Cinq façons d’améliorer les dépenses juridiques grâce à la technologie | Dessus
Si vous travaillez au sein d’une équipe d’opérations juridiques, il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup de temps à réfléchir à la manière d’améliorer les dépenses juridiques – en particulier, à la façon de les gérer et de les réduire. Sous des pressions toujours croissantes pour faire plus avec moins, les projecteurs sur les dépenses juridiques sont plus brillants que jamais.
Voici quelques exemples de la façon dont le fait d’avoir les bonnes technologies peut grandement contribuer à réduire les dépenses juridiques.
1. Améliorer les dépenses juridiques en passant aux factures électroniques
Vous ne pouvez pas améliorer les dépenses juridiques sans comprendre quelle est votre base de référence. Si votre service juridique et ses cabinets d’avocats travaillent avec des factures papier, vous limitez les chances de comprendre ce que sont réellement vos dépenses et où vous pourriez être surfacturé. De plus, les factures papier limitent la visibilité sur la gestion, les évaluations et les comparaisons des fournisseurs.
Pourquoi? Parce que pour la plupart des services juridiques des entreprises, l’examen manuel des factures prend du temps, est fastidieux et peut entraîner des erreurs humaines. Il y a tout simplement trop de factures et pas assez de temps ou de ressources pour vérifier les éléments de campagne. De plus, il est difficile de comparer et d’analyser les coûts lorsque toutes les informations sont sur papier.
La facturation électronique permet au service juridique d’une entreprise d’adopter les normes de l’industrie pour les formats et les codes de facturation. À partir de là, les opérations juridiques peuvent commencer à capturer et à « digérer » des données précieuses pour les rapports et l’analyse – des indicateurs précieux tels que les dépenses globales, les tendances et plus encore – et les comparer aux références de l’industrie (plus de détails ci-dessous). Il minimise également le temps passé à saisir les factures dans les systèmes de facturation pour l’examen et le traitement des paiements.
2. Utiliser un système de facturation électronique juridique spécialisé plutôt qu’un outil général
Il existe de nombreux systèmes de facturation électronique sur le marché, mais bon nombre des plus populaires ne sont pas conçus pour gérer la facturation légale. Trop de services juridiques d’entreprise se rabattent sur des outils de facturation électronique généraux alors qu’un outil spécialisé pour le juridique peut mieux gérer les problèmes de facturation spécifiques au droit et améliorer les dépenses juridiques.
Entre autres choses, le bon système de facturation électronique juridique offrira les fonctionnalités suivantes, qui ne sont traditionnellement pas disponibles dans les outils de facturation électronique généraux : prendre en charge les tarifs des chronométreurs électroniques d’avocats externes, empêcher les cabinets d’avocats de facturer des affaires sans approbation, recevoir des factures en le format Legal Electronic Data Exchange Standard (LEDES) standard de l’industrie ou comparant les factures LEDES aux directives de facturation de l’entreprise, permettant l’annulation ou le rejet d’éléments de facture individuels, permettant la comparaison des factures par rapport au budget, prenant en charge l’attribution automatique des factures à des centres de coûts ou codes, et permettant de générer des rapports sur les dépenses en fonction de facteurs pertinents tels que le temps, l’activité, la matière, l’entreprise, etc. Toutes ces fonctionnalités sont essentielles pour une facturation légale précise et efficace.
3. Automatisez les directives de facturation qui sont conformes aux directives des avocats externes
Le respect des directives de facturation des avocats externes est l’un des objectifs les plus importants de l’examen des factures. L’examen manuel n’est pas à la hauteur de la tâche. La technologie l’est, alors assurez-vous de disposer d’un outil qui vous permet de saisir vos directives de facturation spécifiques afin qu’elles puissent être appliquées automatiquement et de manière cohérente sur toutes vos factures afin d’identifier les zones de frais inappropriés et d’éviter les trop-payés.
Les règles de facturation font souvent partie des systèmes de gestion des dépenses juridiques. Ils parcourent automatiquement les factures entrantes des cabinets d’avocats et des fournisseurs légaux à la recherche d’écarts et corrigent ou signalent la facture pour un examen plus approfondi. Cela évite aux examinateurs de parcourir manuellement chaque élément de campagne, ce qui se traduit souvent par des économies immédiates.
4. Mettre en œuvre une IA qui regarde entre les règles de facturation
L’examen légal des factures est depuis longtemps fondé sur des règles. Bien que les règles de facturation représentent une excellente première étape pour réduire les dépenses juridiques, ce n’est que le début. Les factures peuvent toujours passer entre les mailles du filet avec une approche purement basée sur des règles ou être incorrectement approuvées pour paiement.
Comment cela peut-il arriver?
Les règles de facturation, bien qu’utiles, reposent sur des descriptions ou des mots spécifiques pour identifier les frais potentiellement inappropriés. Si, par hasard, une facture utilise des mots clés ou des descriptions différents non inclus dans les règles de facturation pour décrire un élément de ligne, les règles de facturation peuvent ne pas signaler les frais. Il peut, à la place, ne pas identifier la charge non conforme et l’approuver pour paiement. Après tout, vous ne pouvez pas programmer des règles de facturation pour prendre en compte toutes les variables potentielles dans les choix de mots.
Si vous souhaitez améliorer encore les dépenses juridiques, envisagez un outil d’examen des factures basé sur l’IA qui examine les règles pour trouver encore plus d’économies. Ces technologies fonctionnent conjointement avec les systèmes de gestion juridique de l’entreprise. Ils sont formés sur des millions de frais de facturation légaux pour rechercher les domaines où les trop-payés sont courants ou où une correction est généralement nécessaire – des choses comme la facturation groupée, des descriptions vagues, le travail effectué par la mauvaise classe de personnel ou les déplacements non professionnels.
Lorsque ces problèmes sont identifiés, InvoiceAI peut soit ajuster automatiquement les frais pour se conformer aux directives des avocats externes, soit porter le problème à l’attention des examinateurs, ce qui réduit considérablement la probabilité d’un paiement abusif et réduit les dépenses juridiques globales dans le processus.
5. Tirer parti des technologies d’analyse comparative
Savoir combien vous dépensez pour un cabinet d’avocats particulier est formidable. Encore mieux, cependant, c’est de savoir combien vous devrait dépenser en fonction de ce que tout le monde dépense – même jusqu’à un cabinet d’avocats dans un endroit spécifique pour une tâche particulière. C’est là qu’intervient le benchmarking.
L’analyse comparative est un élément essentiel de tout bon système de gestion des dépenses juridiques. Mais la technologie d’analyse comparative que vous sélectionnez doit fournir des attributs tels que le domaine de pratique, le niveau du chronométreur, le type de travail et les remises, qui vous fourniront le levier de négociation dont vous avez besoin lors des conversations avec vos cabinets d’avocats.
Par exemple, une grande société de capital-investissement a économisé 17 % sur ses tarifs, réalisant plus de 27 millions de dollars d’économies la première année en exploitant des données d’analyse comparative intelligentes.
De plus, pour vous assurer que vous comprenez toujours le taux en vigueur pour les affaires à venir, assurez-vous que votre solution d’analyse comparative dispose également de cohortes concurrentielles exclusives de cabinets d’avocats basées sur au moins 100 facteurs, y compris l’expertise générale du cabinet, les tarifs et même l’expertise des partenaires individuels.
Conclusion
La pression d’en faire plus avec moins de chances ne s’arrêtera pas de si tôt, mais il existe des moyens de répondre à cette demande en mettant en œuvre la bonne technologie.