La technologie aide à relever les défis de la gestion de la main-d’œuvre contingente

Lorsque Andreas Hettwer cherchait à mieux comprendre comment son organisation recrutait, payait et gérait la conformité de ses effectifs temporaires, il s’est tourné vers la technologie de nouvelle génération pour obtenir de l’aide.

Hettwer, directeur de la catégorie achats groupe pour Capgemini, une société de conseil en services technologiques basée à Paris, savait que trouver les bons entrepreneurs au bon prix dans les bonnes zones géographiques était essentiel pour maintenir la compétitivité de son entreprise. Capgemini est présent dans plus de 50 pays et engage fréquemment des sous-traitants informatiques indépendants et des experts en services d’ingénierie pour rester agile.

Atteindre le niveau de visibilité souhaité sur la main-d’œuvre externe n’était pas possible avec le système d’information sur les ressources humaines (SIRH) ou les technologies d’acquisition de talents existants de l’entreprise, c’est pourquoi Capgemini a choisi de déployer SAP Fieldglass, un système spécialisé de gestion des effectifs contingents.

«Nous avions besoin de plus d’informations sur des paramètres tels que le temps qu’il nous a fallu pour embaucher des entrepreneurs, ainsi que sur la performance, la rémunération et la durée du mandat des entrepreneurs dans nos différentes zones géographiques», a déclaré Hettwer.

La nouvelle plateforme permet à Capgemini de gérer l’ensemble du cycle de vie des travailleurs intérimaires, de l’approvisionnement à l’intégration, en passant par la facturation et plus encore. Il a déclaré qu’un autre avantage clé de ces technologies est la possibilité de créer un tableau des tarifs mondial pour les travailleurs externes, qui classe les rôles et les compétences par pays.

«Cela nous aide à réduire les écarts importants dans les tarifs des entrepreneurs et à parvenir à une plus grande normalisation», a déclaré Hettwer. «La plate-forme nous donne également une vision plus claire de la durée du mandat de nos sous-traitants, ce qui nous permet de mieux comprendre leurs performances.»

Naviguer dans les technologies pour la gestion de la main-d’œuvre contingente

Les défis de Capgemini en matière de gestion de sa main-d’œuvre externe sont partagés par de nombreux responsables des ressources humaines et des achats du monde entier alors que le recours à des travailleurs intérimaires se poursuit à un rythme soutenu. Un rapport du Government Accountability Office a révélé que jusqu’à 40% de la main-d’œuvre américaine se compose désormais de travailleurs intérimaires, et une enquête d’Oxford Economics a révélé que 83% des dirigeants mondiaux signalent une augmentation de leur utilisation de la main-d’œuvre occasionnelle pour atteindre les objectifs de l’entreprise.

Mais en même temps que les organisations trouvent plus de valeur dans l’utilisation de travailleurs intérimaires, beaucoup pensent également qu’elles ne parviennent pas à gérer ces travailleurs. Seules 9% des entreprises de l’enquête Sapient Insights 2020-2021 sur les systèmes RH ont estimé qu’elles étaient «excellentes» dans la gestion des travailleurs temporaires ou intérimaires, tandis que 17% ont déclaré qu’elles étaient «médiocres» dans la gestion de ce segment de la main-d’œuvre.

«Il y a eu une expansion des types de travailleurs contractuels et un plus grand nombre d’entre eux étant engagés à l’échelle mondiale, ce qui ajoute une plus grande complexité en ce qui concerne les problèmes juridiques, la conformité et les problèmes de rémunération», a déclaré Stacey Harris, directrice de la recherche et associée directrice de Sapient Insights Groupe à Atlanta.

Pour aider à relever ces défis, les organisations se tournent de plus en plus vers des technologies telles que les systèmes de gestion des fournisseurs (VMS), a déclaré Harris. Un VMS est conçu pour gérer les fournisseurs externes et les relations de travail où les organisations pourraient, par exemple, embaucher des cabinets de conseil pour mener un projet et fournir leurs propres experts pour l’exécuter.

«Dans les grandes organisations, un VMS a traditionnellement été géré par les achats, pas par les RH», a déclaré Harris. «Mais aujourd’hui, le nouveau défi des travailleurs intérimaires consiste à intégrer ce VMS et ses données aux technologies de base des ressources humaines, des talents et de la collaboration.»

D’autres technologies existent au-delà du VMS traditionnel pour gérer la main-d’œuvre contingente. Des systèmes spécialisés tels que SAP Fieldglass et d’autres sont conçus pour gérer l’ensemble du cycle de vie du contrat, de la demande de proposition à la clôture ou au renouvellement des contrats avec des travailleurs externes. Les responsables des ressources humaines et du recrutement trouvent également de plus en plus de travailleurs en poste directement via des plates-formes technologiques comme Upwork ou Fiverr qui publient les CV et les portefeuilles de travail des pigistes et les connectent aux clients.

