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Garder une trace de la réparation et de l’entretien de tout l’équipement dans les magasins n’est pas si difficile. Chez Günther Tank, cette tâche est reprise par omis de Faschang.

Le monde change. Maintenant, le Back Journal présente des stations-service. Mais ne vous inquiétez pas, notre éditeur n’a pas acheté le Tankstellen Journal et l’a intégré dans le Back Journal. Cependant, les exploitants de stations-service de taille moyenne sont confrontés exactement aux mêmes problèmes que leurs collègues de la boulangerie: beaucoup de matériel doit être entretenu et réparé. Les températures dans les réfrigérateurs doivent être enregistrées. Bien entendu, en cas de dommage pendant la période de garantie, vous souhaitez également utiliser les services de garantie. De plus, il est bon de savoir quelles machines à café tombent constamment en panne et lesquelles font leur travail. D’ailleurs, la prochaine fois que vous parlerez au fournisseur, cela ne vous fera pas de mal de lui faire remarquer que ses mécaniciens fonctionnent beaucoup plus lentement et de manière moins fiable que ceux de la concurrence.

Les tâches mentionnées ci-dessus sont aussi nécessaires qu’impopulaires. Récemment, il y a eu des systèmes logiciels pour le commerce de la boulangerie qui peuvent largement automatiser le processus et également fournir à l’entrepreneur averti en informatique un certain nombre de mesures statistiques. Faschang est l’un de ces fournisseurs avec son système omis 4.0.

omis 4.0 est déjà bien implanté dans d’autres secteurs, mais dans le secteur de la boulangerie, les premières implémentations sont en cours. C’est pourquoi nous avons examiné le concept tout à fait intéressant de Günther Tank, un opérateur de station-service de taille moyenne avec 19 sites. L’entreprise familiale utilise des omis depuis 2018, elle peut donc rapporter de bonnes expériences et est également impliquée dans le développement de nouveaux modules tels que omis smart analytics. Mais plus là-dessus plus tard.

Mêmes problèmes

Après la longue introduction, passons à l’essentiel. Dans de nombreux domaines, Günther Tank pourrait être comparé à une boulangerie car de nombreuses stations-service ressemblent désormais davantage à des bistrots avec de petits accessoires de voiture sur les étagères. Björn Noll, responsable chez Günther du support technique des stations-service, déclare que «les boulangers sont nos deuxièmes concurrents en importance». Mais les stations-service sont numéro un. L’entreprise opère sur trois canaux de distribution:

• Tout d’abord, il y a les propres stations-service de l’entreprise, qui sont également dotées du personnel de l’entreprise.
• Ensuite, il y a un modèle de locataire, comparable à celui que nous connaissons dans le secteur de la boulangerie, par exemple chez Kamps. Par exemple, Günther met en place l’ensemble du site, qui est ensuite géré par un locataire.
• Enfin, il existe des partenaires qui ont connecté leur propre station-service au réseau et qui sont fournis avec des services de toutes natures.

Cela rend la gestion de la technologie un peu plus compliquée que dans les boulangeries. Dans le passé, les stations-service signalaient des problèmes par fax ou par courrier. Noll l’a ensuite transféré dans une liste Excel, a informé les partenaires du service fixe ou a obtenu les premiers devis. Enfin, il devait surveiller si toutes les commandes avaient été traitées correctement et dans les délais, en se fiant à nouveau aux retours des stations-service.

Il existe désormais des communautés d’expérience d’opérateurs de stations-service et ici Noll a rencontré des collègues qui travaillaient déjà avec un système de gestion automatisé. Souvent, cependant, il s’agissait de systèmes fermés avec lesquels les entreprises géraient leurs stations-service et qui n’étaient pas disponibles pour les entreprises de taille moyenne. Mais ensuite, lors d’un salon, il est tombé sur la société Faschang. La société de logiciels avait exactement ce qu’il recherchait dans omis 4.0: « Dès le début, Faschang était très ouvert aux PME et était également disposé à adapter le programme à nos besoins. Cela a fait pencher la balance. » En 2018, Günther Tank est passé au système et Noll n’a pas regretté la décision.

