S’adapter à un monde virtuel avec 12 ans de pratique

Capture d’écran de la discussion avec les leaders de l’industrie de Discovery2020.

En mars 2020, de nombreux organisateurs d’événements de coopératives de crédit ont commencé à se précipiter pour déplacer leurs conférences en personne en ligne, mais pas Eric Mayer. Il est en charge de la coordination de CUNA Mutual Group Discovery, une conférence que l’organisation basée à Madison, Wisconsin, a organisée virtuelle il y a 12 ans pour étendre sa portée. Discovery2021 aura lieu le 12 août et présentera des sujets de session inspirés par les commentaires des anciens participants, y compris l’économie; santé financière; diversité, équité et inclusion; et l’innovation. Mayer a récemment partagé ses leçons apprises en organisant l’événement virtuel annuel avant et pendant la pandémie, ainsi que ses réflexions sur ce à quoi pourraient ressembler les événements des coopératives de crédit dans un proche avenir, avec CU Times.

Temps de CU: Comment Discovery a-t-elle évolué en tant qu’événement virtuel à l’époque pré-COVID?

Eric Mayer

Mayer: Pour la plupart, il est resté assez cohérent. Nous nous sommes vraiment fiés à avoir des sujets d’actualité qui étaient pertinents pour les coopératives de crédit et les attireraient. Nous avons utilisé environ trois plateformes différentes au fil des ans. Tous les deux ans, nous passerons par le processus d’évaluation de la plate-forme que nous utilisons, et verrons ce qui existe et si la plate-forme que nous utilisons répond toujours à nos besoins. Lorsque nous avons suivi le processus de demande de propositions il y a environ trois ans, il y avait une poignée de fournisseurs de plates-formes qui étaient tous très, très similaires. Mais il a tellement évolué depuis le coup de mars de l’année dernière. Il semble que presque toutes les solutions numériques intègrent désormais un type de plate-forme d’événements virtuels, et les entreprises ont été créées juste pour le faire. Cet automne, nous examinerons à nouveau l’événement de cette année et verrons comment notre plate-forme actuelle s’aligne sur toutes les nouvelles technologies qui existent.

Temps de CU: Comment était l’hébergement de Discovery2020, tout le monde évoluant soudainement dans un monde essentiellement virtuel?

Mayer: Une chose que nous voulions nous assurer que les participants comprenaient était qu’il y avait toujours une valeur très forte dans les événements virtuels, et Discovery en particulier. Nous étions vraiment conscients de l’épuisement des réunions virtuelles qui se déroulait, et notre événement n’était pas avant août, donc les gens avaient déjà passé de mars à août à être obligés d’apprendre cette technologie.

L’un de nos principaux arguments de vente pour Discovery est que cela a toujours été une conférence gratuite. Lorsque les inscriptions ont ouvert en juin, nous ne savions vraiment pas ce qui allait se passer, mais nous avons vu une énorme augmentation des inscriptions et de la fréquentation en 2020. Avec tout ce qui se passait l’année dernière pour les coopératives de crédit, elles étaient en quelque sorte obligées de dire, A) Nous pouvons ne voyagez pas à des événements de toute façon, et B) Nous ne pouvons pas dépenser de l’argent pour des événements, de la formation ou de l’apprentissage pour les employés pour le moment. Donc, étant virtuel et gratuit, c’était la tempête parfaite pour nous.

Temps de CU: Quelles grandes leçons avez-vous apprises sur la technologie des événements virtuels?

Mayer: La première consiste à trouver un fournisseur qui peut fournir exactement ce que vous recherchez lors de votre événement. Pour nous, il est important de disposer d’une plate-forme facile à utiliser pour les participants et qui les aide à comprendre comment se déplacer et naviguer dans l’événement. Parce que dans un environnement virtuel, il y a beaucoup de distractions et si quelqu’un ne sait pas où aller, il va tout simplement partir.

La deuxième chose est que les outils et les fonctionnalités d’engagement des participants sont vraiment essentiels, qu’il s’agisse d’un lecteur vidéo qui permet aux participants qui sont dans une session de discuter ou de se diviser en différents groupes, ou d’un élément de ludification qui maintient les participants engagés tout au long de la journée. Comme il est virtuel, il est très facile de consulter votre courrier électronique, puis de suivre le chemin du courrier électronique et de partir pour le reste de la journée. Il est donc essentiel de pouvoir les garder engagés et de les inciter à revenir.

Temps de CU: Qu’est-ce qui a fonctionné le mieux lorsqu’il s’agit d’engager virtuellement les participants?

