Qu’est-ce que c’est, comment ça marche dans un chèque de paie?
Qu’est-ce qu’une indemnité de retenue à la source ?
Une déduction à la source fait référence à une exonération qui réduit le montant d’impôt sur le revenu qu’un employeur déduit du salaire d’un employé. En pratique, les employés aux États-Unis utilisent le formulaire W-4 de l’Internal Revenue Service (IRS), Certificat de retenue à la source de l’employé pour calculer et réclamer leur abattement à la source.
Points clés à retenir
- Une retenue à la source est une exemption qui réduit le montant d’impôt sur le revenu qu’un employeur déduit du salaire d’un employé.
- Le formulaire W-4 de l’Internal Revenue Service (IRS) est utilisé pour calculer et demander les déductions à la source.
- Le montant de la retenue à la source est fonction du statut déclaratif du contribuable : célibataire ou marié mais déclarant séparément, marié et déclarant conjointement, ou chef de famille, et du nombre d’abattements de retenue à la source qu’il réclame.
- Plus vous réclamez d’allocations, moins l’impôt sur le revenu sera retenu sur votre salaire, et vice versa.
- Les particuliers doivent déposer un nouveau formulaire W-4 chaque fois que leur situation personnelle ou financière change.
Comment fonctionne la déduction à la source
Lorsqu’une personne est embauchée dans une entreprise, elle doit remplir le formulaire W-4, qui comprend des informations personnelles, telles que son nom et son numéro de sécurité sociale. Il comprend également le nombre d’allocations à effectuer.
Une fois les informations complétées, l’employeur utilise ensuite les informations W-4 pour déterminer le montant du salaire d’un employé à soustraire de son chèque de paie pour le remettre aux autorités fiscales. Le nombre total d’allocations réclamées est important ; plus il y a d’abattements fiscaux réclamés, moins l’impôt sur le revenu sera retenu sur un chèque de paie ; moins il y aura d’abattements réclamés, plus la retenue d’impôt sera importante.
Le montant de la retenue est basé sur le statut de dépôt – célibataire ou marié mais déposant séparément, marié et déposant conjointement, ou chef de ménage – et le nombre d’allocations de retenue réclamées sur le W-4. Il est important de déterminer le bon nombre d’allocations à réclamer. Il s’agit d’éviter les ennuis lors de la déclaration de revenus ou d’éviter d’accorder au gouvernement un prêt sans intérêt en payant trop d’impôts pour recevoir le montant plus tard.
Calcul de la déduction à la source
L’IRS fournit une formule approximative du nombre d’allocations que les contribuables doivent réclamer afin d’avoir le montant correct retenu sur chaque chèque de paie. Les déductions à la source se rapportent au fait que l’individu a plusieurs emplois ou un conjoint qui travaille, s’il peut réclamer des personnes à charge et tout autre ajustement.
Une déduction à la source pourrait être basée, par exemple, sur la question de savoir si le contribuable peut demander le crédit d’impôt pour enfant pour un enfant éligible (ou une personne à charge qui n’est pas un enfant éligible), s’il détaille les déductions personnelles au lieu de demander la déduction forfaitaire, s’il ou leur conjoint a plus d’un emploi, et quel est leur revenu total. Les exonérations personnelles, qui ont été supprimées par le Tax Cuts and Jobs Act de 2018 à 2025, ne sont plus prises en compte dans le calcul des retenues à la source.
Si le salarié est célibataire sans enfant et bénéficie de l’abattement forfaitaire, il peut prétendre à un abattement pour lui-même et un second s’il est célibataire avec un seul emploi, soit un total de deux. Si, en revanche, le contribuable est marié déclarant conjointement sans enfant et demande l’abattement forfaitaire, il peut en demander un pour lui-même, un pour son conjoint et un troisième s’il n’a qu’un emploi, ce conjoint ne travaille pas , ou si leur deuxième emploi ou celui du conjoint rapporte 1 500 $ ou moins.
Avec des enfants ou d’autres personnes à charge, cela se complique et le nombre d’allocations à réclamer est fonction du revenu. Heureusement, les employés peuvent vérifier leur choix de retenue à l’aide du calculateur de retenue IRS. Cela leur permet de voir s’ils ont réclamé le bon nombre de retenues à la source.
Exonération de l’indemnité de retenue à la source
Un particulier peut être exonéré d’une retenue à la source, mais il n’est pas facile d’obtenir ce statut. Vous ne pouvez demander l’exonération de retenue à la source que si vous aviez droit à un remboursement de tout l’impôt fédéral sur le revenu retenu l’année précédente parce que vous n’aviez aucun impôt à payer et que vous vous attendiez à ce qu’il en soit de même pour l’année en cours. Vous écrivez simplement « exempté » sur le formulaire W-4.
