Définition des frais remboursables
Quels sont les frais remboursables ?
Les frais remboursables sont des choses qu’un employé paie d’avance et qui sont ensuite remboursées par son entreprise. Ces menues dépenses sont souvent liées au travail et peuvent être déductibles d’impôt pour les employés si elles ne sont pas remboursées.
Points clés à retenir
- Les frais remboursables se produisent lorsque vous payez quelque chose avec votre propre argent et ils sont remboursés pour ces dépenses.
- Ceux-ci sont souvent liés au travail et payés par les employeurs pour les déplacements, l’hébergement, certains frais de santé, les fournitures de bureau, etc.
- Les assureurs-maladie exigent également parfois que leurs clients paient les services à l’avance, puis les remboursent plus tard via un processus de réclamation.
- Avec plus d’employés travaillant à distance depuis le début de la pandémie de coronavirus, certains frais supplémentaires peuvent inclure l’Internet haut débit.
- Votre entreprise vous demandera généralement de fournir des reçus pour toutes les dépenses remboursables.
Comprendre les frais remboursables
Par exemple, si un vendeur se rend chaque jour à plusieurs endroits pour rendre visite à des clients en personne, le montant dépensé en essence est une dépense remboursable. Parfois, même l’usure causée par des kilomètres excessifs sur une voiture personnelle utilisée pour le travail sera remboursée à un employé. Tout dépend de la politique de l’entreprise. Un employé peut enregistrer le kilométrage et/ou les frais d’essence et soumettre une preuve à la comptabilité pour le paiement, ou il peut choisir d’utiliser la déduction lors du dépôt des impôts de l’année prochaine.
Des frais remboursables peuvent également survenir lors d’un voyage. Si une partie du travail d’une personne consiste à prendre l’avion et à assister à des conférences tout au long de l’année, les dépenses telles que la nourriture, l’hôtel, les billets d’avion, les pourboires, etc., sont souvent remboursables. Certaines entreprises choisissent de ne pas payer pour les boissons alcoolisées ; encore une fois, c’est une question de politique.
Une autre situation qui nécessite souvent des achats de travail directs est celle où quelqu’un travaille à domicile, tous les jours ou quelques jours par semaine. Habituellement, un télétravailleur se rend dans le magasin de fournitures de bureau local pour acheter des articles tels que des cartouches d’impression, du papier, des accessoires informatiques, etc.
Encore une fois, ces coûts sont remboursables, sauf si un employé choisit de les utiliser comme déductions sur les impôts de l’année prochaine. Lorsqu’une entreprise rembourse des employés, elle peut déduire tous les coûts en tant que dépenses professionnelles sans impact sur les impôts d’un individu.
Une autre façon pour les entreprises de gérer les dépenses consiste à fournir une carte de crédit d’entreprise à leur nom, et le solde est payé directement aux commerçants.
Frais médicaux remboursables
Les compagnies d’assurance traitent souvent directement avec des médecins ou des prestataires de services pour gérer les paiements des dépenses médicales. Pourtant, parfois, les polices d’assurance exigeront que la personne couverte paie le produit ou le service à l’avance, puis soumette un reçu pour remboursement.
Dans le secteur de l’assurance-maladie, les menues dépenses font référence à la partie de la facture que la compagnie d’assurance ne couvre pas et que l’individu doit payer lui-même. Les dépenses de santé directes comprennent les franchises, les quotes-parts et la coassurance.
Les régimes d’assurance-maladie ont des plafonds remboursables. Il s’agit de plafonds sur le montant d’argent qu’un assuré peut dépenser chaque année pour les dépenses de santé couvertes. La Loi sur les soins abordables (ACA) exige que tous les plans de groupe et individuels respectent les directives mises à jour annuellement pour les dépenses maximales, sauf exception.
Pour 2021, les déboursés sont de 8 550 $ pour la couverture individuelle et de 17 100 $ pour la couverture familiale. Bien que les plans ne puissent pas avoir des montants maximums supérieurs à ces limites, beaucoup offrent des maximums inférieurs.
Avantages et inconvénients des frais médicaux remboursables
Certains avantages des frais médicaux remboursables incluent le remboursement après avoir payé de sa poche une dépense médicale. Les assureurs rembourseront les patients pour leurs frais. C’est un moyen d’économiser, car le remboursement est généralement posté quelques semaines après le paiement.