Conception modulaire

omis 4.0 offre une multitude de modules. En usage chez Günther sont basiques (collecte de tous les actifs, appareils et données utilisateur pertinents, ainsi que sources de données pour les modules supplémentaires), dispatching (gestion des tâches en cas de dysfonctionnements) et documents (gestion des documents). Sont également disponibles la maintenance légale (gestion des dates d’inspection et de maintenance) et la planification des réinvestissements (planification des investissements basée sur l’expérience). omis smart analytics, qui permet d’enregistrer et d’évaluer les fluctuations de température ou la consommation d’énergie, est actuellement en cours de développement et devrait être prêt à être utilisé à partir de la mi-2021. Avant la récompense sous la forme d’une réduction significative de la charge de travail, Günther a d’abord dû transpirer un peu. Noll a profité du changement pour enregistrer tout l’équipement avec toute la documentation de chaque emplacement et pour ajouter des photos. L’effort impliqué ici était d’une demi-journée par station-service, mais il sera probablement beaucoup moins pour les boulangeries. Si les données nécessaires sont déjà enregistrées dans une liste Excel, l’importation et le traitement de Franz Berneder, directeur des ventes chez Faschang, dit qu’il s’agit « d’un maximum de deux heures ». Grâce à une bonne préparation, le système de Günther a fonctionné pratiquement depuis le début sans aucun problème. Noll énumère les avantages qui ont rendu son travail beaucoup plus facile depuis 2018, tout en augmentant la satisfaction des partenaires des stations-service. Après tout, ils comptent sur des équipements défectueux réparés rapidement et de manière fiable. Pour Noll, il est important, par exemple, que le système puisse établir des priorités en fonction de l’urgence prédéfinie. En outre, ils ont automatisé si une commande est passée immédiatement ou si les offres doivent d’abord être obtenues auprès de partenaires. omis envoie également un rappel lorsque des instructions sont nécessaires ou que les délais doivent être respectés. Enfin, il existe des outils de reporting étendus. De cette façon, il a remarqué, par exemple, que les testeurs de pression d’air d’un fabricant échouaient beaucoup plus souvent que ceux du concurrent. omis aide également à prendre des décisions telles que «Vaut-il la peine de passer à la LED parce que le remplacement des éclairages par des plates-formes élévatrices dans les zones des réservoirs coûte si cher?

Sensibilisation sur place

Nous avons également eu l’occasion de parler avec un locataire qui est de l’autre côté de la chaîne travaillant avec omis 4.0. Le programme fonctionne de manière stable sur un PC au bureau. Les rapports de dommages sont soit soumis par lui, soit par son directeur de station. La résolution des problèmes s’est considérablement améliorée dans son expérience. Lui aussi peut voir d’une simple pression sur un bouton comment les choses se passent avec le traitement des problèmes signalés. Enfin, il a la possibilité d’évaluer le travail du fournisseur in omis. Ceux qui accomplissent «très bien» leurs tâches sont naturellement plus souvent considérés pour les commandes de service ultérieures. Les partenaires de Günther pourront bientôt espérer une autre simplification. Günther est une entreprise partenaire d’un projet pilote pour le module omis smart analytics. Après son introduction, la surveillance de la température dans les réfrigérateurs, par exemple, ne se fera plus manuellement, mais de manière entièrement automatique. Analytics surveillera également la consommation d’énergie et identifie les appareils qui doivent être réparés ou remplacés.

Ajustements

Soit dit en passant, Günther n’a pas employé son propre technicien interne. D’une part, la gamme de technologies utilisées est si large qu’un seul employé pourrait difficilement la maîtriser. Pour un autre, il serait difficile de déployer un collègue de manière significative: parfois, il n’y aurait presque rien à faire, à d’autres moments, trois problèmes importants doivent être traités en même temps. C’est pourquoi la gestion des entreprises de maintenance sous contrat est si importante pour lui. Il n’y a pas de service de maintenance fixe pour chaque problème, comme c’est le cas avec un grand service de maintenance. Parfois, des enquêtes automatisées doivent être effectuées pour savoir où un mécanicien est disponible. Et parfois, des offres concurrentes doivent être obtenues en premier. Sinon, Noll recommande de faire attention à la collecte et à la maintenance des données. Par exemple, il a porté ses fruits qu’il a photographié tout l’équipement. Les images sont désormais également stockées dans le système. Enfin, il aide les partenaires des stations-service à ce que diverses listes de contrôle puissent être stockées dans omis. Un employé sur place peut alors parcourir ces listes sur une tablette. Les stations-service connaissent également le problème du roulement du personnel. Comme dans la boulangerie, les nouveaux employés doivent être régulièrement formés et leur formation doit être documentée. Un système comme omis peut également y contribuer.

Mondes des stations-service

Notre brève excursion dans le monde des stations-service a montré que les deux secteurs ont des points communs non seulement parce qu’ils vendent tous deux des produits de boulangerie et du café. Les stations-service ont été un peu plus durement touchées par la crise Corona. Les volumes des réservoirs ont été réduits jusqu’à 50 pour cent pendant le verrouillage et les ventes dans les bistrots ont chuté encore plus sévèrement et ne se sont toujours pas redressées. Ce qui était pour le boulanger pendant cette période difficile du pain mixte classique, c’était du tabac pour l’exploitant de la station-service. Ici, il y avait des goulots d’étranglement de l’offre dans certains cas, faisant de la consommation de cigarettes un bon indicateur de crise. «J’aurais dû stocker du tabac», soupire le locataire à la fin de la conversation. Peut-être une suggestion pour un autre module d’omis. Cela pourrait s’appeler Lockdown Management.

Par Dirk Waclawek

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