Demande de numéro d’identification fiscale (TIN) et de certification

28 février 2023 ThePressFree Aucun commentaire

Si vous travaillez en tant que pigiste ou entrepreneur indépendant, la plupart de vos clients devraient vous demander de remplir le formulaire W-9, Demande de numéro d’identification fiscale (TIN) et de certification. Ce formulaire aide les entreprises à recevoir des informations clés de leurs fournisseurs afin de préparer des déclarations de renseignements pour l’IRS.Les entreprises doivent produire des déclarations de renseignements à l’aide du formulaire 1099-MISC chaque fois qu’elles paient à un pigiste ou à un entrepreneur indépendant un total de 600 $ ou plus au cours de l’année.

Vos clients utiliseront les informations sur votre W-9 pour mettre votre nom, votre raison sociale, votre adresse et votre numéro d’identification fiscale (TIN) sur le 1099-MISC qu’ils déposent à votre sujet. Ils enverront une copie de 1099-MISC à l’IRS et une autre copie à vous fin janvier, après la fin de l’année d’imposition.

Clé à emporter

Le formulaire W-9 est utilisé pour transmettre des informations fiscales d’une partie à une autre.
Le formulaire est utilisé pour transmettre les informations du formulaire 1099 aux contribuables travaillant en tant que contrats indépendants en plus d’autres manières.
Le formulaire W-9 demande le nom du contribuable, son numéro d’identification fiscale, son adresse et des informations spécifiques sur vous ou votre entreprise.
Le formulaire W-9 est utilisé par les particuliers, les sociétés, les fiducies et d’autres entités.
Vous devez garder à l’esprit que le formulaire W-9 contient des informations sensibles ; stockez les copies que vous avez reçues et transmettez les copies que vous avez remplies en toute sécurité.

Quand le formulaire W-9 est nécessaire

Vous pourriez être invité à remplir un W-9 pour un certain nombre de raisons, notamment :

Certaines transactions immobilières
Intérêts hypothécaires payés
Acquisition ou abandon de biens sécurisés
Annulation de dette
Cotisations à un régime de retraite individuel (IRA)

Le formulaire W-9 est utilisé spécifiquement pour collecter des informations fiscales auprès de personnes américaines, y compris des étrangers résidents. Il est également utilisé pour collecter des informations auprès de partenariats, de sociétés, d’entreprises, de successions ou de fiducies nationales.

Comment remplir le formulaire W-9 : Demande de numéro d’identification fiscale (TIN) et de certification

Le formulaire W-9 est l’un des formulaires IRS les plus faciles à remplir, mais si les formulaires fiscaux vous rendent nerveux, ne vous inquiétez pas. Nous vous guiderons à travers la bonne façon de le remplir.

Étape 1: Entrez votre nom tel qu’il apparaît sur votre déclaration de revenus.

Étape 2: Saisissez le nom de votre entreprise ou le nom de votre « entité ignorée », s’il est différent du nom que vous avez saisi à l’étape 1. Par exemple, vous êtes peut-être une entreprise individuelle, mais à des fins de marketing, vous n’utilisez pas votre nom personnel comme nom commercial ; au lieu de cela, vous « faites des affaires sous » un autre nom. Vous saisiriez ce nom ici. Quant à la partie entité ignorée, si vous ne savez pas ce que c’est, vous n’en êtes probablement pas un. Le type d’entité ignoré le plus courant est une société à responsabilité limitée unipersonnelle.

Étape 3: Quel type d’entité commerciale êtes-vous pour la classification fiscale fédérale ? Cochez la case appropriée. Si vous n’êtes pas sûr, vous êtes probablement une entreprise individuelle, car vous auriez dû produire beaucoup de documents pour devenir l’une des autres entités.

Étape 4: Exemptions. Il y a de fortes chances que vous laissiez ces cases vides. Voici quelques exceptions :

1. Les bénéficiaires qui sont exemptés de la retenue de réserve, comme les sociétés (dans la plupart des cas), peuvent avoir besoin d’entrer un code dans la case « Code du bénéficiaire exonéré ». Les instructions du formulaire W-9 répertorient les bénéficiaires exonérés et leurs codes, ainsi que les types de paiements pour lesquels ces codes doivent être utilisés. Les sociétés remplissant un W-9 pour recevoir des paiements d’intérêts ou de dividendes, par exemple, entreraient le code « 5 ».

2. Les bénéficiaires qui sont exemptés de déclaration en vertu de la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) peuvent avoir besoin de saisir un code dans la case « Exemption from FATCA reporting code ». Aucune de ces cases ne s’appliquera à l’entrepreneur indépendant ou au pigiste typique.

Étape 5 : Indiquez votre adresse postale, votre ville, votre état et votre code postal. Que faire si votre adresse personnelle est différente de votre adresse professionnelle ? Quelle adresse devez-vous fournir sur le formulaire W-9 ? Utilisez l’adresse que vous utiliserez sur votre déclaration de revenus. Par exemple, si vous êtes un propriétaire unique qui loue des bureaux, mais que vous produisez votre déclaration de revenus en utilisant votre adresse personnelle, entrez votre adresse personnelle sur le formulaire W-9 afin que l’IRS n’ait pas de difficulté à faire correspondre vos 1099 avec votre formulaire 1040. .

