3 façons dont la technologie a changé notre façon de faire des affaires
L’un de mes premiers moments de « bienvenue dans le monde réel » s’est produit lorsque j’étais jeune stagiaire en fiscalité dans un petit cabinet comptable. Cette saison des impôts, un monsieur plus âgé est venu au bureau pour déposer ses documents fiscaux dans une boîte à chaussures, littéralement. Une boîte à chaussures avec des reçus débordant de sous le couvercle qui avait apparemment été réutilisée et réutilisée pour le stockage de documents depuis une époque lointaine où les voitures étaient encore équipées de lecteurs de cassettes.
Debout dans la salle des archives, fixant le gâchis de reçus froissés, je me demandais à haute voix : « Qui va organiser ce gâchis en une sorte de données utilisables ? À ce moment-là, un associé de l’entreprise qui passait par là s’est retourné, a souri et a dit: « Pourquoi, tu l’es! » Je suppose que je suis entré directement dans celui-là. Tu ferais mieux de te mettre au travail, stagiaire.
Pendant des générations, c’est ainsi que le travail fiscal et la relation avec votre comptable se sont déroulés : trouvez la meilleure option dans votre indicatif régional et déposez votre boîte à chaussures proverbiale.
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Cependant, nous sommes en 2022 et nous avons la capacité d’aller beaucoup plus loin que cela. Les propriétaires d’entreprises modernes ont accès à un éventail national de comptables grâce à la puissance de la technologie. ils ne sont plus limités par le fait d’être dans les limites de la même ville ou même du même état. De même, les comptables peuvent se regrouper de nouvelles façons, se spécialisant et se concentrant sur des industries et des types d’entreprises spécifiques d’une manière qui n’était pas possible auparavant.
Dans cet article, je soulignerai trois domaines où les développements technologiques changent la façon dont notre cabinet interagit et fait des affaires avec nos clients dentaires. La technologie évolue rapidement, nous évaluons donc constamment de nouvelles options, mais je vais me concentrer sur certaines des applications spécifiques que nous utilisons actuellement pour mettre en œuvre cette technologie.
Le nuage
Un endroit naturel pour commencer notre discussion est avec le cloud. Nous utilisons le système ShareFile de Citrix pour stocker et partager en toute sécurité des documents via le cloud. ShareFile fournit également des services de signature électronique aux documents, ce qui a été une bouée de sauvetage pendant la pandémie. De même, nous utilisons Intuit Link comme questionnaire fiscal numérique et organisateur fiscal pour aider les clients à trier et télécharger leurs documents chaque printemps.
En général, les clients veulent un processus fluide pour soumettre leurs documents fiscaux. Ils veulent être en mesure de soulager une partie de la douleur de la saison des impôts et de produire leur déclaration à temps sans avoir à prolonger leurs déclarations uniquement pour des retards administratifs. L’utilisation de la technologie cloud aide notre cabinet à organiser le flux d’informations pour fournir les résultats optimaux aux clients.
Zoomer et tisser
Une autre technologie avec laquelle tout le monde s’est familiarisé ces dernières années est Zoom. Nous avons tous eu des expériences positives et négatives avec les réunions virtuelles, mais Zoom est indéniablement devenu un outil utile pour nous aider à rencontrer des clients à distance. Cependant, un inconvénient de la technologie de réunion virtuelle est qu’elle nécessite une synchronisation entre les utilisateurs, c’est-à-dire que les deux utilisateurs doivent être connectés et disponibles en même temps pour utiliser le service.
Loom est une entreprise avec laquelle j’ai expérimenté récemment et qui essaie de résoudre ce problème. Loom fournit un logiciel d’enregistrement vidéo conçu pour la communication asynchrone. Je peux l’utiliser pour enregistrer des vidéos pour les clients, leur envoyer un lien de style YouTube et ils peuvent le regarder à leur guise. Une partie de la beauté de Loom est qu’il rationalise le processus de création vidéo – il n’y a pas de logiciel d’édition requis, pas de décisions de rendu ou de compression à prendre, et pas de tableau déroutant d’extensions de fichiers (qui connaît vraiment les avantages et les inconvénients de .MKV par rapport à .AVI en tous cas?). Vous cliquez simplement sur un bouton pour enregistrer une vidéo sur votre ordinateur, puis, quelques secondes après l’avoir terminée, votre vidéo est disponible dans le cloud, prête à être partagée avec un lien.
