce que l’avis 931 de l’IRS : exigences de dépôt pour les taxes sur l’emploi ?

IRS Publication 931: Deposit Requirements For Employment Taxes est un document publié par l’Internal Revenue Service (IRS) qui indique aux employeurs comment déposer les retenues de sécurité sociale, d’assurance-maladie et d’impôts sur le revenu pour leurs employés. Les instructions de dépôt dans la publication IRS 931 ne couvrent pas l’impôt fédéral sur le chômage.

Comprendre l’avis 931 de l’IRS : Exigences de dépôt pour les taxes sur l’emploi

L’avis IRS 931 n’est pas un formulaire fiscal, mais fournit des instructions aux employeurs pour qu’ils remplissent le formulaire IRS 941, qui accompagne les retenues à la source. La retenue à la source de l’impôt sur l’emploi par les employeurs reste un principe fondamental des codes fiscaux du monde entier, car tout système reposant sur les employés pour effectuer leurs propres paiements d’impôts entraînerait inévitablement des paiements manqués et des efforts de recouvrement coûteux de la part du gouvernement.

Impliquer les employeurs dans le processus de retenue d’impôt permet aux gouvernements de recevoir au moins une estimation approximative des recettes fiscales dues sur les revenus à la fin de cette année. Aux États-Unis, à la fin de l’année civile, les employés reçoivent le formulaire IRS W-2, qui détaille les retenues à la source payées sur leurs revenus aux autorités fiscales fédérales, étatiques et locales. Après avoir produit une déclaration de revenus, le contribuable pourrait devoir plus ou moins que ce qui a été retenu; le montant est rapproché soit d’un remboursement au contribuable, soit d’une facture d’impôts dus.

L’avis 931 comporte deux calendriers de dépôt

L’avis 931 explique que les employeurs doivent utiliser l’un des deux barèmes de dépôt d’impôt sur l’emploi : bihebdomadaire ou mensuel. Le calendrier de dépôt choisi est basé sur le montant de l’impôt à payer déclaré au cours d’une période rétrospective, qui correspond à quatre trimestres d’année civile commençant le 1er juillet de l’année précédant l’année précédente. Par exemple, la période rétrospective des retenues à la source à percevoir en 2021 commence le 1er juillet 2019 et se termine le 30 juin 2020.

Les employeurs utilisent le calendrier de dépôt mensuel si leur impôt total à payer au cours de la période rétrospective était de 50 000 $ ou moins. Le paiement est dû le 15^e jour du mois suivant le mois au cours duquel les chèques de paie ont été émis. Les employeurs utilisent le calendrier bimensuel si leur impôt total à payer dépasse 50 000 $. Dans ce cas, les paiements sont exigibles le mercredi suivant les jours de paie tombant le mercredi, le jeudi ou le vendredi ; ou le vendredi suivant les jours de paie tombant le dimanche, le samedi, le lundi ou le mardi.

Pour un nouvel employeur, le revenu pour l’année rétrospective est considéré comme nul, ainsi les nouvelles entreprises tombent automatiquement sous le calendrier de paiement mensuel pour la première année, tant que leur impôt à payer au cours d’un mois est inférieur à 100 000 $.

La règle des 100 000 $

La règle dite de 100 000 $ dans l’avis 931 dit que si un employeur dépose 100 000 $ ou plus en retenue d’impôt pour une période de paie, le paiement de l’IRS est dû le jour ouvrable suivant. De plus, à ce moment-là, l’employeur doit immédiatement passer au plan de paiement bihebdomadaire pour le reste de l’année et l’année civile suivante.