Allocation en espèces Définition

Qu’est-ce qu’une allocation en espèces?

En comptabilité financière, une allocation en espèces fait référence à une dépense qui est remboursée immédiatement en espèces, au lieu d’être remboursée à une date ultérieure. Les employeurs accordent généralement aux employés des allocations en espèces pour couvrir les frais accessoires et les dépenses liées au travail, telles que les repas, l’hébergement, le nettoyage à sec et les fournitures de bureau.

Les allocations en espèces peuvent également faire référence à une incitation initiale qu’un concessionnaire automobile utilise pour vendre des voitures. Alternativement, il peut faire référence à une somme d’argent nominale versée par les parents à leurs enfants pour effectuer diverses tâches ménagères ou tâches ménagères.

Comprendre une allocation en espèces

Un exemple courant d’allocation en espèces est l’utilisation d’un compte de petite caisse. Ce fonds est une petite somme d’argent en caisse utilisée pour payer des dépenses trop petites pour mériter l’émission d’un chèque. Un fonds de petite caisse offre une commodité pour les petites transactions telles que les repas, les fournitures de bureau, les frais postaux, etc. Il peut y avoir un tiroir-caisse ou une boîte dans chaque département pour les grandes entreprises.

Une autre allocation en espèces courante est une dépense journalière. Les entreprises qui fournissent une indemnité journalière en espèces peuvent l’appeler per diem, ce qui se traduit par « par jour » en latin. Par exemple, une entreprise peut payer une indemnité journalière à un responsable marketing chaque fois qu’il se rend dans un bureau régional pour former un nouveau membre du personnel.

Si vous voyagez pour affaires ou avez des employés qui voyagent, il est important de comprendre les indemnités journalières, qui offrent une alternative au remboursement basé sur des notes de frais détaillées et nécessitent une comptabilité moins élaborée.

En règle générale, les allocations en espèces sont considérées comme un revenu imposable pour l’employé, comme les salaires et traitements. L’employé peut alors déduire les dépenses liées à l’emploi de l’augmentation de revenu.

Par exemple, si un employé reçoit une allocation annuelle en espèces de 10 000 $ pour les dépenses liées au travail en plus d’un salaire annuel de 75 000 $, son revenu imposable serait de 85 000 $ (75 000 $ + 10 000 $). L’employé peut alors déduire les dépenses liées au travail de son revenu de 85 000 $ au moment de l’imposition.

Établissement d’une allocation en espèces

La fixation d’une allocation en espèces dépend des facteurs suivants :

• Temps d’affectation: Les entreprises déterminent souvent une allocation en espèces appropriée en fonction de la durée de l’affectation de l’employé. Si un membre du personnel travaille dans un bureau interétatique pendant une semaine, son indemnité peut être basée sur le coût quotidien moyen des taxis, des repas et du logement multiplié par cinq jours. Par exemple, une dépense quotidienne de 100 $ x cinq jours = une allocation en espèces de 500 $.
• Emplacement: La ville, l’état ou le pays où l’employé travaille peut déterminer l’allocation en espèces qu’il reçoit. Par exemple, une entreprise fournirait généralement une allocation en espèces plus élevée pour le personnel travaillant à New York que les employés travaillant à Kansas City en raison du coût de la vie plus élevé à New York.
• Taux journalier fédéral: Les entreprises peuvent utiliser le taux journalier fédéral comme référence pour fixer une allocation en espèces. Si les entreprises fixent une allocation égale ou inférieure au taux journalier fédéral et que l’employé remplit une note de frais, l’Internal Revenue Service (IRS) ne la considère pas comme faisant partie du salaire de l’employé.

Allocations en espèces pour voitures neuves

Les concessionnaires automobiles offrent des allocations en espèces pour augmenter le chiffre d’affaires et respecter les quotas de vente. Une allocation en espèces est généralement disponible pour les voitures que le concessionnaire pense ne pas vendre avant six mois ou plus. Du point de vue de l’acheteur, l’allocation en espèces est déduite du prix de détail suggéré de la voiture.

La plupart des allocations en espèces ont une date d’expiration entre un et deux mois, bien que l’incitation puisse être prolongée si le concessionnaire automobile a besoin de plus de place pour les modèles plus récents.

Souvent, les acheteurs utilisent une allocation en espèces pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires, telles que des vitres teintées ou une mise à niveau vers des sièges en cuir. Avant d’accepter une offre d’allocation en espèces, il est prudent de rechercher le concessionnaire pour s’assurer qu’il n’y a aucun lien avec une activité frauduleuse.