5 conseils de stratégie technologique pour les DSI de l’enseignement supérieur
Les DSI de l’enseignement supérieur sont confrontés à des défis uniques lorsqu’il s’agit d’évaluer et de sélectionner l’infrastructure technologique qui favorise la réussite des étudiants tout en permettant aux professeurs et au personnel de faire leur travail. Dans les grandes institutions publiques où la population étudiante rivalise avec celle des petites villes, il existe rarement une réponse unique.
Pensez à l’Université du Tennessee. Le campus de Knoxville s’étend sur 900 acres avec près de 300 bâtiments et avec une population étudiante d’un peu plus de 30 000 personnes, ainsi que 1 600 membres du corps professoral et 6 000 employés. En tant qu’équipe informatique, nous devons fournir un support et un niveau de service qui répondent aux besoins de chaque partie prenante et de ses plates-formes technologiques, notamment les Mac, les PC, Windows, Linux et toutes les applications utilisées quotidiennement.
Nous proposons ici cinq approches que les DSI de l’enseignement supérieur peuvent adopter pour piloter efficacement les stratégies technologiques et améliorer le succès opérationnel dans l’établissement.
1. Trouver un équilibre pour répondre aux besoins des parties prenantes
Le défi dans un environnement aussi diversifié est de trouver un équilibre entre la normalisation et la flexibilité, les coûts et avantages et la sécurité et la fonctionnalité. L’objectif de l’équipe informatique est de donner à la communauté du campus ce dont elle a besoin sans ouvrir les vannes et perdre le contrôle. Par conséquent, nous avons pris la décision de prendre en charge plusieurs plates-formes telles que Microsoft 365 et GSuite pour s’adapter à différentes préférences.
Nous intégrons également les commentaires des parties prenantes dans notre processus d’achat et réunissons des groupes pour évaluer les outils potentiels. Cela prend du temps, mais cela en vaut la peine lorsque nous sommes en mesure d’obtenir une large adhésion à nos décisions et une forte adoption des nouveaux systèmes.
2. Favoriser des relations solides permet de rationaliser les achats de technologies
L’établissement de relations de confiance au sein de la communauté du campus est primordial. Chacun des collèges et départements a une grande latitude, mais tous les achats de logiciels doivent passer par le bureau du DSI. Il est certainement préférable de faire des suggestions, de proposer des recommandations et de proposer des alternatives que de publier des décrets sur ce qu’il faut acheter.
L’équipe informatique peut également partager des informations sur ce qui est déjà utilisé, ce qui pourrait aider à résoudre les problèmes d’un autre service. Prendre le temps de construire ces relations, d’écouter et de répondre aux questions facilite le travail du DSI à long terme, car les gens sont plus susceptibles de respecter nos normes plutôt que d’agir de manière indépendante ou de considérer l’informatique comme un obstacle pour obtenir ce dont ils ont besoin.
Cette approche est particulièrement importante pour garantir que les nouveaux outils technologiques s’intègrent parfaitement aux systèmes de base, tels que ceux pour les informations sur les étudiants et la gestion de l’apprentissage. Les DSI de l’enseignement supérieur doivent prendre des décisions prudentes concernant ces systèmes d’archivage de base, y compris les ressources humaines, les finances et les informations sur les étudiants. Mais nous devons également nous rendre compte qu’un système n’est peut-être pas le meilleur pour tout et peut en fin de compte limiter la stratégie technologique.
3. Élargissez les fondations de base avec les meilleures offres
L’équipe informatique considère les systèmes de base comme une base, puis évalue leurs différents modules par rapport à des offres autonomes tant qu’ils peuvent s’intégrer.
Par exemple, pour soutenir le développement des anciens élèves et l’audit des diplômes, nous avons opté pour des produits différents du module fourni par le système central. Bien que de nombreuses plates-formes de base offrent des fonctionnalités d’audit de diplômes, elles ne répondaient pas à nos besoins ainsi qu’un produit de pointe spécialement conçu à cet effet.
En ce qui concerne les rapports et les analyses, les grands fournisseurs de systèmes de base ont tendance à être moins enclins à interagir avec les autres, créant ainsi des silos de données autour de l’institution. Chez UT, nous agrégons les données dans un référentiel central, les standardisons là-bas et les systèmes d’analyse superposés. Nous nettoyons les données de nos différents systèmes avant leur analyse. Ensuite, plutôt que de lier les données dans un seul outil de reporting, nous restons flexibles et permettons aux équipes de choisir les outils de reporting et d’analyse qui correspondent le mieux à leurs besoins.
4. Formation et soutien essentiels en période d’incertitude
Bien que personne ne puisse dire qu’ils étaient prêts pour la pandémie qui a renvoyé nos communautés chez eux, nous pouvons dire que nous étions prêts à relever le défi. Le système de gestion de l’apprentissage d’UT était déjà bien établi et nous utilisions Zoom plusieurs années auparavant pour la vidéoconférence et les présentations à distance. La mise en service de ces outils pour tout le monde n’était pas aussi lourde que cela aurait pu l’être, mais nous devions tout de même former de nombreuses personnes qui n’étaient pas aussi à l’aise pour les utiliser.
La formation et le soutien jouent un rôle accru dans des situations sans précédent telles que la pandémie et lorsque de nouveaux outils sont publiés. Lorsque les deux se produisent ensemble, les équipes de support doivent être très réactives et bien informées afin de pouvoir aider rapidement les utilisateurs. UT a un accord de niveau de service de résolution de 70% sur les premiers appels au service d’assistance.
Le personnel du service d’assistance doit être compétent et capable de répondre aux questions.Par conséquent, nous ne déployons pas de nouveau produit dans la communauté du campus tant que le personnel d’assistance n’est pas formé et prêt.
L’enseignement à distance nécessite un niveau supplémentaire de prise en charge de la pile technologique de la salle de classe, notamment les caméras, l’audioconférence et les tests sécurisés. Notre personnel dévoué à l’UT a élargi ses heures de service aux professeurs et aux étudiants pour s’assurer que leur expérience en classe est améliorée par la technologie et non entravée par elle.
5. Mettre en place des contrôles de sécurité stricts
Un autre domaine dans lequel les DSI doivent équilibrer les produits ponctuels avec les systèmes centralisés est la sécurité. À des fins de conformité et de sécurité, nous utilisons une authentification à deux facteurs pour l’authentification unique et les autorisations multicouches. Lorsque nous recevons une demande d’achat, nous évaluons si une résolution est déjà en place dans nos contrôles de sécurité.
Nous sensibilisons également nos électeurs à la manière de protéger les informations personnellement identifiables conformément aux réglementations applicables telles que FERPA. En outre, nous disposons d’un paysage de terminaux diversifié pour protéger une variété d’appareils mobiles contre les menaces.
Mon conseil aux DSI de l’enseignement supérieur et aux leaders technologiques est de toujours être à l’écoute avec un esprit ouvert en ce qui concerne les meilleures offres. Il n’est pas nécessaire de se verrouiller de manière rigide à seulement quelques fournisseurs. Cette approche est rapidement en train de disparaître, notamment avec la prolifération des applications cloud pour des besoins spécifiques. Respectez un ensemble de directives concernant l’interopérabilité avec les systèmes de base et les pratiques de sécurité qui garantissent la conformité. Cette approche fournira la flexibilité et la fonctionnalité nécessaires à l’ensemble de la communauté du campus.