Les alliances sont essentielles pour les équipes juridiques des entreprises ambitieuses


Bien avant que les visioconférences professionnelles ne se généralisent à cause de la pandémie, l’équipe juridique de Hewlett Packard Enterprise avait commencé à expérimenter la réalité virtuelle comme moyen pour les collègues de se sentir « dans la pièce ». Avec environ 300 membres répartis à travers le monde, l’objectif était que l’équipe juridique du groupe de logiciels américain puisse interagir facilement.

Ce qui a commencé comme un essai a ensuite attiré l’attention de leurs collègues commerciaux et, maintenant, vWaaS (Virtual Workplace as a Service) a été développé en un service à vendre aux clients de l’entreprise.

« Cela aide HPE à se développer dans un domaine relativement nouveau », déclare Emiliano Baidenbaum, avocat en chef pour les Amériques et co-responsable du laboratoire de droit de l’innovation de l’entreprise.

Son équipe a montré aux commerciaux de l’entreprise comment ils utilisaient la réalité virtuelle pour tenir des réunions en utilisant des avatars d’autres membres de l’équipe dans un bureau virtuel ou un autre espace, et les défis qui s’étaient posés lors des tests.

Les juristes d’entreprise innovants comme ceux-ci jouent aujourd’hui un rôle de plus en plus actif dans les décisions commerciales stratégiques, en travaillant en étroite collaboration avec d’autres fonctions telles que les ventes, l’informatique, les ressources humaines et les achats.

Chez HPE, d’autres idées issues du service juridique gagnent du terrain dans l’ensemble de l’entreprise. Ses avocats travaillent avec les ressources humaines pour développer Idea Matchmaker, une application permettant de jumeler les employés avec des projets dans toute l’entreprise sur lesquels ils pourraient vouloir travailler bénévolement.

Grâce à la surveillance exercée par le directeur juridique au sein d’une entreprise, il est dans une position unique pour apporter de la valeur, affirme Baidenbaum, que ce soit dans la résolution créative de problèmes ou dans le cadre d’un accord important.

« J’essaie d’être comme un allié des ventes », dit-il. «Nous ne voulons pas qu’ils nous considèrent comme un barrage routier, mais plutôt« introduisons des services juridiques parce qu’ils peuvent peut-être nous aider à mieux faire les choses ». Nous sommes formés pour penser aux choses qui pourraient mal tourner.

salle de réunion virtuelle avec tableau blanc, table ronde et sièges rouges

Collaboration fructueuse : une expérience est devenue un produit disponible pour les autres © Hewlett Packard Enterprise

Il compare l’équipe juridique interne à la boîte noire d’un avion, pleine d’informations vitales sur ce qui a échoué auparavant. Cela signifie qu’il peut alerter les clients de l’endroit où un plan échouera et suggérer des alternatives qui réussiront.

La possibilité d’aller au-delà des tâches juridiques quotidiennes et de travailler plus étroitement avec le reste de l’entreprise séduit également Zain Hudda, avocat général adjoint de la société de ravitaillement en carburant marin Peninsula.

Il a commencé sa carrière dans des cabinets d’avocats avant d’évoluer en interne il y a 13 ans, d’abord dans un grand groupe pétrolier. « Je voulais trouver une voie entre avocat et homme d’affaires, explique-t-il. « Donc, plus cela devient le cas, mieux c’est. »

Lorsque Peninsula a mis en place une nouvelle base d’approvisionnement en carburant à Maurice l’année dernière, Hudda a travaillé en étroite collaboration avec le responsable commercial du projet. Cela impliquait de parler directement aux ministères et de faire des présentations aux parties prenantes, ainsi que de travailler sur le cadre d’octroi de licences et sur une série de questions juridiques.

Les avocats internes apportent des connaissances et des compétences précieuses pour mener à bien les négociations, dit-il. « Il y a eu des moments où les discussions commerciales ont piétiné. . . et j’ai sauté sur un appel et j’ai trouvé un moyen de le traverser – rien ne gagne la crédibilité d’une entreprise comme ça.

