Nouvelles fonctionnalités demandées pour la technologie de collaboration

Vidéo – Combattre la fatigue du zoom

Le marché est devenu saturé – un marché où «les vendeurs de vidéo essaient tous de se surpasser», a déclaré Arnold.

De nouvelles fonctionnalités ont contribué à rendre l’expérience vidéo meilleure et plus intuitive, a-t-il ajouté, soulignant l’ajout d’effets d’arrière-plan, de limites de capacité de réunion, d’intégrations de calendriers et d’applications, de sessions en petits groupes et de fonctionnalités de tableau blanc. Mais les entreprises et leurs utilisateurs n’ont toujours pas pu échapper à la «fatigue du zoom».

« Nous assistons à un recul contre la vidéo. Une partie de la nouveauté s’estompe. La vidéo est immersive et épuisant après un certain temps », a déclaré Arnold. Les gens veulent simplement faire leur travail sans avoir à être conscients de leurs vêtements, de leurs appartements en désordre ou d’autres choses qui se passent à la maison, où il est plus difficile de paraître professionnel, a-t-il ajouté.

Pour éviter l’épuisement de la vidéo, les entreprises déploient des efforts pour espacer les réunions et encourager les employés à faire une pause après les appels, et les fournisseurs proposent des fonctionnalités qui rendent l’expérience moins éprouvante et plus stimulante, a déclaré Irwin Lazar, président et analyste principal de Metrigy.

« La vidéo a été la plus grande fonctionnalité à décoller après le début du coronavirus. Bien que nous n’observions pas de baisse des vidéos, les entreprises s’améliorent dans la planification des réunions afin que les gens ne soient pas bloqués sur plusieurs appels sans interruption ou, comme nous l’appelons, un ‘ Zoomerang »», a ajouté Lazar.

Du côté des outils, les fournisseurs visent également à enrichir l’expérience vidéo pour maintenir l’engagement des utilisateurs.

«Il y a un intérêt à recréer un tableau blanc, avec plus de fonctionnalités de brainstorming et de collaboration, comme les notes Post-it», a déclaré Mike Gotta, analyste vice-président de la recherche chez Gartner. Les fonctionnalités interactives, telles que le streaming sur les réseaux sociaux, les séances en petits groupes, les sondages et les questions-réponses, sont également de plus en plus courantes sur les plates-formes vidéo pour générer une expérience plus interactive. «Les entreprises veulent enrichir l’expérience visuelle des réunions, et cet intérêt à réinventer les réunions est là pour durer», a-t-il ajouté.

L’IA est destinée à un plus grand rôle

Arnold, Lazar et Gotta ont convenu que l’IA jouera un rôle plus important dans les fonctions des applications de collaboration d’équipe. Outre l’analyse comportementale qui permet de suivre les pauses, ainsi que la façon dont les utilisateurs visitent certaines plates-formes, la fonctionnalité d’IA peut automatiser les tâches administratives, telles que la planification de réunions et la prise de notes, pour libérer les employés pour un travail plus critique et mentalement intensif. « Nous verrons des entreprises tirer parti de l’IA pour créer des résumés de réunions et automatiser le plus possible dans l’espace de réunion », a souligné Arnold.

La présence de l’IA entraîne également l’augmentation du nombre de robots intelligents au sein des applications. Les robots orchestrent certaines interactions des utilisateurs qui se produisent via l’interface de discussion principale, le canal ou une discussion privée distincte. Les plates-formes offrent aux clients la possibilité d’ajouter des bots à leur guise.

Optimisation de l’intégration du flux de travail

L’intégration du flux de travail est en cours de mise au point pour éliminer la nécessité pour les utilisateurs de basculer constamment entre les différentes fenêtres et applications, ce qui peut nuire à la concentration et à la productivité. Les entreprises de collaboration en équipe cherchent à faire de leurs plates-formes une interface unique où les utilisateurs peuvent accéder aux tâches quotidiennes telles que le courrier électronique, le chat, les réunions et les documents en un seul endroit.

«Les utilisateurs peuvent intégrer de nombreuses fonctions telles que d’autres applications, des flux de travail, des notifications du gestionnaire de la relation client, des rapports de dépenses, des mises à jour de projets et de documents», a déclaré Lazar. « Tout peut vivre dans cet espace d’équipe, ce qui peut devenir le nouveau centre de travail. »

Gartner’s Gotta a mis en lumière la gestion du travail collaboratif en tant qu’équipe de zone, des applications de collaboration commenceront à être introduites dans leurs produits pour les positionner en tant que plates-formes globales.

« La gestion collaborative du travail est la coordination des tâches, l’achèvement des tâches, le flux de travail, l’approvisionnement et la supervision du budget – en gros, toutes les étapes nécessaires à la gestion d’une équipe répartie de 10 à 15 personnes. » il a dit.

L’utilisation à distance crée des problèmes de sécurité

L’utilisation à distance des outils de collaboration en équipe a ouvert la porte à de nouveaux problèmes de sécurité. Les employés se connectant au Wi-Fi public, au haut débit et aux appareils non sécurisés et aux applications tierces non autorisées pour terminer le travail, le service informatique a dû intensifier ses initiatives pour protéger les données sensibles de l’entreprise qui transitent par les plates-formes de collaboration en équipe. «Tous ces fournisseurs ont dû améliorer leur niveau de sécurité car tant de trafic est hors site», a déclaré Arnold. « Les environnements de collaboration doivent être aussi cryptés et sécurisés que possible. » Les fournisseurs de communications unifiées se vantent de la sécurité de leur environnement, ce qui peut offrir une tranquillité d’esprit aux informaticiens alors qu’en réalité, ils ont peu de contrôle, a ajouté Arnold.

L’une des premières mesures prises par les équipes de sécurité informatique est de limiter et de standardiser les applications des employés afin que le service informatique puisse plus facilement mandater des fonctionnalités telles que l’authentification unique, le cryptage et la création de canaux, a déclaré Lazar.

Certains fournisseurs autorisent même les services informatiques eux-mêmes à contrôler le déploiement de nouvelles fonctionnalités et ont la possibilité d’activer et de désactiver les modifications majeures. «Les fonctionnalités arrivent si vite et si furieusement que les mises à jour sont plus fréquentes», a-t-il déclaré.

Avec le travail à distance comme nouvelle norme indéfinie, les fonctionnalités des applications de collaboration d’équipe sont sur le point de se développer. Lazar a prédit que ces outils continueraient à se développer au point de pouvoir connecter les utilisateurs employés dans différentes entreprises en tant que fédération B2B avec des fonctionnalités telles que des comptes invités intelligents et des services de vérification d’identité pour sécuriser les connexions.

«Même aujourd’hui, la plupart des gens reviennent encore au courrier électronique lorsqu’ils communiquent avec des personnes extérieures à leur entreprise», a déclaré Lazar. « Mais ces jours-ci, une équipe peut être [composed] des personnes à la fois à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise, de sorte qu’elles ne profitent pas pleinement de l’espace d’équipe, et cela pourrait devenir un remplacement viable pour le courrier électronique. « 

« Les gens ont besoin d’un certain type de mélange et de sérendipité avec leurs collègues car toute la journée est consacrée au travail », a déclaré Gotta. « Ils ont besoin d’une communication sur ce qui se passe dans l’organisation. Les entreprises doivent penser à l’expérience totale des employés et pas simplement déployer une nouvelle application de collaboration d’équipe. »