Définition des dépenses administratives

Que sont les dépenses administratives ?

Les dépenses administratives sont des dépenses engagées par une organisation qui ne sont pas directement liées à une fonction de base spécifique telle que la fabrication, la production ou les ventes. Ces frais généraux sont liés à l’organisation dans son ensemble, par opposition aux départements individuels ou aux unités commerciales.

Les dépenses administratives peuvent inclure les salaires de la haute direction et les coûts associés aux services généraux ou aux fournitures ; par exemple, le droit, la comptabilité, le travail de bureau et la technologie de l’information. Ces coûts ont tendance à ne pas être directement liés à la production de biens ou de services d’une entreprise et sont généralement exclus des marges brutes.

Comprendre les dépenses administratives

Les entreprises engagent des dépenses administratives afin d’effectuer des opérations de base (par exemple, administrer la paie ou les prestations de soins de santé), d’accroître la surveillance et l’efficacité et/ou de se conformer aux lois et réglementations. Sur le compte de résultat, les frais administratifs apparaissent en dessous du coût des marchandises vendues (COGS) et peuvent être présentés sous forme d’agrégat avec d’autres dépenses telles que les frais généraux ou les frais de vente.

Certaines dépenses administratives sont de nature fixe, car elles sont engagées dans le cadre de la fondation des opérations commerciales. Ces dépenses existeraient quel que soit le niveau de production ou les ventes qui se produisent. Les autres frais administratifs sont semi-variables. Par exemple, une entreprise utilisera toujours un niveau minimum d’électricité pour garder les lumières allumées. Au-delà, elle peut prendre des mesures pour réduire sa facture d’électricité.

Parce qu’une entreprise peut éliminer les dépenses administratives sans impact direct sur le produit qu’elle vend ou fabrique, ces coûts sont généralement en première ligne pour les coupes budgétaires. La direction est fortement motivée pour maintenir des dépenses administratives faibles par rapport aux autres coûts, car cela permet à une entreprise d’utiliser l’effet de levier plus efficacement. Le ratio ventes/frais administratifs aide les entreprises à mesurer le montant des revenus des ventes qui sont répartis pour couvrir les frais administratifs.

Les entreprises peuvent déduire de leurs déclarations fiscales les dépenses administratives qui sont raisonnables, ordinaires et nécessaires aux opérations commerciales. Ces dépenses doivent être engagées dans le cours normal des affaires et déduites dans l’année où elles sont engagées.

Autres types de dépenses administratives

Les salaires et avantages de certains employés, tels que le personnel comptable et informatique, sont considérés comme des dépenses administratives. Toutes les rémunérations et avantages sociaux des dirigeants sont considérés comme des dépenses administratives. Les baux de construction, les assurances, les abonnements, les services publics et les fournitures de bureau peuvent être classés comme frais généraux ou frais administratifs.

Selon l’actif à amortir, les charges d’amortissement peuvent être classées en frais généraux, administratifs ou de vente (marketing). Les organisations peuvent également choisir d’inclure les frais de consultation et les frais juridiques dans les dépenses administratives. Les frais de recherche et développement ne sont pas considérés comme des dépenses administratives.

Pour obtenir une image complète des coûts associés à l’exploitation de certaines unités commerciales, une entreprise peut affecter des dépenses administratives à chacun de ses départements en fonction d’un pourcentage des revenus, des dépenses, de la superficie en pieds carrés ou d’autres mesures. En interne, cela permet à la direction de prendre des décisions sur l’expansion ou la réduction des unités commerciales individuelles.

Exemple de dépenses administratives

Par exemple, si la société XYZ dépense 4 000 $ par mois en électricité et enregistre cela comme une dépense administrative, elle peut répartir le coût en fonction de la superficie occupée par chaque service. Supposer:

• L’installation de production est de 2 000 pieds carrés
• L’usine de fabrication est de 1 500 pieds carrés
• Le bureau comptable fait 750 pieds carrés
• Le bureau des ventes est de 750 pieds carrés

L’entreprise occupe 5 000 pieds carrés. La facture d’électricité pourrait être répartie comme suit :

• Production : 1 600 $ ou (2 000 / 5 000) x 4 000 $
• Fabrication : 1 500 $ ou (1 500 / 5 000) x 4 000 $
• Comptabilité : 600 $ ou (750 / 5 000) x 4 000 $
• Ventes : 600 $ ou (750 / 5 000) x 4 000 $