Mais rien ne pourrait le perdre autant qu’un échec à comprendre les concepts commerciaux et le fonctionnement de l’entreprise. « Il faut être capable de comprendre l’aspect technique de l’entreprise », souligne-t-il.

« Ils ne se soucient pas des » délits « ou des » contrats «  »

La façon dont une équipe juridique communique fait une grande différence, dit Baidenbaum. Les collègues commerciaux, en particulier, ont besoin de diplomatie en raison de la pression exercée sur eux pour atteindre les objectifs. Assurez-vous de bien comprendre le vendeur avec qui vous travaillez, conseille-t-il. Vous devrez peut-être fournir des explications pour vos conseils – par exemple, pour montrer que ce qui ressemble à un blocage d’un accord est en réalité une tentative de s’assurer qu’il fonctionnera, ou pour signaler que l’expérience juridique antérieure suggère qu’il existe une meilleure solution.

Selon Baidenbaum, il est essentiel de s’exprimer d’une manière à laquelle les collègues commerciaux peuvent s’identifier. « Cela doit être axé sur les affaires, pas sur le jargon juridique », dit-il. « Ils ne se soucient pas des ‘délits’ ou des ‘contrats’. »

Cependant, cette plus grande orientation commerciale signifie moins de temps pour les tâches administratives et juridiques simples. « La technologie doit jouer un rôle », déclare Hudda. Chez Peninsula, où une équipe juridique d’environ 10 personnes sert environ 400 employés dans le monde, il dit que l’entreprise revoit la technologie, comme l’automatisation des contrats et les systèmes de billetterie pour traiter les requêtes juridiques, afin de libérer du temps.

Mais toutes les équipes juridiques ne peuvent pas – ou ne veulent pas – collaborer activement avec d’autres secteurs de l’entreprise.

Elouise Epstein, associée spécialisée dans les achats au sein du cabinet de conseil en gestion AT Kearney, affirme qu’elle trouve toujours des équipes juridiques internes dans de nombreux secteurs utilisant des techniques obsolètes et opérant séparément. « Ils choisiront leur [external] entreprises, ils négocient des contrats, fixent leurs tarifs », dit-elle. « [Legal] est la seule fonction dans une entreprise moderne qui est autorisée à fonctionner comme ça.

Un meilleur alignement avec les collègues des achats permettrait aux équipes juridiques de bénéficier de données, de techniques et d’une infrastructure plus avancées. Mais il y a souvent de la réticence, note Epstein, qui, selon elle, est due à des attitudes résiduelles.

Les équipes juridiques estiment que l’approvisionnement s’intéresse principalement au prix — « ils veulent simplement réduire les coûts », dit-elle. Mais le défi pour le service juridique est de démontrer qu’un expert juridique en matière de défense antitrust vaut la peine d’être dépensé, ajoute-t-elle.

Epstein affirme qu’il existe des opportunités pour les avocats internes de gagner des collègues ailleurs dans l’entreprise et d’améliorer l’efficacité – par exemple, dans des domaines tels que la gestion des relations avec les fournisseurs.

Dans la gestion du cyber-risque, dit-elle, chaque entreprise procède à une évaluation des risques de ses fournisseurs, mais chacun utilise un langage légèrement différent dans l’évaluation, même si la plupart des questions sont les mêmes. Un fournisseur, note-t-elle, pourrait se demander pourquoi il ne peut y avoir qu’une seule évaluation des risques qu’il peut remplir et partager avec chaque entreprise qu’il fournit. « Pourtant, les services juridiques diront non, car toutes ces entreprises devraient s’entendre sur la langue, ce qu’elles ne veulent pas faire. »

Le partage des données et des pratiques profiterait à tout le monde, dit Epstein, car actuellement « nous créons des inefficacités dans la façon dont les entreprises fonctionnent ».

Baidenbaum de HPE est toutefois optimiste quant à la diminution de la ségrégation au sein des zones centrales. «Il faut penser à l’entreprise dans son ensemble», dit-il. « Nous allons être plus fusionnés, surtout maintenant que nous sommes plus centrés sur les données et numériques. . . il y aura plus de mélange.

