Comment rester productif tout en restant connecté dans un monde de haute technologie

Si vous regardez la plupart des conseils de productivité sur le lieu de travail recyclés sur le Web, vous obtiendrez les mêmes conseils encore et encore. Les gens vous diront de vous déconnecter d’Internet, de vous déconnecter de toutes les applications et de désactiver votre smartphone. Et bien que ce soit un bon conseil, c’est plutôt inutile pour ceux d’entre nous qui doivent être connectés à tout moment afin de remplir nos tâches.

En tant que personne qui doit utiliser Internet, des appareils intelligents et diverses applications pour exécuter des fonctions liées au travail, comment éviter les distractions inutiles et rester aussi productif que possible ?

L’ironie de la technologie

La productivité peut être décrite comme l’efficacité avec laquelle vous effectuez des tâches dans le but d’atteindre des objectifs. Il ne s’agit pas nécessairement de faire des choses vite, en soi – bien que la vitesse soit certainement un facteur dans certaines situations. Le plus souvent, il s’agit d’être le plus efficace possible avec les ressources dont vous disposez pour vous rapprocher d’un objectif prédéterminé.

Peu importe si vous conduisez un camion à ordures ou dirigez une entreprise de 100 millions de dollars; votre capacité à maximiser votre productivité vous sera bénéfique dans votre carrière. Mais chaque situation est différente. Et tandis que la technologie peut aider à faciliter la productivité grâce à l’automatisation stratégique, elle n’a pas toujours un effet de rationalisation. Pour beaucoup, cela peut en fait entraver les résultats.

Si vous regardez votre vie personnelle, vous pouvez identifier de nombreux domaines où la technologie est utile et plusieurs domaines où elle vous retient. Dans le aider colonne, vous pouvez inclure des éléments tels que la technologie voix-texte sur votre téléphone, des applications de calendrier et la possibilité de rechercher rapidement des informations sur Google. Mais dans le distraction colonne, vous trouverez les médias sociaux, les jeux pour smartphone et le streaming Netflix.

Il en va de même pour votre vie professionnelle. Et tandis qu’un chauffeur de camion poubelle, un athlète ou un coiffeur peut bloquer les distractions numériques relativement facilement et effectuer la tâche à accomplir, les professionnels dans des domaines comme le marketing Internet, la conception graphique ou même la comptabilité sont confrontés à une attaque constante de «pièges» technologiques chaque fois qu’ils utiliser leurs ordinateurs. Si elles ne sont pas traitées de manière stratégique, ces distractions peuvent finalement s’avérer être votre perte.

8 conseils pour une productivité maximale

Dans un sens très réel, la capacité de rester productif malgré les distractions est une question de discipline personnelle. Mais d’un autre côté, il existe des mesures pratiques que vous pouvez prendre pour rester plus discipliné.

En d’autres termes, vous ne pouvez pas ignorer le fait que la technologie crée des problèmes. Mais si vous pouvez apprendre à supprimer les distractions tout en restant connecté, vous finirez par bénéficier de tout le bien que la technologie peut faire. Voici quelques conseils :

Optimisez votre espace de travail

La toute première étape consiste à optimiser votre bureau. Si votre espace de travail n’est pas propice à la productivité, alors ce que vous faites d’autre n’a pas vraiment d’importance – vous jouerez toujours par derrière.

Optimiser votre espace de travail consiste à minimiser les distractions et à vous mettre le plus à l’aise possible. (Pas si confortable que vous vous endormez, mais suffisamment confortable pour que votre corps soit soutenu et que vous n’exercez pas de pression inutile sur vos articulations.)

Consultez la page Facebook de BTOD.com pour des photos inspirantes de différents bureaux à domicile. Beaucoup de leurs clients utilisent une combinaison de bureaux debout, de chaises de bureau ergonomiques et d’autres technologies pour créer des espaces de travail optimisés en fonction des besoins uniques de chaque utilisateur.

Réveillez-vous plus tôt

Si vous travaillez dans un travail où vous êtes constamment inondé de notifications, vous devrez peut-être simplement vous réveiller plus tôt. Ce faisant, vous pouvez vous donner une longueur d’avance sur la journée.

Par exemple, disons que la plupart de vos collègues commencent à travailler à 8h30. En fait, dès que l’horloge atteint huit heures et demie, vous pouvez garantir que les notifications par e-mail et Slack commenceront à s’accumuler. Vous ne pouvez rien y faire. Mais et si vous commenciez votre journée un peu plus tôt ? Au lieu de sauter sur votre ordinateur à 8h30, vous pouvez vous lever quelques minutes plus tôt et commencer à 7h45 ou 8h. Cela vous donne 30 à 45 minutes de temps ininterrompu pour commencer votre journée et prendre de l’avance. . Ensuite, lorsque l’assaut se produit, vous êtes prêt.