Mayer: Une chose qui a très bien fonctionné pour nous est d’encourager le dialogue par chat pendant les sessions. Les gens aiment dire: «Hé, ce point que l’orateur a soulevé était génial – voici ce que notre coopérative de crédit a fait et ce que nous avons vu», puis il y aura beaucoup de dialogue à ce sujet. Les questions-réponses avec les haut-parleurs sont toujours très populaires. Il s’agit généralement de questions / réponses audio, donc après la session, les gens peuvent interagir directement avec les orateurs.

Temps de CU: En 2020, des organisateurs débutants d’événements de coopératives de crédit virtuelles ont-ils contacté CUNA Mutual, étant donné qu’elle gère Discovery pratiquement depuis des années, pour obtenir des conseils?

Mayer: Nous avions un bon nombre d’organisations, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des terres des coopératives de crédit, qui ont cherché à parcourir la plate-forme que nous utilisons et à mieux comprendre comment nous avons évolué. La grande chose que j’ai partagée était d’adapter ce que vous essayez de faire pour votre public afin qu’il obtienne exactement ce que vous voulez qu’il en retire. Aussi, gardez les sessions courtes. Surtout dans un environnement virtuel, il est difficile de retenir l’attention de quelqu’un pendant plus de 20 à 30 minutes au cours d’une session spécifique.

Temps de CU: Quelles étaient certaines des plus grandes préoccupations des débutants?

Mayer: À ce moment-là, ils se bousculaient et essayaient de passer d’un événement en personne à un événement virtuel en un mois ou deux. Pour nous, nous commençons à planifier notre événement d’août à la fin de février / mars. C’était donc la plus grande préoccupation pour beaucoup de gens – ils se demandaient, comment puis-je rassembler cela avec un préavis aussi court? Comment trouver un fournisseur?

Temps de CU: Avez-vous identifié des doublures argentées lors du passage forcé de 2020 à des événements principalement virtuels dans l’industrie?

Mayer: L’un des avantages de l’hébergement de Discovery en août par rapport au début de l’année était que les gens étaient devenus plus à l’aise avec les événements virtuels. Nous avons reçu beaucoup de commentaires pendant et après l’événement de l’année dernière, selon lesquels une fois que les gens étaient là, ils étaient satisfaits de son engagement et n’avaient pas l’impression que les sessions manquaient de qualité. Ils obtenaient toujours ce qu’ils auraient retiré d’un événement en personne, ils n’étaient tout simplement pas disposés à l’essayer avant.

Temps de CU: Qu’est-ce qui vous manque le plus dans les événements en personne?

Mayer: Le réseautage – ce n’est tout simplement pas quelque chose que vous pouvez bien reproduire dans un environnement virtuel. Et au sein de l’industrie des coopératives de crédit, c’est une partie tellement cruciale des événements pour ces gens-là. Ils adorent se parler et échanger des idées. Nous faisons donc tout notre possible pour les aider à avoir cela dans un cadre virtuel, mais il y a quelque chose à dire sur le fait d’être physiquement avec quelqu’un, d’aller dîner ou d’aller dans un bar et de prendre quelques verres. Et lorsque vous avez 10 à 15 personnes dans une salle virtuelle, il y aura toujours des gens qui se parlent, mais si vous êtes en personne, vous pouvez avoir de petites conversations parallèles.

Temps de CU: C’est cette nature spontanée de rencontrer quelqu’un dans un couloir, par exemple, qui ne peut pas être reproduite.

Mayer: C’est l’une des choses que nous avons entendues en tant que sponsor d’événements virtuels ainsi que dans Discovery, c’est qu’il est plus gênant d’envoyer à quelqu’un un chat vidéo ou un message via la plate-forme virtuelle à l’improviste, plutôt que de marcher par quelqu’un dans le couloir et avoir une conversation de 15 à 20 minutes, ou dire: « Hé, allons prendre un verre plus tard. »

Temps de CU: Que pensez-vous de ce à quoi ressembleront les événements des coopératives de crédit à l’avenir?

Mayer: De nombreux organisateurs d’événements essaient vraiment de faire pression pour être de retour en personne, et à juste titre – le composant de réseautage est essentiel pour tant d’événements, et tant de gens ont hâte de revenir dans cet environnement. Et je pense que d’ici l’été ou l’automne, vous commencerez à en voir une partie, mais alors, les coopératives de crédit pourront-elles permettre aux gens de voyager? Vont-ils être prêts à voyager? Ainsi, vous commencerez à voir des événements hybrides où l’élément en personne est présent, mais peut être réduit pour permettre également la diffusion virtuelle des sessions, afin que les personnes qui ne souhaitent pas voyager ou qui ne peuvent pas le faire puissent toujours y assister. l’événement. Et certaines personnes peuvent préférer le cadre virtuel, car elles peuvent entrer et sortir du travail selon leurs besoins.