Comment la technologie remodèle la paperasse commerciale
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Chaque zone opérationnelle doit gérer la paperasse. Le remplir, le soumettre, demander à d’autres de remplir des documents, les soumettre, et bien sûr, le stockage. La paperasse est particulièrement répandue dans les départements et les équipes des ressources humaines.
Où que vous soyez dans le monde, employer du personnel s’accompagne de nombreuses obligations légales.
La paperasse, sur une base presque continue, est la façon dont vous démontrez – aux agences gouvernementales (par exemple, celles qui collectent les impôts) – que votre organisation respecte ces obligations. Les responsables des ressources humaines doivent également demander des informations au personnel et aux sous-traitants, comme le nombre d’heures travaillées ou s’ils ont besoin de vacances le mois prochain, ce qui signifie qu’il y a souvent un flux constant de documents et / ou d’e-mails entrant et sortant du service des ressources humaines. .
Les activités quotidiennes, telles que la paie et les demandes de vacances, ne sont pas les seules tâches que les RH entreprennent. La santé et la sécurité sont souvent du ressort de ce service.
Assurer la sécurité des employés
En tant qu’employeur, il est de votre devoir de fournir un environnement de travail sûr aux employés, qu’ils travaillent en interne ou sur le terrain. Cela se fait sous la forme d’une diligence raisonnable en matière de santé et de sécurité – en prenant toutes les précautions raisonnables pour éviter les blessures ou les accidents dans des circonstances particulières sur le lieu de travail.
La diligence raisonnable en matière de santé et de sécurité n’est pas glamour, mais c’est une exigence légale qui profite à chaque individu au sein d’une organisation. Et ne pas se tenir au courant peut être coûteux. Les amendes pour incidents de santé et de sécurité coûtent des millions aux entreprises chaque année.
Tenir un journal de santé et de sécurité et effectuer des inspections de sécurité régulières est le moyen le meilleur et le plus simple de faire preuve de diligence raisonnable. Il vous aide à maintenir la conformité et à détailler les contrôles et les tâches spécifiques avec des enregistrements historiques à montrer. Cependant, remplir un journal peut également être fastidieux et monotone.
Entre la paie et la santé et la sécurité, il n’y a pas de place pour les raccourcis. Tout ce travail représente un fardeau de conformité juridique que les organisations ne peuvent pas éviter. Mais cela ne signifie pas que cela devrait impliquer une montagne de paperasse, ce qui rend plus difficile le partage avec des collègues, la sécurité et le stockage.
La technologie numérique peut vous aider à résoudre tous ces problèmes et à rationaliser vos processus RH. Avec des formulaires cloud automatisés, sécurisés et collaboratifs, vous pouvez simplifier la montagne de paperasse et économiser de l’argent.
Avantages de la paperasse en ligne sécurisée
Le transfert des activités de RH, de santé et de sécurité vers un système basé sur le cloud facilite et accélère la tâche administrative. Presque tout le monde a accès à un smartphone ou une tablette d’entreprise ou personnel, ce qui leur donne les moyens d’interagir avec les RH plus facilement que jamais.
En se connectant à un hub en ligne, les membres de l’équipe peuvent accéder aux documents dont ils ont besoin sans se fier aux méthodes papier sujettes aux erreurs. Pour les membres de l’équipe et les RH, un système en ligne pour tout – y compris la santé et la sécurité – présente plusieurs avantages.
1. Remplissage automatique
Les formulaires en ligne peuvent être personnalisés en fonction de ce que fait l’utilisateur afin d’afficher des questions pertinentes. Cela accélère considérablement le processus et garantit que les informations critiques ne sont pas perdues. Les formulaires basés sur le cloud peuvent être personnalisés autour des processus et des systèmes de l’entreprise, ce qui signifie que beaucoup d’informations peuvent y être intégrées, ce qui fait gagner encore plus de temps à l’utilisateur car il n’a qu’à répondre à des questions nécessitant une réponse qui n’est pas déjà connue des RH.
2. Informations en temps réel, réponse plus rapide
Contrairement à la lenteur d’un système de boîte aux lettres, les formulaires mobiles fonctionnent en temps réel. Dès qu’un rapport est déposé, les équipes RH peuvent revenir plus rapidement vers le personnel. Idéal si quelqu’un signale une urgence ou a soudainement besoin d’un jour de congé auquel il ne s’attendait pas.
Les rapports peuvent également être remplis de photos et de notes supplémentaires, ce qui facilite la fourniture d’informations complémentaires.
3. Analyse des tendances
Les formulaires mobiles laissent une empreinte numérique qui permet de rechercher et d’analyser les données d’une manière bien supérieure au courrier électronique ou au papier. En stockant tous les rapports dans le cloud, la direction peut agréger les données pour créer des rapports personnalisés afin d’identifier les tendances des incidents par type, heure et emplacement. Ces informations peuvent être utilisées pour améliorer les flux de travail et les processus opérationnels.
Pour les entreprises qui comptent sur une main-d’œuvre distante, les rapports d’incidents mobiles constituent un moyen efficace d’exécuter des rapports, contribuant à promouvoir une communication plus rapide et à créer un environnement de travail plus sûr.