La technologie est essentielle pour couper les rouleaux de la paperasserie post-Brexit


James Coombes, PDG de vector.ai (1) (1)

Cela fait trois mois que le Royaume-Uni a quitté l’UE, mais la réalité inquiétante est que des milliers d’entreprises ont encore du mal à s’adapter aux nouvelles exigences d’importation et d’exportation.

Et s’il est encourageant de voir que le gouvernement a décidé de retarder les contrôles des importations en provenance de l’UE, c’est aussi une preuve supplémentaire que l’impact du Brexit continue de faire rage.

Il existe des exemples de cette perturbation au quotidien. Les entreprises connaissent de longs retards dans les ports alors que beaucoup voient des denrées périssables se perdre. Les retombées financières sont énormes; certaines entreprises sont confrontées à la menace très réelle de la faillite. La charge de travail supplémentaire et le stress supplémentaire causés par les exigences supplémentaires nuisent presque certainement au bien-être des gens.

Une partie du problème ici est que les responsables de la gestion de ces exigences n’ont en grande partie pas été pris en charge, dans l’hypothèse où ils finiront par «s’adapter» aux processus supplémentaires. Cela ne pouvait pas être plus éloigné de la vérité.

La compréhension et la mise en œuvre des informations douanières nécessitent à elles seules des centaines, voire des milliers d’heures-employés qui pourraient autrement être consacrées à l’amélioration du service client, à la réduction des coûts ou à l’identification de nouveaux domaines de croissance.

Au total, on estime que les entreprises devront traiter 200 millions de déclarations en douane supplémentaires chaque année, contre environ 55 millions avant le Brexit. Pour mettre cela en contexte, un exportateur de fruits de mer doit désormais remplir 71 pages de documents pour un seul camion de poisson. Ces processus obsolètes et encombrants entraînent manifestement des retards et des perturbations importants dans nos chaînes d’approvisionnement.

Le plus inquiétant est peut-être le fait que ce n’est même pas le plein «effet Brexit». D’autres exigences douanières entreront en vigueur plus tard dans l’année, obligeant toute entreprise importatrice de produits animaux, d’animaux vivants ou de plantes à parcourir encore plus de documentation.

Pour les travailleurs stressés et surchargés tout au long de la chaîne d’approvisionnement, cela pourrait être la goutte d’eau finale. Ils sont déjà confrontés quotidiennement à des tâches monotones croissantes et nous avons entendu parler de propriétaires d’entreprise au bord de la rupture en raison du volume de paperasse requis.

Sans une sorte d’accord commercial supplémentaire et étendu, ce problème de bureaucratie excessive ne disparaîtra pas. Et si l’approche la plus sensée consisterait à œuvrer à l’introduction d’une norme mondiale pour tous les documents, la réalité est que, dans le marché actuellement très fragmenté, aucune partie ne détient le pouvoir ou l’autorisation de dicter une nouvelle norme numérique unique.

Dans l’intervalle, de nombreuses entreprises tenteront d’embaucher plus de personnes pour faire face à l’augmentation des processus et des procédures – plus facile à dire qu’à faire lorsque le secteur de la chaîne d’approvisionnement est confronté à une grave pénurie de compétences. L’année dernière, le gouvernement a annoncé son intention de recruter 50 000 agents des douanes pour aider à traiter les formulaires supplémentaires. À ce jour, seulement 10 000 ont été recrutés.

Nous voyons certainement plus de nos clients chercher à recruter des personnes pour assumer certaines des tâches les plus lourdes. L’un des transitaires avec lesquels nous travaillons a été contraint d’embaucher 40% de personnel en plus depuis le début de l’année. Même si d’autres entreprises emboîtent le pas, il n’est pas certain que cela suffira à gérer les restrictions supplémentaires lorsqu’elles entreront en vigueur.

Il est temps d’adopter une approche différente.

Nous devons chercher à aider les entreprises à assumer le fardeau de la gestion des transactions douanières d’une manière plus durable et moins gourmande en ressources. Une meilleure technologie est nécessaire pour gérer le traitement de la paperasse qui, très franchement, reste bloquée à l’âge sombre. Le connaissement, par exemple, remonte à la fin des années 1300 et est encore largement utilisé dans le transport de marchandises dans le monde entier aujourd’hui. Cela s’ajoute aux factures, lettres de transport aérien, certificats d’origine, listes de colisage, avis d’arrivée, déclarations en douane et certificats sanitaires d’exportation nécessaires au traitement des transactions transfrontalières.

On ne peut pas s’attendre à ce que les entreprises se débrouillent seules. Il est temps que nous reconnaissions les processus archaïques qui existent encore dans la chaîne d’approvisionnement et que nous cherchions des moyens nouveaux et créatifs de les surmonter. Oui, les nouveaux processus douaniers sont vitaux, mais ils peuvent être rendus beaucoup plus faciles et sans stress – par exemple, en utilisant la technologie pour automatiser des tâches monotones et, surtout, donner aux organisations des informations puissantes qu’elles peuvent utiliser pour améliorer les opérations et stimuler la croissance.

Avec le fardeau du Brexit qui va augmenter et aucun signe d’accord commercial prolongé à l’horizon, ce doit être le moment d’adopter la technologie et d’alléger le fardeau opérationnel qui pèse lourd sur les épaules de nos travailleurs de la chaîne d’approvisionnement – leur donnant un temps précieux. de retour pour profiter de leur travail et, franchement, pour mieux utiliser leurs compétences.

Ceci est un message invité de James Coombes, directeur général de vector.ai

M. Coombes est un entrepreneur et un professionnel du financement du commerce et des matières premières qui a fondé vector.ai en réponse aux défis opérationnels de la chaîne d’approvisionnement et aide les entreprises à traiter la montagne de paperasse du Brexit.

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