Études de cas

Fléchir

Depuis près de deux ans, l’équipe juridique de l’entreprise manufacturière diversifiée travaille sur un centre d’excellence en contrats en collaboration avec l’équipe informatique et le groupe des systèmes d’affaires. L’équipe juridique de l’entreprise basée à Singapour a apporté son expertise en la matière ; l’équipe informatique a construit les outils technologiques ; et des professionnels de la passation de marchés commerciaux conseillés sur la façon dont le processus devrait fonctionner. Les contrats sont désormais entièrement numérisés, ce qui permet à l’entreprise d’obtenir des réponses instantanées aux demandes de contrats. Auparavant, ses avocats auraient dû rechercher les documents et les examiner manuellement. Les requêtes qui pouvaient prendre jusqu’à une semaine pour répondre peuvent désormais être résolues en quelques minutes.

BPL

Une équipe juridique qui découvre que des victoires durement gagnées dans les négociations ont été ignorées veut naturellement y remédier. Ce fut le cas des avocats de la société de gestion d’investissements immobiliers basée à Singapour, GLP. Ils avaient noté que certaines dépenses n’étaient pas imputées sur les fonds comme convenu. Ils ont travaillé avec les équipes de gestion de fonds et des finances de GLP pour clarifier pourquoi ces dispositions contractuelles étaient importantes et comment en tirer pleinement parti. Les dépenses sont désormais correctement imputées aux fonds. Dans un autre exemple, l’équipe juridique a aidé l’équipe de trésorerie à suivre les conditions de ses facilités, y compris les obligations et les clauses restrictives, ce qui garantira que les négociations sont à la fois plus cohérentes et plus rapides.

Hewlett Packard Entreprise

Les avocats du groupe américain de logiciels peuvent désormais poster, trouver et se porter volontaires pour des projets facilement sans nécessiter l’approbation du responsable, grâce à une application développée par l’équipe de propriété intellectuelle du service juridique. Ils peuvent également expérimenter de nouveaux domaines de pratique et acquérir plus d’expérience en gestion de projet. L’équipe juridique travaille également avec les ressources humaines et le directeur de la technologie pour développer une version destinée à être utilisée par l’ensemble de l’entreprise. Appelée Idea Matchmaker, l’application s’inspire des plateformes de rencontres modernes et recommande des projets pertinents en fonction des interactions précédentes d’un utilisateur. Plus l’application est utilisée par un individu, plus ses recommandations deviennent personnalisées et utiles. Actuellement, dans un projet pilote avec 1 000 utilisateurs, les plus de 60 000 employés de HPE pourraient utiliser l’application d’ici la fin de l’année.

HubSpot

Depuis qu’il a rejoint la société de logiciels de gestion de la relation client en 2012, l’avocat général John Kelleher a intégré la fonction juridique dans toutes les parties de HubSpot, chaque domaine de pratique étant connecté à d’autres équipes en tant que partenaires commerciaux. Cela a permis une réponse rapide lorsque la pandémie a commencé. Par exemple, un avocat lié à l’équipe financière a pu donner des conseils sur la manière dont les restrictions de voyage affecteraient les paiements des vendeurs, ainsi que sur les implications fiscales pour l’emploi et les sociétés. En parallèle, des avocats ont conseillé les ressources humaines sur le passage durable au télétravail. L’efficacité de ces collaborations éclaire la façon dont les questions sont résolues, y compris la création d’un nouveau cadre décisionnel à l’échelle de l’entreprise qui permet une plus grande autonomie.

Méthodologie: RSGI, un groupe de réflexion de l’industrie juridique, a mis en évidence ces quatre équipes en fonction de la fréquence d’apparition dans le Les avocats innovants de FT rapports et état de leurs classements, renforcés par des éloges du marché tiers et des recherches sur la manière dont les équipes apportent de la valeur à leurs organisations en collaborant avec d’autres fonctions commerciales

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