Leçons sur l’utilisation de la technologie collaborative depuis 1999

La technologie

Conseil

Calendrier

Ne supposez pas que si le programme de calendrier dit que quelqu’un est «libre», il n’a rien de mieux à faire.

Lorsque vous mettez à jour votre calendrier, n’oubliez pas que d’autres personnes le liront.

Lors de la formation d’une nouvelle équipe, convenez de la manière dont le calendrier peut être utilisé.

Utilisez le calendrier pour négocier le moment où une réunion doit avoir lieu, mais assurez-vous d’abord que vous avez besoin d’une réunion.

N’utilisez pas une invitation à une réunion de diffusion pour évaluer l’intérêt pour un sujet.

Enrichissez les entrées du calendrier en créant des liens vers d’autres informations.

Email

Si vous voulez une action de plusieurs personnes, envoyez à chacune un message individuel.

Si vous prévoyez une discussion sur un problème, ne l’envoyez pas par e-mail.

Ne dites rien dans un e-mail que vous ne voudriez pas vous engager définitivement à écrire.

Ne flambez pas et ne riposte pas si les autres vous enflamment.

Marquez votre message comme «Urgent» uniquement si vous pensez que le destinataire vous en remerciera.

Utilisez le champ d’objet pour ajouter de la valeur à l’e-mail, pas seulement comme une étiquette.

Pensez plus à gagner du temps aux lecteurs qu’à sauver le vôtre.

Espace de classement partagé

Un espace de classement partagé peut remplir plusieurs rôles – ne les confondez pas.

Les archives ne doivent pas être faciles à utiliser, mais elles doivent être complètes.

Identifier le propriétaire de tout document de référence et le processus de mise à jour.

Extrayez les connaissances réutilisables d’un document lorsque vous le déposez. Ne vous attendez pas à ce que le retriever le fasse.

Une bonne structure guide la création du contenu – pas seulement sa récupération.

Taillez le bois mort afin de favoriser la croissance.

La restructuration est une tâche de gestion, pas une tâche administrative.

Espace de discussion

Ne découragez pas les anecdotes – déplacez-les.

Utilisez la puissance de l’anonymat par conception, pas par défaut.

Essayez de fermer autant de discussions que vous en ouvrez.

Le rôle du modérateur est de s’assurer que la discussion atteint le résultat escompté.

Vous devez savoir si vous progressez ou non vers un résultat.

Prenez le temps d’apprendre les conventions courantes ou inventez les vôtres.

Audioconférence

Soyez un modérateur actif.

Assurez-vous que l’audioconférence est audible.

Assurez-vous que la conférence a un début clair.

Posez les questions aux participants désignés.

Utilisez une écoute réflexive. (« Donc ce que vous dites est … »)

Résumez de temps en temps.

Donnez des rapports d’état rapides occasionnels.

Terminez officiellement la conférence.

Vidéo conférence

Obtenez une formation aux techniques de visioconférence.

Zoomez aussi près que vous l’osez. Puis zoomez plus près.

Regardez dans la caméra, pas sur l’écran, lorsque vous parlez.

Pour paraître naturel, vous devez pratiquer des actes contre nature (expressions exagérées).

Démarrer rapidement une visioconférence est plus difficile qu’avec une réunion en face à face – et plus important.

Utilisez un modérateur et ayez des signaux pré-convenus qui garantiront le bon déroulement de la conversation.

N’utilisez pas le canal vidéo pour filtrer des documents.