Étape 6 : Dans cette étape facultative, vous pouvez fournir le nom et l’adresse du demandeur. Vous voudrez peut-être remplir cette case pour conserver une trace de la personne à qui vous avez fourni votre numéro d’identification fiscale.

Étape 7 : L’IRS appelle cette section Partie I, ce qui doit vous faire vous demander quelles étaient toutes ces étapes que vous venez de terminer. Ici, vous devez fournir le numéro d’identification fiscale de votre entreprise, qui sera soit votre numéro de sécurité sociale (SSN) si vous êtes une entreprise individuelle, soit votre numéro d’identification d’employeur (EIN) si vous êtes un autre type d’entreprise. Maintenant, certaines entreprises individuelles ont également des EIN, mais l’IRS préfère que les propriétaires uniques utilisent leurs SSN sur le formulaire W-9. Encore une fois, cela facilitera la correspondance des 1099 que vous recevez avec votre déclaration de revenus, que vous déposerez sous votre SSN.

Que faire si votre entreprise est nouvelle et n’a pas d’EIN ? Vous pouvez toujours remplir le formulaire W-9. L’IRS dit que vous devez demander votre numéro et écrire «demandé» dans l’espace réservé au TIN. Vous voudrez obtenir ce numéro le plus rapidement possible car, jusqu’à ce que vous le fassiez, vous serez soumis à une retenue de sauvegarde. Vous pouvez demander un EIN sur le site Web de l’IRS. Voir les instructions ci-dessous pour l’étape 8, partie II, pour en savoir plus sur la retenue de réserve.

Étape 8 : Dans la partie II, vous devez attester de la véracité de toutes vos informations avant de pouvoir signer le formulaire W-9. Mentir intentionnellement sur un formulaire d’impôt peut signifier que vous devrez payer une amende ou aller en prison ; l’IRS ne plaisante pas. Avant de signer le formulaire W-9, voici les déclarations que vous devez certifier véridiques, sous peine de parjure :

1. Le numéro indiqué sur ce formulaire est mon numéro d’identification fiscal correct (ou j’attends qu’un numéro me soit attribué).

Si vous envisagez d’utiliser un numéro d’identification fiscale « emprunté », volé ou inventé, réfléchissez-y à deux fois avant de mentir sous serment.

2. Je ne suis pas soumis à une retenue de réserve parce que : (a) je suis exempté de la retenue de réserve, ou (b) je n’ai pas été informé par l’Internal Revenue Service (IRS) que je suis soumis à une retenue de réserve à la suite d’un défaut de déclarer tous les intérêts ou dividendes, ou (c) l’IRS m’a informé que je ne suis plus soumis à la retenue de réserve.

La plupart des contribuables sont exonérés de retenue à la source. Si vous n’avez aucune idée de ce dont l’IRS parle ici, vous êtes probablement exempté. Si vous n’êtes pas exempté, l’IRS vous en aura informé et l’entreprise qui vous paie doit le savoir car elle est tenue de retenir l’impôt sur le revenu de votre salaire à un taux forfaitaire de 24 % et de l’envoyer à l’IRS. D’ailleurs, vous connaissez maintenant une autre bonne raison de ne pas tricher sur votre déclaration de revenus : vous devrez peut-être en parler à un futur client, ce qui pourrait faire réfléchir l’entreprise à deux fois à votre sujet. Le point (c) indique essentiellement que si vous avez déjà été soumis à une retenue de réserve mais que vous ne l’êtes plus, personne n’a besoin de le savoir.

3. Je suis un citoyen américain ou une autre personne des États-Unis.

Si vous êtes un étranger résident, vous êtes en clair. L’IRS considère également comme une « personne américaine » : un partenariat, une société, une société ou une association créée ou organisée aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis ; un domaine domestique; et une fiducie nationale. Si votre entreprise est une société de personnes qui a un associé étranger, des règles spéciales s’appliquent; lire à leur sujet dans les instructions pour former W-9. Si vous n’êtes pas citoyen américain, vous devrez peut-être remplir le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 à la place.

4. Le ou les codes FATCA saisis sur ce formulaire (le cas échéant) indiquant que je suis exempté de déclaration FATCA sont corrects.

Vous n’aurez probablement pas à vous soucier de celui-ci, qui a à voir avec la loi FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act).

Envisagez de conserver une seule copie d’un formulaire W-9 dans vos dossiers, car vous pouvez envoyer des copies du formulaire W-9 à ceux qui le demandent.

Considérations particulières lors du dépôt du formulaire W-9

Le formulaire W-9 vous indique de rayer le point 2 ci-dessus si vous avez été informé par l’IRS que vous êtes actuellement soumis à une retenue à la source parce que vous n’avez pas déclaré tous les intérêts et dividendes sur votre déclaration de revenus.

Vous pouvez barrer le point 2 si vous remplissez le formulaire W-9 dans le cadre d’une transaction immobilière. L’article 2 ne s’applique pas dans ce cas, donc peu importe si vous êtes assujetti à une retenue de réserve.

