Définition de la transaction
Qu’est-ce qu’une opération ?
Une transaction est un accord conclu entre un acheteur et un vendeur pour échanger des biens, des services ou des actifs financiers. Mais en comptabilité d’entreprise, cette définition simple peut devenir compliquée. Une transaction sera enregistrée plus tôt ou plus tard selon que l’entreprise utilise la comptabilité d’exercice plutôt que la comptabilité de caisse.
- La méthode de comptabilité d’exercice exige qu’une transaction soit enregistrée lorsqu’elle se produit, indépendamment du moment où l’argent est reçu ou les dépenses sont payées.
- La méthode de comptabilité de caisse enregistre une transaction uniquement lorsque l’argent est reçu ou que les dépenses sont payées. Cela peut nécessiter une lettre d’intention ou un protocole d’accord.
La comptabilité d’exercice est utilisée par les entreprises dont les recettes brutes dépassent 5 millions de dollars par an, tandis que la méthode de comptabilité de caisse est utilisée par la plupart des petites entreprises.
Comprendre l’opération
Une transaction de vente entre un acheteur et un vendeur est relativement simple. La personne A paie la personne B en échange d’un produit ou d’un service. Lorsqu’ils sont d’accord sur les termes, la transaction est terminée.
Les transactions peuvent être plus complexes dans le monde de la comptabilité, car les entreprises peuvent conclure un accord aujourd’hui qui ne sera réglé qu’à une date ultérieure. Ou, ils peuvent avoir des revenus ou des dépenses qui sont connus mais pas encore dus. Les transactions avec des tiers peuvent également compliquer le processus.
Le fait qu’une entreprise enregistre les transactions de revenus et de dépenses en utilisant la méthode de comptabilité d’exercice ou la méthode de comptabilité de caisse affecte les rapports financiers et fiscaux de l’entreprise.
Points clés à retenir
- La comptabilité d’exercice reconnaît une transaction immédiatement après sa finalisation, quel que soit le moment où le paiement est reçu ou payé.
- La comptabilité de caisse enregistre une transaction uniquement lorsque l’argent est reçu ou payé.
- La comptabilité de caisse est utilisée par la plupart des petites entreprises, tandis que la comptabilité d’exercice est utilisée par les entreprises dont les recettes brutes dépassent 5 millions de dollars par an.
Utiliser la comptabilité d’exercice
Lorsque la comptabilité d’exercice est utilisée, une entreprise enregistre les revenus lors de l’exécution d’un service ou de la livraison de marchandises. Si un inventaire est requis pour comptabiliser les revenus d’une entreprise et que l’entreprise a des recettes brutes supérieures à 5 millions de dollars par an, l’entreprise utilise normalement la méthode de comptabilité d’exercice pour comptabiliser les ventes et les achats.
Exemples de comptabilité d’exercice
Par exemple, une entreprise vendant des marchandises à un client à crédit en octobre enregistre immédiatement la transaction en tant qu’élément dans les comptes clients. Même si le client n’effectue un paiement comptant sur la marchandise qu’en décembre ou qu’il paie en plusieurs fois, la transaction est enregistrée en tant que produit d’octobre.
Si un client achète quelque chose à crédit, il sera immédiatement enregistré comme une transaction si la méthode de comptabilité d’exercice est utilisée.
Il en va de même pour les biens ou services achetés par l’entreprise. Les frais professionnels sont enregistrés lors de la réception des produits ou services. Les fournitures achetées à crédit en avril sont comptabilisées en charges d’avril, même si l’entreprise n’effectue un paiement comptant sur les fournitures qu’en mai.
Utiliser la comptabilité de caisse
La plupart des petites entreprises, en particulier les entreprises individuelles et les sociétés de personnes, utilisent la méthode de la comptabilité de caisse. Le revenu est enregistré lorsque des paiements en espèces, par chèque ou par carte de crédit sont reçus des clients.
Exemples de comptabilité de caisse
Par exemple, une entreprise vend 10 000 $ de widgets à un client en mars. Le client paie la facture en avril. La société ne comptabilise la vente qu’une fois l’argent reçu en avril.
Pendant ce temps, les dépenses ne sont enregistrées que lorsqu’un paiement est effectué. Par exemple, une entreprise peut acheter pour 500 $ de fournitures de bureau en mai et les payer en juin. L’entreprise reconnaît l’achat lorsqu’elle paie la facture en juin.
Pour des raisons fiscales, la comptabilité de caisse n’est disponible que si une entreprise a un chiffre d’affaires de moins de 5 millions de dollars par an. La comptabilité de caisse est plus facile que la comptabilité d’exercice pour l’enregistrement des transactions, car aucune opération comptable complexe, telle que la comptabilité d’exercice et les reports, n’est nécessaire. Son inconvénient est que le bénéfice de l’entreprise peut varier énormément d’un mois à l’autre, du moins sur le papier.