Les sept types d’e-mails que vous ne devriez jamais envoyer
Une autre année, une autre boîte de réception bourrée de courrier indésirable. Alors commençons 2023 du bon pied, avec mon guide avisé sur la mauvaise étiquette des e-mails. Que vous soyez un habitant de cabine ou un chef de la communication d’entreprise, voici les sept types d’e-mails que vous ne devriez jamais envoyer.
1. L’e-mail de rappel redondant. Je n’ai sûrement pas besoin d’un e-mail d’une compagnie aérienne ou ferroviaire ou d’un imprésario de théâtre me rappelant d’apporter mon billet ? Un rappel utile aux désespérément incompétents, ils sont un ennui colossal pour tout le monde. Étant donné que les règles de Covid ont pu changer ou que l’heure de départ a été réaménagée, il est risqué de les supprimer sans un examen minutieux. Mais lorsque cet examen minutieux révèle simplement que je ne serai pas autorisé à monter dans l’avion si je n’apporte pas mon passeport, alors vous perdez le temps de vos 99,9 % de clients les moins incompétents.
Les personnes vraiment dégradées peuvent également être coupables du rappel redondant, comme dans « Remontez simplement cet e-mail en haut de votre boîte de réception ». Va-t’en, Satan ! Ma boîte de réception n’a ni haut ni bas. C’est vide, parce que je bloque les psychopathes comme toi sans pitié.
2. Le courriel omnibus. Nous avons tous reçu des missives qui divaguent et digressent comme un conteur de pub. Un e-mail long et complet a sa place, mais s’il s’avère contenir quatre demandes non liées, il est préférable d’envoyer quatre e-mails distincts, chacun avec une ligne d’objet claire. Sur quel point. . .
3. Le mauvais e-mail de ligne d’objet. Je comprends, vous êtes trop occupé pour écrire de bonnes lignes d’objet, alors vous aimeriez que je fasse le travail à la place. Faire mieux. Aussi, un mot au sage : si la ligne d’objet est « Réunion du 1er mars » mais que la réunion est déplacée au 8 mars, alors changez la ligne d’objet.
4. Le courriel de minuit. N’envoyez pas d’e-mail à minuit, sauf si vous avez besoin – et avez des raisons d’attendre – une réponse à minuit. Si vous effacez votre propre boîte de réception la nuit, appuyez sur « programmer l’envoi » pour vous assurer qu’il arrive tôt le matin. Il en va de même pour les e-mails professionnels envoyés le week-end. (Examinez également vos choix de vie.)
5. L’e-mail « donorelpy ». Ceci est nommé en l’honneur des e-mails que je reçois du conseil du comté d’Oxfordshire à partir de l’adresse e-mail donotrelpy@oxfordshire.gov.uk. La faute de frappe fournit un léger soulagement chaque fois que je vérifie mon dossier « en attente » pour noter qu’il y a un mois, ils ont promis d’agir dans les 10 jours.
Le vrai problème est qu’ils envoient des e-mails tout en refusant les réponses (ou relpies). C’est courant – et une fausse économie. Faire en sorte qu’il soit difficile pour les gens de vous joindre les agace tout en balayant vos propres problèmes d’organisation sous le tapis.
Est-ce que quelqu’un croit vraiment que la solution pour recevoir des e-mails en colère est d’empêcher les clients d’envoyer les e-mails ?
Ma croisade actuelle est contre l’équipe du service client de British Airways. C’est une chose d’annuler un vol coûteux, et c’en est une autre de caler des mois sur la question de l’indemnisation. Mais le vrai crime est de m’envoyer des e-mails sans réponse avertissant que non seulement il n’y a pas de nouvelles concernant l’indemnisation, mais si j’essayais de les contacter, cela ne ferait que retarder davantage ma demande. Le résultat? Ils n’ont jamais semblé comprendre le problème, ne l’ont jamais complètement résolu, et maintenant tout ennemi de British Airways est mon ami.
En revanche, lorsque j’ai récemment eu un problème avec la société de services financiers Wise, chaque interaction avec eux m’invitait simplement à répondre à l’e-mail que j’avais reçu. Le problème était ennuyeux et mystérieux et semblait être entièrement de leur faute, mais ils l’ont résolu. Et ils l’ont corrigé parce que j’ai pu échanger plus de messages substantiels avec Wise en une semaine qu’avec British Airways en quelques mois.
Vous pourriez penser que les individus n’envoient pas d’e-mails « ne pas répondre », mais certains types inhabituels essaient, en maintenant en permanence une réponse automatique qui déclare avec suffisance qu’ils consultent rarement leurs e-mails. Mec, éteins-le quand tu envoies des messages. Rien de tel qu’un majordome électronique qui se moque de ma réponse rapide.
6. L’e-mail « aurait dû être un processus ». Les gens sur les lignes de production automobile ne s’envoient pas d’e-mails qui disent « Je viens d’attacher les portes, ce serait bien si vous pouviez peindre la voiture au pistolet le plus tôt ». Il y a un processus et les gens suivent le processus plutôt que d’en parler par e-mail. Dans Un monde sans e-mail Cal Newport soutient que de nombreux échanges d’e-mails sont un substitut fastidieux pour déterminer ce que le processus devrait réellement être.
7. L’e-mail « veuillez voir ci-joint ». Pourquoi enverriez-vous cet e-mail ? Peut-être que vous êtes un hacker et que vous pensez que « veuillez télécharger ce virus » est trop évident ? Les écoles de mes enfants ne sont pas occupées par des pirates informatiques, mais ils semblent convaincus que je préfère les e-mails qui ne contiennent que des liens vers des documents mystérieux. Par conséquent, si je veux vérifier les détails d’un voyage scolaire, d’une visite de santé, d’une vaccination, des dates d’examens ou de toute autre chose, je dois cliquer sur un e-mail « veuillez voir la lettre jointe » après l’autre. C’est comme un plongeon chanceux dans ma propre boîte de réception, sauf que je ne gagne jamais la barre de chocolat.
Donc là nous l’avons. Nous nous plaignons tous du courrier électronique, mais le problème n’est souvent pas sa quantité mais sa qualité. Prenons tous la résolution de faire mieux.
Le nouveau livre de Tim Harford est ‘Comment faire en sorte que le monde s’additionne‘
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