Trois changements technologiques pandémiques qui annoncent l’avenir du travail

Pourquoi la gestion des documents, les formulaires numériques et les comptes fournisseurs automatisés sont là pour rester

GREENWOOD VILLAGE, CO / ACCESSWIRE / 2 juin 2021 / Le passage au travail à distance nécessite l’utilisation d’enregistrements numériques pour être productif et efficace. Pourtant, la conversion de fichiers papier en fichiers électroniques a été un défi pour de nombreuses organisations, en particulier pour celles qui n’ont pas commencé le processus avant la pandémie.

De nombreuses organisations ont mis en place des mesures provisoires lorsque la pandémie a fermé ses bureaux pour la première fois. Mais à mesure que la réalité du « nouveau travail normal » s’est installée, les entreprises ont besoin d’une technologie et d’outils de collaboration éprouvés et axés sur la valeur pour maintenir la charge de travail et répondre aux besoins des clients et des clients à long terme, a déclaré HK Bain, président et chef de la direction de Digitech Systems.

« Il a été immédiatement reconnu que les organisations doivent mettre en œuvre des systèmes pour rester productives avec des équipes de travail à distance », a déclaré Bain. « Mais cela a été plus difficile pour les entreprises qui, historiquement, comptaient sur le travail d’équipe et les échanges au bureau comme principal moyen de faire avancer les choses. »

De nombreuses entreprises qui nécessitent des interactions en face à face ont souffert au cours de la dernière année en raison de la nécessité de fermer des bureaux et de renvoyer des employés chez eux en réponse aux commandes de séjour à domicile. Des départements et des entreprises entiers ont investi et sont en train d’investir et d’adapter leurs politiques pour faire face à cette nouvelle réalité.

De plus, les attentes des consommateurs évoluent, conduisant à une préférence marquée pour les échanges en ligne chaque fois que cela est possible. C’est pourquoi les trois principaux changements technologiques pandémiques incluent la gestion des documents basée sur le cloud, les formulaires numériques et les comptes fournisseurs automatisés. Tous les trois sont là pour rester.

1. Gestion de documents basée sur le cloud

Les entreprises dotées d’une gestion de documents basée sur le cloud n’ont pas rencontré les mêmes problèmes lors du transfert des employés vers des environnements de travail à distance, car elles n’avaient pas besoin de modifier la façon dont elles accédaient et utilisaient les données dans les processus métier. Ils ont connu moins de frictions et moins de défis.

L’histoire continue

• Cooperative Education Services (CES), une agence d’approvisionnement en éducation du Nouveau-Mexique, a géré des montagnes de paperasse pour fournir des services à ses membres. Ils ont effectué une transition vers la gestion des documents basée sur le cloud avant la pandémie. Il n’y aurait eu aucun moyen de continuer à faire des affaires à distance s’ils n’avaient pas déjà numérisé les dossiers et convertis en un processus automatisé. « Sans ImageSilo, nous n’aurions aucun moyen de travailler à la maison. Notre activité continue. Nous n’avons pas eu de ralentissement car les écoles, les villes et les comtés doivent toujours acheter et payer », a expliqué Robin Strauser, directeur adjoint de la CES. Réalisateur.

2. Formulaires numériques

• S’appuyer sur des formulaires papier peut entraîner des maux de tête et des inefficacités opérationnelles, mais ils sont couramment utilisés dans presque toutes les entreprises. Dans un monde post-pandémique où de nombreuses interactions avec les clients se produisent virtuellement, le fait de ne pas disposer de formulaires électroniques dynamiques (eforms) crée des maux de tête et des goulots d’étranglement pour toutes les personnes impliquées.

• Real Property Management Vancouver (RPMV) avait récemment terminé de déplacer ses processus documentaires vers une plate-forme unique de gestion de documents basée sur le cloud avec des formulaires électroniques avant la pandémie. Les formulaires en ligne leur permettent de collecter et d’échanger des informations et de signer numériquement des documents importants avec leurs clients depuis pratiquement n’importe quel endroit. « Les affaires fonctionnent à une vitesse normale. Cela n’a en aucun cas entravé nos processus d’avoir des personnes travaillant à distance », a expliqué Bob Butterfield, propriétaire.

3. Processus automatisés des comptes fournisseurs (AP) dans le cloud

• Il en coûte en moyenne 11,76 $ pour traiter une seule facture, et 70 à 80 % des factures aux États-Unis sont encore sur papier, selon l’Institute of Finance and Management (IOFM). Cependant, les entreprises qui passent des factures papier aux factures numériques économisent 5,46 $ par facture.

• De nombreux professionnels de l’AP ont été effrayés par l’automatisation car ils pensaient que les fournisseurs devraient émettre des factures électroniques dans le même format standard pour devenir entièrement numériques. Bien que les factures puissent arriver sous de nombreux formats et types de fichiers différents, Enterprise Content Management (ECM) peut tous les gérer.

• Prestige Care fournit des services de vie autonome, d’aide à la vie autonome, de réadaptation et de santé à domicile avec plus de 6 000 employés répartis dans 86 établissements différents à travers l’ouest des États-Unis. En déplaçant leur point d’accès vers le cloud et en automatisant le flux d’approbation des factures, ils ont réduit le temps de traitement des factures de 57 %, économisant ainsi plus de 88 000 $ par an. Pouvoir récupérer instantanément les documents AP a également amélioré l’efficacité de l’ensemble de l’organisation.

• RC Bigelow est la première entreprise de thé de spécialité aux États-Unis. Après avoir automatisé leurs processus AP, Nucleus Research, une organisation d’analystes indépendants spécialisée dans le retour financier sur investissements technologiques, a calculé le retour sur investissement de leur passage à AP dans le cloud à 813 %.

• MSI Mold Builders produit des moules de fabrication et son service AP avait du mal à gérer plus de 1 200 factures mensuelles. Le passage à AP dans le cloud a réduit le temps de traitement des factures de 75 % et leur permet d’économiser plus de 676 000 $ par an.

« La numérisation de fichiers dans un environnement cloud dynamique est essentielle pour les entreprises bien gérées d’aujourd’hui. Dans un monde en évolution, le maintien d’un accès à distance sécurisé aux documents, formulaires et données financières de l’entreprise aide les entreprises à limiter les pertes de temps et à offrir le meilleur service client possible », a déclaré Bain . « La gestion des documents basée sur le cloud, prise en charge par les formulaires numériques et l’automatisation des processus, est là pour rester. »

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À propos de Digitech Systems, LLC
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Digitech Systems continue d’élever le niveau d’excellence dans le secteur de l’ECM, comme en témoignent les nombreux prix qu’ils ont reçus, dont plusieurs Nucleus Research ROI Awards. De plus, Buyer’s Lab a choisi à plusieurs reprises PaperVision Capture comme la meilleure solution de capture de données et de workflow et PaperVision^®Enterprise en tant que logiciel ECM le plus remarquable du marché. Pour en savoir plus sur les logiciels et les services de l’entreprise qui fournissent n’importe quel document, n’importe où, n’importe quand, visitez www.digitechsystems.com.

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LA SOURCE: Systèmes Digitech

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