Nous sommes en 2022 : l’heure du désencombrement numérique

Si vous avez déjà eu du mal à trouver du contenu numérique, vous savez ce que c’est que d’avoir un système de stockage qui travaille contre vous. Un stockage de fichiers mal planifié peut créer des goulots d’étranglement et stopper brutalement le flux créatif. Malheureusement, la plupart des équipes ont vécu cela de première main.

Mais il ne doit pas en être ainsi. Lorsque vous gérez correctement votre contenu numérique, vous pouvez l’utiliser de manière plus intentionnelle, en tirant parti de votre marque et de vos actifs médiatiques en gains concrets pour votre organisation.

Voici quelques conseils pour mettre en place une bibliothèque de contenu qui fonctionne pour vous, pas contre vous.

Utiliser les bons outils

De nombreuses universités et autres établissements d’enseignement ont des actifs numériques répartis partout, y compris des serveurs partagés, Google Drive, Dropbox et des appareils individuels. En centralisant vos fichiers dans une seule bibliothèque, vous supprimez le premier obstacle pour trouver ce dont vous avez besoin : savoir où il est stocké.

Tout aussi important, conserver tous les actifs de votre marque dans une bibliothèque centralisée permet également d’unifier l’apparence de votre marque. Les membres de l’équipe interne ainsi que les agences externes peuvent puiser dans le même ensemble de graphiques et d’images, quel que soit leur emplacement. Les gestionnaires de médias sociaux peuvent facilement trouver des images pré-approuvées qui reflètent votre marque. De plus, avec tout au même endroit, il est facile de conserver une vue d’ensemble du contenu de la bibliothèque de votre marque et de retirer le contenu obsolète de la rotation.

Le logiciel qui permet cela est appelé logiciel de gestion des actifs numériques (souvent abrégé en DAM) et est fourni par des sociétés telles que Chant. Il aide les équipes à travailler plus rapidement et plus intelligemment en rationalisant la façon dont elles organisent, trouvent et partagent leur contenu numérique, y compris les images et les vidéos.

Rendre les choses consultables

Si vous souhaitez trouver l’image parfaite pour votre marketing, vos fichiers multimédias doivent être consultables, ce qui est particulièrement important étant donné que 46 % des spécialistes du marketing déclarent avoir perdu des fichiers importants parce qu’ils ne se souviennent plus de leur nom.

C’est une bonne pratique de ajouter des balises, des mots-clés et d’autres métadonnées à vos images lorsque vous les téléchargez. Ceci est particulièrement important pour les photographies et autres images qui n’ont pas de texte interrogeable. Mais à l’ère de l’automatisation, il n’est pas nécessaire de tout faire à la main. Si votre bibliothèque DAM est équipée d’une reconnaissance d’images, vous pouvez facilement rechercher des images, que vous les ayez taguées ou non. Vous cherchez des photos d’un membre du corps professoral en particulier? Une bibliothèque avec reconnaissance faciale permet de retrouver en quelques secondes les photos d’une personne parmi des milliers.

Stockez les conseils qui accompagnent chaque fichier

Une bibliothèque qui fonctionne bien est plus qu’un simple endroit où stocker vos fichiers multimédias – elle doit également stocker toutes les informations qui les accompagnent. Cela rend non seulement votre contenu consultable, mais fournit également des conseils utiles sur la façon de l’utiliser. Vous avez des actifs saisonniers, par exemple autour des journées portes ouvertes, des dates limites d’inscription aux cours et des événements départementaux ? Fixez des dates pour les activer et les désactiver automatiquement au bon moment. Vous souhaitez que les images ne soient utilisées que dans certaines campagnes ? Étiquetez-les clairement, afin qu’il n’y ait pas de confusion.

Lorsque vous suivez les droits d’auteur et utilisez les autorisations au même endroit où vous stockez vos fichiers, vous pouvez publier du contenu en toute confiance sans enfreindre les restrictions. Et la gestion des droits numériques est encore plus importante lorsque vous partagez des fichiers en externe, que ce soit avec des organisations partenaires, la presse ou d’autres.

Aider les gens à s’aider eux-mêmes

Lorsque vous avez désencombré, profitez de nouvelles façons de travailler. Pour responsabiliser vos collaborateurs et protéger votre contenu, donnez aux gens l’accès à tout ce dont ils ont besoin, et rien dont ils n’ont pas besoin. L’une des meilleures façons d’y parvenir est d’utiliser des collections organisées dans portails de téléchargement, où les utilisateurs n’ont pas besoin d’accéder à l’intégralité de votre bibliothèque pour trouver rapidement ce qu’ils recherchent.

Lorsque les gens peuvent se servir eux-mêmes et s’aider eux-mêmes, tout le monde y gagne. L’équipe marketing n’a plus à répondre à une myriade de demandes d’actifs. Les équipes commerciales et les groupes de recherche peuvent s’équiper pour créer des opportunités, et vous pouvez démocratiser la narration sur le campus en ouvrant vos bibliothèques d’images au personnel sur le terrain.

Le contenu numérique se développe à un rythme de plus en plus rapide. Faites de cette année l’année où votre organisation se désencombre !

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