Maintenant, si vous lisez attentivement les petits caractères dans les instructions W-9, cela semble indiquer que la plupart des gens ne sont pas du tout tenus de signer ce formulaire. Vous n’êtes généralement tenu de le signer que si l’IRS vous a informé que vous avez précédemment fourni un TIN incorrect. Mis à part les détails techniques, cependant, la personne qui vous a demandé de remplir le formulaire W-9 le considérera probablement comme incomplet ou invalide si vous ne l’avez pas signé, et bonne chance pour essayer de le convaincre du contraire.

Formulaire de retour W-9

Retournez votre formulaire W-9 rempli à l’entreprise qui vous a demandé de le remplir. Idéalement, vous le remettrez en personne pour limiter votre exposition au vol d’identité, mais cette méthode n’est souvent pas pratique. Le courrier est considéré comme relativement sécurisé. Si vous devez envoyer le formulaire par e-mail, vous devez crypter à la fois le document et votre e-mail et vérifier trois fois que vous disposez de l’adresse e-mail correcte du destinataire avant d’envoyer votre message. Des services gratuits sont disponibles en ligne pour vous aider à le faire, mais vérifiez leur réputation avant de leur confier vos documents.

En plus de faire attention à la façon dont vous envoyez un formulaire W-9, soyez respectueux et attentif à la façon dont vous stockez le formulaire W-9 pour les entrepreneurs indépendants qui travaillent pour vous.

Formulaire de remplacement W-9

L’IRS permet aux contribuables de créer et d’utiliser leur propre formulaire W-9. Cette variation est appelée formulaire de remplacement W-9. L’IRS stipule que le formulaire doit être sensiblement similaire au formulaire W-9 officiel de l’IRS et qu’il doit satisfaire à certaines exigences de certification. Les certifications sur le formulaire de remplacement W-9 doivent indiquer clairement que sous peine de parjure, tous les critères sont corrects :

Le NIF du bénéficiaire est correct.
Le bénéficiaire n’est pas assujetti à la retenue de réserve en raison de la non-déclaration des revenus d’intérêts et de dividendes.
Le bénéficiaire est une personne américaine.
Le code FATCA saisi sur ce formulaire (le cas échéant) indiquant que le bénéficiaire est exempté de déclaration FATCA est correct.

L’IRS permet aux utilisateurs de fournir des instructions de certification sur un formulaire de remplacement W-9 d’une manière similaire au formulaire officiel. Cela comprend l’exemption des déclarants de la déclaration FATCA. Cependant, l’utilisation du formulaire de remplacement ne permet pas d’utiliser un W-9 de remplacement pour des questions sans rapport avec un W-9 original ou pour impliquer qu’un bénéficiaire est soumis à une retenue de réserve à moins que certaines dispositions non liées ne soient respectées.

Quelle est la différence entre un W-9 et un 1099 ?

Le formulaire W-9 est utilisé pour collecter des informations auprès d’un contribuable. Ces informations sont ensuite utilisées pour remettre les formulaires fiscaux appropriés au contribuable. L’un de ces formulaires peut être un formulaire 1099 qui est émis pour déclarer les revenus d’un entrepreneur indépendant ou d’une autre personne qui reçoit des paiements pour diverses raisons. Alors qu’un W-9 est utilisé pour recevoir des informations d’un contribuable, un 1099 est utilisé pour transmettre des informations dans l’autre sens.

Dois-je déposer un W-9 auprès de l’IRS ?

Non, le formulaire W-9 est transmis à un employeur qui déclare les impôts en votre nom. Ces informations sont également utilisées pour préparer et distribuer les formulaires fiscaux appropriés au besoin. Votre formulaire W-9 n’est pas inclus dans votre déclaration de revenus et vous n’avez pas besoin d’envoyer directement une copie de votre formulaire W-9 à l’IRS.

Puis-je refuser de remplir un W-9 ?

Oui, vous pouvez refuser de remplir un formulaire W-9. Dans certains cas, vous ne vous sentirez peut-être pas à l’aise de transmettre ces informations sensibles à des tiers inconnus, en particulier en utilisant les moyens demandés. D’autre part, les demandes raisonnables doivent être satisfaites. N’oubliez pas que si vous refusez de fournir des informations fiscales, les entreprises maximiseront souvent le montant de la retenue d’impôt pour être le plus prudent conformément à la réglementation de l’IRS.

Pourquoi un fournisseur demanderait-il un formulaire W-9 ?

Un vendeur vous demande souvent un W-9 s’il va vous payer plus de 600 $ au cours d’une année civile et si vous remplissez d’autres exigences nécessitant une déclaration de revenus fédérale. En utilisant le W-9, le vendeur vous délivrera probablement un formulaire 1099-NEC ou 1099-MISC à la fin de l’année.

L’essentiel

Fournir des informations précises sur votre formulaire W-9 vous aidera à vous assurer que les paiements que vous recevez – ou d’autres transactions nécessitant ce formulaire – sont correctement signalés à l’IRS. Si vous n’êtes pas sûr de certains éléments, comme la classification appropriée de votre entreprise, consultez votre comptable ou un autre conseiller financier.