L’un des plus grands défis pour les responsables des ressources humaines lorsqu’ils choisissent parmi ce patchwork de technologies de gestion est de résoudre les problèmes de sécurité des données liés à quels travailleurs intérimaires auront accès à quels systèmes et documents internes, a déclaré Harris. «Selon le statut du travailleur intérimaire, un entrepreneur peut ne pas recevoir d’équipement de l’entreprise, mais peut avoir besoin d’accéder à un ensemble commun d’outils de productivité ou à des fichiers partagés, par exemple.

Un contractant peut également avoir besoin d’accéder à une technologie telle qu’un système de gestion de l’apprentissage interne pour la formation de base que les organisations pourraient légalement devoir fournir sur certains sujets pour rester en conformité avec les lois. « Mais en même temps, cette entreprise pourrait être légalement interdite d’accorder l’accès à toute formation qui pourrait être considérée comme étant de nature développementale », a déclaré Harris.

De telles complexités concernant les autorisations, la distinction entre les employés à temps plein et les sous-traitants, et la sécurité des données ne peuvent pas être résolues avec simplement un nouveau VMS ou une autre plate-forme technologique de la main-d’œuvre contingente, a déclaré Sheryl Herle, analyste en gestion des talents chez Sapient Insights Group.

«Cela nécessite une toute nouvelle façon de penser la configuration de tous les systèmes logiciels d’une organisation», a déclaré Herle. « Ce n’est pas seulement une plateforme qui est impactée, mais tout un écosystème de ressources humaines, de talents et d’outils de collaboration partagés à prendre en compte. »

Katy Tynan, analyste principale spécialisée dans l’expérience des employés pour Forrester, une société de recherche et de conseil de Cambridge, dans le Massachusetts, convient que la variété et le volume croissants de travailleurs intérimaires représentent un défi de surveillance unique pour les responsables des ressources humaines.

«Une fois que vous vous développez dans ce modèle hybride où vous utilisez une variété de travailleurs externes ainsi que d’employés à temps plein, vous n’avez soudainement plus la même visibilité sur des choses comme les coûts de main-d’œuvre de manière cohérente», a déclaré Tynan.

Bien qu’aucune solution logicielle unique n’existe encore pour englober de manière adéquate la main-d’œuvre totale, Tynan a déclaré que les nouvelles technologies de la main-d’œuvre contingente représentaient une avancée dans cette direction. «Vous n’avez pas de visibilité sur tout, mais ces types de plates-formes vous rapprochent d’une stratégie globale de gestion des effectifs», a-t-elle déclaré.

Ajout de travailleurs externes aux plates-formes RH de base

Bien qu’il y ait eu une croissance des technologies conçues pour aider à recruter, suivre et gérer les travailleurs intérimaires, davantage de fournisseurs de plates-formes SIRH traditionnelles et de planification des ressources d’entreprise (ERP) – historiquement conçues uniquement pour gérer les données connectées aux employés à temps plein – envisagent d’étendre leurs systèmes. pour inclure des travailleurs externes, disent les experts.

« Le travailleur intérimaire devenant omniprésent, de plus en plus de sociétés de logiciels commencent à concevoir leurs systèmes en pensant aux travailleurs externes ou à l’accès tiers », a déclaré Harris.

Selon Herle, il est préférable de gérer les autorisations et l’expérience d’un travailleur contractuel avec une organisation avec le même système technologique de base que celui utilisé pour gérer les employés à temps plein. «Un bon exemple est la mise en place d’un sous-traitant dans un organigramme ou une hiérarchie d’utilisateurs avec un système ERP, permettant l’inclusion si nécessaire mais aussi l’exclusion lorsque la loi l’exige», a-t-elle déclaré.

Valeur de l’intégration transparente

Jusqu’à ce que davantage de fournisseurs de systèmes SIRH et ERP adoptent de tels changements, les organisations devront s’appuyer sur de bonnes intégrations de systèmes pour relever les défis croissants liés à la gestion de la main-d’œuvre externe. Brett Gerber, directeur principal de l’acquisition de talents en matière de défense et de sécurité chez Boeing, a déclaré que l’un des plus grands avantages de la plate-forme de gestion des effectifs contingents qu’il utilise est sa capacité à s’intégrer avec d’autres parties de l’écosystème technologique des ressources humaines de la société aérospatiale.

Gerber utilise un système du fournisseur Beeline pour gérer le travail occasionnel que son organisation emploie dans plusieurs pays. « Nous pouvons configurer le système pour les monnaies locales ainsi que pour les réglementations locales du travail en ce qui concerne la saisie du temps et la facturation de notre personnel occasionnel », a-t-il déclaré.

Le système s’intègre parfaitement à la plupart des plates-formes SIRH locales que Boeing utilise dans le monde entier ainsi qu’aux systèmes de facturation back-office.

«Il s’intègre également aux systèmes de gestion des identités pour les badges et la sécurité des travailleurs externes», a déclaré Gerber. « Le fait de regrouper toutes les données des fournisseurs au même endroit sur la plate-forme nous permet de vraiment contrôler et configurer les flux de données vers tous les bons endroits. »

Dave Zielinski est un écrivain et éditeur indépendant à Minneapolis.