Révolutionner la communication et la collaboration pour le monde hybride
Le travail hybride est souvent considéré comme faisant partie d’un nouveau monde du travail. Mais il se peut que l’un des plus grands défis auxquels les entreprises seront confrontées est que ce nouveau monde du travail n’est en fait pas si nouveau. En effet, l’un des problèmes est que la plupart des entreprises utilisent encore la culture de la réunion des années 50.
Une tâche fondamentale de base sera au moins de minimiser ce qu’Alexia Cambon, directrice de recherche chez Gartner, décrit comme une «épidémie de fatigue». Cela suppose que «l’essentiel du travail doit être effectué en réunion plutôt que de travailler ensemble mais séparément, en utilisant un lecteur ou un e-mail ou en collaborant séparément». Une partie de cela est un symptôme du travail à distance, mais d’autres ont également été exacerbées par inadvertance par les stratégies des organisations, dit Cambon. (voir encadré ci-dessous).
Dans un monde hybride, Cambon pense qu’il y aura quatre modes de fonctionnement clés: colocalisé, distribué, synchrone (personnes travaillant ensemble en même temps) et asynchrone.
«Nous pensons qu’il est nécessaire d’utiliser les quatre modes de manière égale et d’investir dans la technologie en conséquence», dit-elle. «Vous ne devriez pas surinvestir dans un ou deux domaines seulement, car cela ne sera pas durable, mais actuellement, une grande partie de l’investissement est dans des méthodes de travail colocalisées et synchrones.»
Matthieu Beucher, fondateur et directeur général du fournisseur d’outils de collaboration Klaxoon, est d’accord, notant que l’utilisation d’un mélange d’approches est vitale. «La productivité et la créativité de l’équipe ne peuvent pas passer par un tunnel de réunions consécutives toute la journée, et chaque membre de l’équipe doit avoir la capacité de travailler individuellement sur des missions sans perdre la vue de ce que le reste de l’équipe est en train de faire. à », dit-il.
Les limites des outils de communication et de collaboration
Mais selon Craig Roth, vice-président de la recherche chez Gartner, ce ne sont pas seulement les approches de travail qui posent problème, mais aussi les limites des outils de communication et de collaboration existants. L’un des plus grands défis, dit-il, est qu’il y en a tout simplement «tellement nombreux», traitant toutes les tâches imaginables, de la conférence Web et du brainstorming à la reconnaissance des employés.
«Je suis sûr que chaque outil isolé est excellent et répond à un besoin, mais lorsque vous les assemblez, vous vous retrouvez avec le problème« encore une autre chose à vérifier »», déclare Roth. «Cela a créé de la fatigue autour d’eux, et cela n’aide pas nécessairement s’ils proviennent d’un seul fournisseur, tel que Microsoft ou Google, car ils ne sont toujours pas intégrés, avec des applications sous-tendant les processus métier comme le CRM. [customer relationship management], ce qui signifie qu’il est difficile de passer de l’un à l’autre. »
Mais ce scénario n’est pas seulement stressant et prend du temps pour l’individu. D’un point de vue commercial, cela signifie également que des informations importantes peuvent finir par être enterrées ou simplement perdues dans le bruit, ce qui peut nuire à la prise de décision ou aux temps de réponse ennuyeux – et cette situation ne fera que s’aggraver à mesure que le travail hybride s’installe. .
«La vie deviendra plus fracturée si les gens ne travaillent pas toujours au même endroit et en même temps que leurs collègues, ce qui rend plus difficile de remarquer les choses si elles ne sont pas évidentes», dit Roth. « Ainsi, le travail hybride ne mettra en évidence qu’un problème existant. »
Une partie de ce problème a été créée par les fournisseurs qui, au lieu de se concentrer sur l’amélioration de l’expérience utilisateur, ont choisi de surcharger les utilisateurs de fonctionnalités alors qu’ils tentent de surpasser leurs rivaux. Mais une partie de cela est également liée à la façon dont les services informatiques configurent le logiciel, qui comprend des alertes et des notifications.
Cette mauvaise expérience utilisateur trop fréquente n’est pas non plus aidée par le fait que les appareils actuels sont conçus pour la productivité plutôt que pour la collaboration, ce qui les rend difficiles à utiliser dans le contexte actuel, explique Dave Johnson, analyste principal pour l’expérience employé chez Forrester.
Retour vers le futur?
Ce qui peut aider à l’avenir, cependant, c’est l’avènement de nouvelles approches, telles que l’intégration d’objectifs ou de plusieurs caméras dans les écrans, ce qui facilite le travail avec d’autres personnes à distance. Un logiciel de réunions est également susceptible d’émerger et peut s’optimiser automatiquement pour différents types de sessions, allant des événements individuels et de brainstorming aux réunions d’équipe.
