La facture électronique, enjeu incontournable des entreprises françaises
[CONTENU PARTENAIRE] Près de 2,5 milliards de factures sont échangées entre entreprises chaque année en France. Mais sur ce total, huit factures sur dix concernent encore des documents au format papier. Alors que la réglementation impose progressivement un passage à la facturation électronique, où en sont les entreprises dans ce domaine? Les réponses de Benoît Berson, directeur des opérations chez Quadient France, société spécialisée dans la gestion de l’expérience client et l’automatisation des processus métier.
A partir de 2023, les entreprises vont devoir passer à la facture électronique. Ont-elles conscience des efforts à engager pour respecter ces nouvelles obligations?
La dématérialisation que vous évoquez est directement liée à la loi de finances 2020 qui sert d’accélérateur dans ce domaine. Il va falloir faire en sorte que les sociétés, dans leurs relations avec d’autres entreprises, les facturent graduellement de manière électronique à partir de 2023 pour les grandes entreprises, 2024 pour les ETI, et 2025 pour les PME / TPE. Cela dit, la dématérialisation est un mouvement qui a déjà démarré depuis plusieurs années, notamment pour les grands groupes et s’est accéléré pour les autres entreprises sous l’impulsion de l’Ordonnance du 26 juin 2014 (facturation électronique à destination de l ‘ Etat et des collectivités territoriales). Au printemps, nous sommes livrés avec OpinionWay, à une enquête auprès de nos clients. Celle-ci montre que dans l’univers des PME / TPE, le degré de connaissance des nouvelles obligations en matière de facturation électronique était encore peu développé. Moins d’une entreprise sur deux avait connaissance de l’arrivée de cette nouvelle réglementation. Il est incontestablement nécessaire d’engager une campagne d’information en la matière.
Aujourd’hui, ce sont 2,5 milliards de factures qui, chaque année, sont échangées entre les entreprises en France. Celles qui ne seraient pas bien préparées à cette transition vers la facturation électronique vont-elles vers une crise organisationnelle ?
Je ne le pense pas dans la mesure où il reste quelques années pour s’y préparer et s’organiser en conséquence. Il revient à la direction générale de l’entreprise, de commencer à s’inscrire dans son agenda ce projet. Il va falloir non seulement envoyer des factures électroniques, mais également avoir la capacité de les recevoir dès 2023, notamment si elles proviennent d’une grande entreprise. On peut tracer deux schémas pour aboutir à ce second objectif. On peut continuer à transformer dans son SI une facture au format électronique de manière manuelle, mais cela n’a rien de bien performant et n’est guère tenable dans la longueur. Ou, et c’est bien mieux, faire en sorte de recevoir nativement sous format électronique. Il reste deux ans à trois ans pour se préparer à cette étape. Il s’agit de projets tout à fait tenables dans les délais impartis.
Concrètement, que l’entreprise gagne à passer à la dématérialisation?
La facture électronique, telle qu’elle est souhaitée aujourd’hui par la Loi de Finances 2020, à deux objectifs. Le premier est de faire en sorte que les informations liées à la TVA soient remontées à l’État. Le deuxième est d’aboutir à une accélération des délais de paiement. Par rapport à cela, la crise que nous traversons actuellement montre l’importance cruciale de la trésorerie dans la bonne marche des entreprises. Selon une enquête Euler Hermès, 25% des entreprises de la zone euro sont menacées d’une crise de trésorerie en 2021. Et la facture électronique permet d’optimiser les processus en la matière. La dématérialisation du document accélère son envoi au client (et donc sa réception). Elle permet également une traçabilité accrue, avec la possibilité d’agir très rapidement si un problème se présente et de lancer les opérations de recouvrement voulues. D’autre part, un traitement dématérialisé de la facture représente des coûts de ressources moins importants grâce à l’automatisation des fonctions. Il s’agit donc de véritables économies opérationnelles réalisées par l’entreprise qui se double véritablement engagement sociétal (notamment par la moindre utilisation du papier). Enfin, la facture électronique a pour effet d’optimiser l’expérience client en la rendant extrêmement fluide.
Quelles sont les questions essentielles qu’une organisation doit se poser afin de réussir sa transition vers le format électronique?
Nous devons ceci: une entreprise doit établir la liste des documents qu’elle souhaite voir passer au format électronique (pour la facture c’est donc une obligation). Il faut qu’elle fasse en sorte que ce déploiement soit graduel. Au départ, elle doit agir avec un ensemble de clients sélectionnés afin de rôder le système et choisir la société qui va le connecter au SI et l’accompagner dans la conduite du changement, notamment en formant les salariés à l’emploi de la solution. Chez Quadient, nos clients sont essentiellement des PME et des ETI. Nous les accompagnons dans ce mouvement graduel de dématérialisation qui touche la facture, mais également la fiche de paie, ou bien encore la signature des contrats, en nous calant sur leur rythme et en recherchant les processus les plus adaptés. Chaque client a ses propres problématiques. Notre métier est d’en tenir compte, bien évidemment, et de proposer des solutions tant en fonction du contexte de l’entreprise qui fait appel à nous, que de son ambition en matière de digitalisation et de relation client.
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