Utiliser la technologie pour atténuer les risques et éviter les litiges
Un logiciel spécifique à l’industrie permet aux équipes de terrain d’enregistrer soigneusement l’avancement du projet et augmente la visibilité pour l’équipe de gestion, ce qui réduit les conflits et les retouches. Cependant, toutes les technologies ne sont pas créées de la même manière.
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En matière de gestion des risques, les entreprises de construction modernes disposent de nombreux outils utiles. Les solutions numériques pour les rapports et la documentation quotidiens aident les entrepreneurs à garder les chantiers plus sûrs et plus productifs que jamais.
Un logiciel spécifique à l’industrie permet aux équipes de terrain d’enregistrer soigneusement l’avancement du projet et augmente la visibilité pour l’équipe de gestion, ce qui réduit les conflits et les retouches. Cependant, toutes les technologies ne sont pas créées de la même manière.
Il est important que les entreprises de construction examinent attentivement leurs options et investissent dans des outils numériques qui les protègent des litiges tout en rendant le processus de signalement simple et efficace pour toute l’équipe.
Comment le reporting numérique améliore-t-il la visibilité ?
Aujourd’hui encore, un nombre important d’entreprises de construction utilisent des rapports papier et stylo ou des feuilles de calcul de base pour suivre le travail effectué sur le terrain. La plupart des sous-traitants ont du mal à effectuer les tâches quotidiennes de création de rapports lorsque ces méthodes traditionnelles sont utilisées, car la capture, l’enregistrement et le partage manuels des données nécessitent un temps de travail considérable et précieux.
Les responsables passent ensuite des heures à essayer de retrouver les informations dont ils ont besoin pour surveiller correctement les calendriers, les budgets et les problèmes de sécurité, avant de pouvoir les analyser et organiser des rapports pour les partenaires et les clients. Non seulement ces obstacles rendent le processus de signalement trop long, mais les rapports manuscrits ne sont pas non plus fiables. Ils peuvent facilement être mal interprétés, et parfois ces erreurs de communication entraînent des erreurs coûteuses.
Le reporting numérique simplifie le processus de collecte de données, normalise les formats de rapport et rationalise la communication. L’utilisation du bon logiciel aide les sous-traitants sur le terrain à fournir systématiquement des mises à jour détaillées sur les progrès et à les partager en temps réel, d’une manière facile à digérer pour les parties prenantes du bureau. Ils bénéficient d’une visibilité accrue sur les progrès quotidiens et peuvent mieux comprendre ce qui se passe sur site. Ils peuvent également partager ces informations avec les clients pour renforcer la confiance et mieux gérer les attentes.
Quelles fonctionnalités de reporting numérique sont importantes ?
Avant d’investir dans un nouveau logiciel, les entreprises de construction doivent tenir compte de plusieurs facteurs.
Facilité d’utilisation
Afin d’atténuer au mieux les risques, une solution de reporting numérique doit être facile à adopter. Si les équipes de terrain ne peuvent pas comprendre intuitivement l’interface ou si les informations du rapport sont mal organisées, cela ne fera pas gagner de temps sur le stylo et le papier.
Les équipes de terrain doivent pouvoir capturer des données sur le terrain à l’aide de leurs appareils mobiles préférés. Le logiciel devrait proposer des modèles de rapport et des listes de contrôle qui aident les entrepreneurs à fournir rapidement des détails précis avec peu de surveillance. Ensuite, une fois les données du rapport soumises, les responsables doivent pouvoir les consulter en un coup d’œil et organiser automatiquement les informations dans différentes vues qui les aident à suivre la production à un niveau granulaire.
Rapports en temps réel
La technologie est utilisée chaque jour pour partager des informations instantanément. Une solution de reporting numérique doit avoir les mêmes capacités. Grâce au stockage dans le cloud, les données des rapports peuvent être partagées en temps réel, de sorte que toutes les parties prenantes ayant accès puissent voir les mises à jour sur le terrain au fur et à mesure qu’elles sont téléchargées.
Cette visibilité à jour signifie que tout le monde est tenu au courant et que les problèmes mineurs de qualité, de sécurité et de planification peuvent être détectés immédiatement avant qu’ils ne se transforment en problèmes à long terme.
Capacités photo
Les photos et les vidéos montrent le chantier plus en détail que le texte. Parfois, les problèmes qui seraient manqués dans les rapports écrits sont facilement remarqués et corrigés lorsqu’il existe une documentation visuelle. Ceci est particulièrement important lorsque les chefs de projet ne peuvent pas superviser physiquement tous les aspects d’un projet de construction complexe.
Un logiciel de reporting numérique qui permet une capture photo et vidéo facile, en particulier lorsque des horodatages automatiques sont inclus, protège les entreprises de construction contre les litiges, non seulement en raison de la visibilité accrue qu’ils offrent. Ils peuvent également aider à résoudre les litiges, car une photo ou une vidéo peut éliminer le doute lors de l’identification de la cause exacte d’un retard ou de la chronologie des dommages accidentels.
Revue historique
Les rapports numériques doivent être stockés dans des bibliothèques organisées qui sont plus faciles à parcourir que les classeurs physiques. Lorsque les informations d’un rapport particulier doivent être localisées pour résoudre rapidement un litige, les entreprises de construction doivent pouvoir les rechercher et les trouver avec peu d’effort manuel.
Le stockage organisé des rapports aide également les entreprises de construction à faire de meilleures offres. Ils peuvent facilement consulter les données des rapports historiques et prendre des décisions précises concernant le budget et les calendriers.
Fonctionnalités de messagerie
Certains logiciels de rapports numériques permettent la messagerie dans le système, ce qui signifie que les entrepreneurs n’auront pas à ouvrir des e-mails ou des SMS séparés pour lire des informations de sécurité importantes. Les entreprises de construction peuvent informer les travailleurs sur le terrain directement dans le système dans lequel ils travaillent s’il existe un risque professionnel ou une préoccupation environnementale qui affectera leurs tâches quotidiennes.
Le reporting numérique empêchera-t-il les litiges ?
Bien qu’aucune solution ne puisse éliminer complètement les risques du projet, pour la plupart des entreprises de construction, le reporting numérique aide à prévenir les litiges bien mieux que les méthodes de reporting traditionnelles. En plus de l’atténuation des risques, le reporting numérique permet d’économiser du temps et de l’argent en donnant aux parties prenantes une vue très précise des progrès et de la productivité au jour le jour.