Trois raisons pour lesquelles les équipes juridiques devraient tirer parti d’une solution technologique juridique

Après un an d’activité hors du bureau, le travail à distance est devenu la «nouvelle norme». De nombreux services juridiques d’entreprise sont tenus de «passer au numérique» – presque entièrement – maintenant. Pour certains avocats, la notion de travail à domicile (WFH) n’est pas inhabituelle; pour d’autres, c’est un combat quotidien pour rester productif et connecté.

La frustration est compréhensible, étant donné le nombre de dossiers et de contrats réguliers – souvent encore au format papier – contenus dans chaque entreprise. Il n’est donc pas étonnant que les conseillers juridiques d’entreprise se préoccupent toujours de la gestion efficace et efficiente des documents, en particulier lors du travail à distance.

Heureusement, une solution de technologie juridique peut aider les conseillers généraux (GC) et les équipes juridiques à rester au fait des accords et des documents connexes pendant ces périodes. Les derniers outils numériques permettent aux GC et aux équipes juridiques de rationaliser le processus de gestion des contrats et même d’éliminer complètement l’examen manuel des contrats. Ils sont aussi rentables que rapides.

En fait, près de la moitié des GC et des directeurs juridiques (CLO) prévoient aujourd’hui d’adopter des solutions de technologie juridique pour leurs services et entreprises dans les années à venir. Selon un récent sondage de l’Association of Corporate Counsel (ACC), 67% de ces professionnels du droit choisissent de prioriser et d’investir dans la gestion des contrats. Quarante et un pour cent se concentrent sur l’amélioration de la gestion des documents, ce qui est étroitement lié, tandis que 33,5 pour cent voient la nécessité d’adopter la technologie de signature électronique, seule.

Et tout cela est parfaitement logique étant donné que les contrats sont le fondement – et même la «pierre angulaire» – de toute entreprise. Leurs données clés circulent dans plusieurs applications de technologie juridique et cas d’utilisation commerciale. Ils indiquent aux contractants comment mener leurs différentes relations commerciales.

Au cas où vous auriez besoin d’encore plus de conviction, voici trois raisons pour lesquelles vous devriez adopter et mettre en œuvre des solutions de technologie juridique pour votre propre équipe juridique et votre entreprise.

Recherches restreintes

Aujourd’hui, l’entreprise moyenne compte entre 20 000 et 40 000 contrats actifs. En l’absence de technologie juridique, les équipes juridiques passent par de nombreux accords – qui peuvent s’étendre sur plusieurs centaines de pages – pour trouver des mots clés et des dates, ainsi que d’autres informations vitales.

La bonne nouvelle est que les solutions de technologie juridique telles que les systèmes de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) permettent aux services juridiques de rechercher assez facilement n’importe quel mot clé ou date dans les accords et de filtrer les contrats inutiles.

Meilleure collaboration au sein des équipes juridiques

Alors que le travail à distance continue d’être la norme et que de plus en plus d’employés commencent à travailler depuis leur domicile (ou, dans certains cas, une plage ou une cabane dans les bois), les entreprises s’habituent de plus en plus à utiliser des outils de collaboration. Pensez à Zoom, Slack ou Microsoft Teams. Bien qu’il soit nécessaire de se connecter immédiatement avec les membres de l’équipe, il est tout aussi important de disposer des bons outils pour mieux examiner les documents ensemble.

Pour commencer, le logiciel CLM conserve tous les contrats et documents associés dans un référentiel numérique unique, où ils sont accessibles. Cela signifie que votre équipe juridique peut accéder aux mêmes accords à tout moment et à partir d’un même endroit.

Le logiciel CLM permet également d’apporter des modifications au contrat sur le système lui-même. Cela signifie que les accords ne doivent pas être envoyés via SharePoint, par e-mail ou – croyez-le ou non – par télécopieur! En fin de compte, les contrats sont conservés en toute sécurité.

Avantage compétitif

L’évolution des circonstances autour du travail entraîne des responsabilités supplémentaires. Les équipes juridiques d’aujourd’hui sont aux prises avec l’augmentation du volume et de la rapidité des accords et des documents associés. Les contrats qui ne sont pas correctement numérisés au départ sont difficiles à maîtriser, au sein des entreprises.

En raison de pandémies et d’autres crises, le juridique ne peut plus se permettre de travailler de manière manuelle et linéaire, alors. À l’avenir, le déploiement de la technologie juridique garantira non seulement la continuité des activités, mais fournira également un avantage concurrentiel significatif.

Le logiciel CLM – avec les fonctionnalités et capacités mentionnées ci-dessus – supprime toutes les difficultés traditionnellement liées à la gestion des contrats. Pendant les périodes difficiles, le logiciel CLM aide les services juridiques à évoluer, à exceller professionnellement et à avancer dans leur parcours de transformation numérique.

La bonne solution de technologie juridique pour votre équipe juridique

Avec des centaines de fournisseurs de technologie sur le marché à l’heure actuelle, l’industrie de la technologie juridique est en effet en plein essor. En conséquence, la recherche d’une solution fiable comme un système CLM peut être écrasante pour les GC et les CLO. Et le projet de transformation numérique juridique, en lui-même, peut être assez difficile pour les organisations.

Cependant, rassurez-vous, la bonne solution technologique implique non seulement un système avancé basé sur l’IA, mais également un processus de mise en œuvre court, un support technologique continu et une interface utilisateur simple et intuitive. De cette façon, tous les services qui ont besoin de la solution peuvent l’utiliser à son plein potentiel.

Ainsi, la question entourant l’adoption de solutions technologiques juridiques ne devrait plus commencer par «pourquoi» alors. Cela devrait vraiment commencer par «quand».