J’avoue que je n’ai fait qu’effleurer la surface de cette technologie jusqu’à présent, mais il existe un éventail de modules complémentaires – tels que des sondages, des réponses, des commentaires, des statistiques, etc. – qui peuvent être implémentés. Les applications pour notre entreprise sont infinies, des vidéos pratiques sur l’utilisation du logiciel de paie ou le financement électronique de votre IRA, aux vidéos éducatives telles que la formation 401 (k) pour les nouveaux employés ou un examen vidéo à la demande d’une déclaration de revenus.
Générateurs d’applications sans code
Enfin, un autre domaine de la technologie qui m’a enthousiasmé par les possibilités est la liste croissante des créateurs d’applications sans code. Ce sont des applications qui permettent aux personnes qui n’ont aucune connaissance en codage informatique de créer, d’automatiser et d’innover de nouvelles microapplications.
Ces plates-formes permettent aux utilisateurs de créer facilement des applications pour répondre aux besoins personnalisés de leur entreprise dans un délai considérablement réduit par rapport à ce qui était disponible il y a encore quelques années. Bien qu’il existe de nombreuses plates-formes desservant cet espace, notre société a adopté QuickBase comme plate-forme principale.
Au cours des dernières années, nous avons créé des dizaines d’applications personnalisées pour les besoins de notre entreprise, de la facturation des clients et de la collecte de données à la gestion de projets organisationnels, comme le suivi des déclarations de revenus et la gestion des données 1099/W-9 des clients. Un coup d’œil à mon tableau de bord interne peut me renseigner sur l’état de la comptabilité d’un client, sur toute déclaration de revenus en suspens, sur une facture manquante ou même sur l’état de son recensement 401(k) et de ses allocations.
Je peux également organiser et soumettre mes reçus d’un récent voyage d’affaires, réserver une salle pour une prochaine réunion avec un client, télécharger mes formulaires de ressources humaines et de conformité, ou accéder aux contacts d’urgence de mon équipe, pour n’en nommer que quelques-uns. Toutes ces applications ont été conçues par notre entreprise, et je promets que même si nous sommes ringards, aucun d’entre nous ne se considérerait comme des programmeurs informatiques avancés.
QuickBase nous a également été utile pendant la pandémie de COVID-19, lorsqu’il nous a aidés à nous organiser alors que le gouvernement déployait des programmes de secours à un rythme incroyable. Nos applications internes pour PPP1, PPP2, Employee Retention Credit, chômage suralimenté, HRSA Provider Relief Fund, etc., ont sauvé la vie au cours des deux dernières années. Les applications ont permis à nos équipes de développer et de mettre à jour ces programmes en collaboration en temps réel à mesure que les détails changeaient ou que de nouvelles connaissances émergeaient. En retour, cela nous a aidés à garder nos clients en première ligne pour réclamer rapidement ces avantages pendant la pandémie.
Je suis un peu accro à l’innovation et à la technologie, donc explorer de nouvelles options m’excite toujours pour les opportunités à venir. Mais quand je pense à la façon dont les choses se faisaient auparavant – et au nombre de cabinets dans le domaine de la comptabilité qui se sentent encore résolument des années 1980 dans leur technologie – je suis reconnaissant de pouvoir étendre les ressources dans mon domaine. Après tout, je me suis fait la promesse il y a dix ans de rester le plus loin possible des boîtes à chaussures !
Si votre CPA actuel vous frustre par un manque d’options technologiques avant-gardistes, envisagez de rechercher un cabinet comptable plus progressiste.
Note de l’auteur: Moss, Luse & Womble, LLC (« MLW ») est un conseiller en placement inscrit auprès de la Securities and Exchange Commission des États-Unis. Les informations contenues dans cet article sont destinées à fournir des informations générales et sont à titre informatif uniquement. Il n’est pas destiné à offrir des conseils en investissement ou à se substituer à l’obtention de conseils comptables, fiscaux ou financiers auprès d’un comptable professionnel ou d’un conseiller financier.
Note de l’éditeur: Cet article est paru dans l’édition imprimée de mai 2022 de Économie dentaire magazine. Les dentistes d’Amérique du Nord peuvent bénéficier d’un abonnement gratuit à la version imprimée. Inscrivez-vous ici.