Commencez la journée avec une liste

Si vous commencez votre matinée sans plan, vous êtes comme un tumbleweed dans le vent. Partout où le vent souffle, c’est là que vous irez. Mais si vous vous présentez chaque matin avec une liste de tâches et d’objectifs, vous êtes le responsable.

Pour de meilleurs résultats, planifiez votre journée avant de vous coucher la veille. Notez tout ce que vous voulez accomplir dans un ordinateur portable ou une application de productivité. Ensuite, lorsque vous vous réveillez le matin, organisez ces tâches dans un ordre séquentiel. Oui, les choses vont probablement changer à mesure que la journée mûrit, mais avoir un plan en amont vous permet d’avoir plus de succès.

Éliminez les e-mails autant que possible

Le courrier électronique est terriblement distrayant. Bien qu’il serve un objectif, il n’est pas optimisé pour la productivité. C’est un énorme trou noir d’informations qui rivalise pour votre attention et dit constamment : « Mais attendez… il y a plus ! »

Sauf à des fins externes, vous devez chercher à éliminer le courrier électronique en tant que forme de communication au sein de votre entreprise. Au lieu de cela, optez pour des applications de messagerie plus efficaces (comme Slack) et/ou des solutions de gestion de projet où les communications peuvent être associées à chaque tâche individuelle.

Utilisez les paramètres « Ne pas déranger » de votre téléphone

La plupart des gens ne réalisent même pas que leurs smartphones ont des paramètres de productivité intégrés. Une fois que vous savez qu’ils sont là, vous pouvez simplement les optimiser et les activer.

Par exemple, chaque nouveau smartphone dispose d’une sorte de fonction « ne pas déranger » qui vous permet de contrôler quelles notifications sont envoyées à votre téléphone, quand elles sont envoyées et comment vous êtes averti. Par exemple, en appuyant sur un bouton, vous pouvez désactiver toutes les notifications de tous ceux qui ne sont pas votre patron ou votre conjoint. Ou vous pouvez choisir de désactiver toutes les notifications par SMS et e-mail, tout en autorisant les appels téléphoniques. C’est totalement votre appel.

Utiliser des applications de blocage des distractions

Besoin de travailler en profondeur tout en utilisant Internet ? Parfois, la volonté seule ne suffit pas à empêcher votre esprit de vagabonder vers les médias sociaux ou les sites d’information. Dans ces cas, avoir une application de blocage de site Web peut aider.

FocusMe est sans doute la meilleure option. Il vous permet de bloquer des sites Web spécifiques pendant des périodes prédéterminées (ou même de façon permanente). Cela a également l’avantage supplémentaire de vous inciter à faire une pause et de vous encourager à planifier votre temps plus efficacement pour des tâches particulières.

Essayez la technique Pomodoro

La technique Pomodoro est une technique ancienne qui continue de fonctionner dans le monde occupé et connecté numériquement d’aujourd’hui. Voici comment cela fonctionne:

• Choisissez une tâche
• Réglez une minuterie sur 25 minutes
• Travaillez sur cette tâche jusqu’à ce que la minuterie sonne
• Faites une courte pause de 3 à 5 minutes
• Répétez ce cycle quatre fois
• Après avoir terminé quatre séances, faites une pause plus longue de 20 minutes

La puissance de la technique Pomodoro réside dans son accessibilité. Il est suffisamment court pour que la tâche semble gérable, mais suffisamment long pour vous permettre de faire avancer les choses. Et en épousant des pauses entre les sessions, il y a une motivation à passer. (Vous pouvez télécharger une application Pomodoro sur vos appareils pour faciliter le suivi des cycles.)

Organiser une réunion debout quotidienne

La plupart des réunions sont une perte de temps. Les gens arrivent tard et il y a un tas de bavardages au début. Une fois la réunion commencée, les gens commencent à lancer des idées et à brouiller les pistes avec des questions et des idées sans rapport. Puis à la fin, les gens partent sans aucune étape d’action ou sans appropriation claire de tâches spécifiques. Alors vous planifiez une autre réunion pour nettoyer les pièces. (Rincez et répétez.)

Les réunions tuent la productivité. Au lieu de cela, commencez chaque journée en organisant une réunion debout de 15 à 20 minutes avec votre équipe. Ces réunions commencent toujours précisément à l’heure et il n’y a absolument pas de bavardage. Chaque personne dispose de deux à trois minutes pour discuter de ce qu’elle a accompli hier, de ce sur quoi elle travaille actuellement et des obstacles qui se dressent sur son chemin. À la fin de la réunion, chaque individu reçoit des étapes d’action claires pour la journée.

Transformez la technologie en un atout

La technologie peut être une distraction ou un atout. L’espoir est qu’après avoir lu cet article, vous disposez maintenant d’une liste de plusieurs mesures proactives que vous pouvez prendre pour neutraliser les pièges néfastes de la technologie moderne et maximiser les avantages puissants. Cela ne se fera pas du jour au lendemain, mais des progrès peuvent être réalisés cette semaine. Commencez par quelques petits pas et laissez l’élan se développer !