«De nombreuses entreprises se demandent quelle est la meilleure technologie pour suivre la productivité, mais ce n’est pas la bonne question», déclare Johnson. «La bonne question est de savoir comment créer un environnement qui engage les gens, les encourage à contribuer de manière significative et permet aux gestionnaires de reconnaître ces contributions.»
Roth est d’accord, mais dit qu’il commence à voir une plus grande attention des fournisseurs accordée à la question de l’expérience des employés, un domaine qui, selon lui, pourrait avoir un rôle de plus en plus important à jouer dans un monde de travail hybride.
«L’action la plus visible est ce que Microsoft a fait avec Viva [its new employee experience platform], » il dit. «Ce n’est pas nécessairement la meilleure ou la seule chose qui existe sur le marché, mais lorsque Microsoft fait du bruit, cela réveille les gens sur le fait que l’expérience des employés compte, même s’il n’y a pas encore grand-chose.»
Compte tenu de la position forte du fournisseur de logiciels sur le bureau, cependant, il est largement admis qu’il tente de positionner sa suite logicielle pour qu’elle devienne la plate-forme de collaboration de choix. Nick Hedderman, chef du groupe de travail moderne et de sécurité chez Microsoft UK, déclare que l’objectif de Viva est «d’aider les employés à apprendre avec de nouvelles expériences, qui s’intègrent aux capacités de productivité et de collaboration de Microsoft 365 et Microsoft Teams afin d’unifier l’expérience tout au long de l’engagement, bien-être, apprentissage et connaissances – des domaines en constante évolution ».
Johnson de Forrester suggère que le logiciel deviendra probablement la plate-forme de collaboration de facto, avec la possibilité pour d’autres d’innover en plus de ce qu’il offre. «Microsoft en a beaucoup et d’autres entreprises en ont aussi, mais il n’y a pas encore de système complet, bien que Microsoft soit probablement le plus proche», dit-il. «Il y aura une consolidation des fournisseurs pour créer une plate-forme plus riche et plus attrayante avec laquelle travailler, mais pour le moment, les choses ne sont qu’à environ 30% du chemin.»
Robert Rutherford, directeur général du fournisseur de services informatiques Quostar, est encore plus certain que Microsoft l’emportera. «Ce sera Microsoft qui reprendra le bureau, comme dans les années 1990», dit-il. «Nous commençons à revenir au modèle informatique centralisé des années 80 et 90.»
Mais Roth n’est pas si sûr. «Aussi dominant que soit Microsoft, il ne possédera pas le bureau», dit-il. «Les gens achèteront toujours des produits alternatifs pour répondre à leurs besoins.»
Révolutionner la communication et la collaboration
Ce que Roth pense vraiment révolutionner la situation au cours des prochaines années, ce sont les outils d’analyse du lieu de travail utilisés en combinaison avec des applications cloud. Ce logiciel, qui est à deux à cinq ans de l’adoption générale, permettra aux employeurs de tout comprendre, de la façon dont les employés travaillent à avec qui ils travaillent et quand, comment ils choisissent de communiquer et quels sujets ils s’intéressent.
Le but de la collecte de ces informations est d’optimiser l’expérience de travail afin de stimuler la productivité et l’engagement des employés, mais Roth reconnaît que les problèmes de confidentialité freinent actuellement l’adoption. La prochaine étape, qui peut se chevaucher, sera l’adoption de logiciels d’apprentissage automatique et d’intelligence artificielle pour aider à catégoriser le contenu, ce qui facilitera la recherche proactive de ce qui intéresse le personnel et les alertera des problèmes dont ils n’avaient peut-être pas conscience auparavant en identifiant des modèles. et les tendances des mégadonnées.
Au cours des 10 prochaines années, Roth s’attend également à voir l’arrivée de robots basés sur le traitement du langage naturel pour agir en tant qu’assistants personnels des employés. Agissant comme «votre interface avec tout», ils pourront rechercher de manière proactive des informations, lancer des applications et rappeler aux employés les réunions à venir.
Cependant, Mick Burns, responsable des talents et de l’organisation, Europe, Moyen-Orient et Afrique chez Infosys Consulting, pense qu’il y a des choses que la technologie, aussi intelligente soit-elle, pourra jamais remplacer. «Nous sommes humains et nous avons donc besoin d’interactions humaines», dit-il. «Les outils de communication et de collaboration sont bons à la base, mais si vous voulez faire preuve de créativité, vous devez travailler avec les gens en face à face et voir leurs réactions non verbales.»
Rutherford de Quostar est d’accord, ajoutant: «Il est plus facile de maintenir une culture ensemble si les gens sont face à face, car sinon, il n’y a pas le même sentiment d’engagement ou de solidarité – et je ne pense pas que la technologie sera jamais capable de le faire parce que vraiment c’est une question de relations.