Les inconvénients comprennent que le coût élevé des dépenses médicales peut entraîner un stress financier sur les individus ou les familles.
Frais remboursables vs franchise
De votre poche est le montant maximum d’argent que vous devez payer pour les soins médicaux pour l’année. Les frais remboursables comprennent les franchises et les quotes-parts pour les visites chez le médecin. Une franchise est une somme d’argent que vous devez payer vous-même jusqu’à ce que votre compagnie d’assurance-maladie paie pour vos soins.
Responsabilités des employés
Les employés doivent tenir des registres quotidiens précis des dépenses et fournir des reçus sur des formulaires fournis soit par leur entreprise, soit en ligne et transmis au service de comptabilité selon un calendrier prédéterminé. Tout le kilométrage doit être enregistré, y compris les lectures du compteur kilométrique, les dates et les emplacements. Cependant, les kilomètres parcourus ne sont pas remboursables.
Dans de nombreux cas, il est avantageux et plus facile pour les deux parties si un employeur paie les dépenses à l’avance. Cela peut faire gagner du temps en comptabilité et empêcher un employé de dépenser de l’argent personnel pour des affaires alors que cela pourrait être une épreuve.
Un débours remboursable pour un représentant des ventes pourrait être une facture de restaurant pour courtiser un client potentiel ou le coût de l’essence pour se rendre à un cours de vente dans une ville voisine. La plupart des entreprises ont des lignes directrices pour aider les employés à déterminer quelles dépenses sont considérées comme des frais remboursables et non. Habituellement, les employés devront conserver les reçus et donner des explications détaillées sur leurs achats.
Qu’est-ce qui se qualifie comme frais médicaux remboursables ?
Les frais médicaux remboursables sont des soins médicaux que vous payez et qui ne sont pas couverts par votre police d’assurance, ou qui constituent une quote-part ou une franchise établie par votre compagnie d’assurance.
Comment puis-je calculer mes frais médicaux remboursables ?
Étant donné que les frais remboursables ne sont pas remboursés ou payés par votre compagnie d’assurance maladie, il peut être difficile de calculer votre dépense annuelle. Un bon début est d’examiner votre franchise, ce que vous devrez avant que votre assurance n’entre en vigueur, et d’ajouter votre quote-part annuelle. Le total de ces éléments est un bon début pour calculer vos menues dépenses.
Comment puis-je réduire mes dépenses médicales personnelles ?
Il existe plusieurs façons de réduire les dépenses médicales directes en faisant appel à des médecins du réseau, en lisant attentivement les factures pour détecter les erreurs, en demandant des remises à vos fournisseurs et en utilisant des médicaments sur ordonnance génériques.
Qu’est-ce qu’un plan de remboursement?
Un plan de remboursement est un ensemble écrit de règles et de lignes directrices décrivant les politiques de remboursement d’un employeur. Ce document fournit aux employés des informations sur les types de dépenses liées au travail qui peuvent être remboursées. Il explique les procédures de soumission des dépenses pour remboursement et décrit comment et quand l’employeur remboursera l’employé.
Les dépenses remboursables sont-elles déductibles d’impôt ?
Les employeurs sont autorisés à déduire les remboursements de certaines dépenses professionnelles. Selon l’IRS, une dépense professionnelle doit être à la fois ordinaire et nécessaire pour être déductible. Les dépenses ordinaires sont acceptées et communes pour une industrie spécifique. Les dépenses nécessaires sont appropriées et utiles pour une entreprise ou un commerce.
Comment fonctionne un accord de remboursement de la santé (HRA)?
Un arrangement de remboursement de la santé (HRA) est un régime de santé collectif payé par un employeur. En vertu du régime, l’employeur rembourse aux employés leurs frais médicaux admissibles. L’employé engage d’abord les frais médicaux et demande ensuite un remboursement à l’employeur.
Si les frais médicaux sont couverts, l’employé sera remboursé en franchise d’impôt jusqu’à un montant fixe en dollars. L’employeur décide du montant à verser dans le régime et établit un montant fixe disponible pour remboursement à l’employé par année. Certains HRA permettront le report des montants inutilisés à l’année suivante.