Breakingviews – Review: « Un monde sans e-mail » est loin

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MILAN (Reuters Breakingviews) – Lorsque le courrier électronique est devenu courant dans les années 1990, cela semblait une idée brillante. Des services simples et pratiques comme Microsoft Outlook ou Yahoo Mail ont libéré les employés de bureau de la nécessité d’envoyer des mémos écrits par la poste ou de poursuivre leurs collègues et clients par téléphone. Trois décennies plus tard, nous passons maintenant en moyenne plus de trois heures de notre journée de travail à nous occuper des messages électroniques, selon une enquête menée en 2018 auprès des consommateurs par Adobe. Le flot de courriels nous rend misérables et moins productifs.

Dans «Un monde sans courrier électronique: réinventer le travail à l’ère de la surcharge», le professeur et écrivain d’informatique Cal Newport fait un bon travail en exposant la malédiction quotidienne de la surcharge de la boîte de réception. Les e-mails envoyés et reçus dans le monde devraient atteindre 320 milliards en 2021, contre 306 milliards l’an dernier, selon Statista. Confrontés à un torrent imparable de messages électroniques, les cols blancs passent une grande partie de leur journée à ouvrir leur boîte de réception de façon névrotique. Des chercheurs de l’Université de Californie ont constaté que ces travailleurs vérifiaient les messages en moyenne 77 fois par jour. Les gros utilisateurs de messagerie peuvent appuyer sur le bouton «Actualiser» jusqu’à 400 fois.

L’envie de vérifier les e-mails, souvent induite par la peur de manquer des messages importants ou des délais, déclenche un va-et-vient constant qui nous oblige à détourner fréquemment l’attention de tout travail important que nous essayions d’accomplir. Comme une version numérique du film classique de Charlie Chaplin «Modern Times», le cerveau humain a envie de consulter ses courriels avec une plus grande fréquence. De telles perturbations, même brèves, «induisent un coût élevé en termes d’énergie mentale, réduisant les performances cognitives et créant un sentiment d’épuisement et une efficacité réduite», soutient Newport.

De plus, alors que les e-mails peuvent être utiles pour communiquer entre les fuseaux horaires ou lorsque le destinataire n’est pas présent, le manque d’interaction humaine en temps réel provoque souvent des malentendus et peut conduire à des fils interminables. «Nous surestimons souvent la capacité de nos correspondants à comprendre nos messages», déclare Newport. En fin de compte, rien ne vaut une conversation en face à face à l’ancienne. En son absence, la productivité et la santé mentale en souffrent.

Ce problème semble s’être aggravé pendant la pandémie de Covid-19. Avec des réunions en personne réduites à presque zéro en raison de la fermeture de bureaux et des restrictions de voyage, les cols blancs sont devenus encore plus dépendants de la communication numérique. Pendant ce temps, les frontières entre les heures de bureau et la vie personnelle se sont encore estompées. Cette semaine, la directrice générale de Citigroup, Jane Fraser, a reconnu le besoin d’espace mental en accordant au personnel des vacances à l’échelle de l’entreprise, tout en interdisant les appels vidéo le vendredi.

Repousser l’attaque par e-mail est cependant plus facile à dire qu’à faire. Newport consacre la moitié de son livre à montrer comment les petites entreprises de pointe ont tenté de réinventer la façon dont elles communiquent et collaborent, devenant ainsi plus agiles. Certains sont ingénieux. Les listes de tâches virtuelles fournies par des plates-formes comme Trello ou Monday.com sont des hacks utiles pour reprendre le contrôle de son flux de travail. Ces tableaux numériques représentent des projets à différents stades de développement à l’aide de cartes ou d’étiquettes virtuelles colorées, souvent empilées dans des colonnes bien agencées. Ils peuvent être utilisés au niveau de l’équipe ou individuellement.

Toutes les approches répertoriées par Newport ne sont pas également pratiques: interdire les e-mails pendant des périodes spécifiques ou réduire la journée de travail à cinq heures ininterrompues peut être difficile à appliquer pour les entreprises opérant dans plusieurs fuseaux horaires. Alors que certaines startups sont prêtes à expérimenter de nouvelles façons de communiquer, les grandes entreprises peinent à mettre en œuvre des changements radicaux dans leurs processus. Les individus n’ont pas le contrôle sur leur vie professionnelle nécessaire pour ignorer le gonflement des boîtes de réception. Et même si la communication par e-mail est en quelque sorte apprivoisée, les notifications de smartphone et les plates-formes de messagerie numérique de plus en plus omniprésentes semblent ici rester.

La promesse du courrier électronique d’améliorer nos vies n’a pas été tenue en grande partie. Malgré ses nombreuses frustrations, nous restons coincés avec elle pendant un certain temps encore.

Les points de vue et opinions exprimés ici sont les points de vue et opinions de l’auteur et ne reflètent pas nécessairement ceux de Nasdaq, Inc.