Cela doit être fait annuellement; l’exemption n’est pas automatiquement reportée.
Quand recalculer les déductions à la source
Un nouveau formulaire W-4 doit être déposé auprès de l’employeur du contribuable chaque fois que sa situation personnelle ou financière change (par exemple, il se marie, a un bébé ou son conjoint entre ou quitte le lieu de travail). Les nouvelles indemnités de retenue entrent en vigueur au plus tard à la première période de paie se terminant 30 jours après la remise du formulaire révisé à l’employeur. L’employeur peut le mettre en œuvre plus tôt, mais n’est pas tenu de le faire.
Un nouveau formulaire W-4 doit être déposé chaque fois que la situation personnelle ou financière change et doit entrer en vigueur au cours de la première période de paie se terminant 30 jours après l’envoi du formulaire révisé à l’employeur.
Il est également possible de demander qu’un montant spécifique en dollars soit retenu, quelles que soient les allocations de retenue. Cela peut être utile pour les contribuables qui reçoivent une prime de fin d’année ou pour ceux qui souhaitent simplement augmenter la retenue à la source vers la fin de l’année (peut-être pour couvrir les impôts sur les revenus de placement, tels que les distributions de gains en capital effectuées à la fin de l’année). Les particuliers peuvent également demander qu’un montant supplémentaire soit retenu avec le formulaire W-4.
Que faire si vous réclamez trop d’allocations ?
Si vous réclamez plus d’allocations que ce à quoi vous avez droit, vous devrez probablement de l’argent au moment des impôts. Si le fait de réclamer trop d’allocations vous amène à sous-payer considérablement vos impôts au cours de l’année, vous devrez peut-être payer une pénalité lors de la production de votre déclaration de revenus annuelle. Si, après avoir demandé zéro indemnité, vous constatez que vous n’avez pas suffisamment de retenues sur votre salaire, vous pouvez demander à votre employeur de retenir une somme supplémentaire en dollars.
Si, par contre, vous avez plus de revenus retenus que vous ne le devriez, vous recevrez un remboursement après avoir produit votre déclaration de revenus annuelle. Recevoir un remboursement n’est pas nécessairement une bonne chose : cela représente de l’argent que vous auriez pu utiliser tout au long de l’année pour payer vos factures ou investir pour l’avenir.
Vaut-il mieux réclamer 1 ou 0 allocations ?
Plus le nombre d’indemnités est élevé, moins d’impôts seront prélevés sur votre paie à chaque période de paie. Cela signifie qu’opter pour 1 plutôt que 0 indemnités entraîne une diminution de votre salaire envoyé à l’IRS. Le choix de ce qui convient dépend de votre situation personnelle. Pour éviter de sous-payer ou de trop payer, il serait sage de demander conseil et d’utiliser la calculatrice IRS.
Quel montant de retenue à la source dois-je réclamer ?
Beaucoup de gens pensent qu’il vaut mieux opter pour plus d’allocations afin que moins d’argent soit retenu sur leurs chèques de paie pour payer des impôts. Alternativement, il y en a d’autres qui préfèrent jouer la sécurité et surpayer, conscients qu’ils obtiendront un remboursement plus tard. Ces deux approches ne sont pas intelligentes. La meilleure option consiste à déterminer, lors du dépôt du formulaire W-4, le nombre d’allocations auxquelles vous avez droit. Cela vous assurera de ne pas être touché par une mauvaise facture d’impôt à l’improviste ou d’accorder essentiellement à l’IRS un prêt sans intérêt.
Comment déterminez-vous les retenues à la source ?
Le nombre d’abattements qu’un contribuable peut demander dépend généralement de son statut de déclaration, du nombre d’emplois et de la présence ou non de personnes à charge.
Comment les employeurs calculent-ils le montant à retenir sur le salaire des employés ?
Une fois qu’un employé a décidé de son nombre d’allocations de retenue à la source, il appartient à l’employeur de calculer le montant à retenir sur chaque chèque de paie pour l’impôt fédéral sur le revenu. Le logiciel de paie devrait avoir une calculatrice intégrée pour calculer tout cela. Alternativement, les employeurs peuvent consulter la publication IRS 15-T.
L’essentiel
Il est important de s’assurer que le bon montant d’argent est retenu sur chaque chèque de paie pour payer l’impôt fédéral sur le revenu. Les employés qui se trompent sur le nombre d’allocations de retenue réclamées peuvent se voir infliger une mauvaise facture fiscale à l’improviste ou finir par prêter gratuitement de l’argent à l’IRS.