Formulaire W-4 : Définition du certificat de retenue à la source de l’employé
Qu’est-ce que le formulaire W-4 : Certificat de retenue à la source de l’employé ?
Lorsque vous obtenez un nouvel emploi, l’un des nombreux documents que votre employeur vous demandera de remplir est le formulaire W-4, le « certificat de retenue à la source de l’employé ». La façon dont vous remplissez ce formulaire détermine le montant d’impôt que votre employeur prélèvera sur votre salaire. Votre employeur envoie l’argent qu’il retient de votre chèque de paie à l’Internal Revenue Service (IRS) avec votre nom et votre numéro de sécurité sociale pour référence.
Votre retenue est prise en compte dans votre facture d’impôt annuelle que vous calculez lorsque vous produisez votre déclaration de revenus en avril.
Points clés à retenir
- Les employés remplissent un formulaire W-4 pour informer les employeurs du montant d’impôt à retenir sur leur salaire en fonction du statut de dépôt, des personnes à charge, des crédits d’impôt prévus et des déductions.
- Si le formulaire n’est pas rempli correctement, vous pourriez devoir payer des impôts lorsque vous produisez votre déclaration.
- L’IRS a simplifié le formulaire en 2020.
- Les employés peuvent modifier leur retenue à tout moment en soumettant un nouveau W-4 à leur employeur.
- Un nouveau W-4 doit être rempli chaque fois que vous avez un nouvel employeur.
À quoi sert le formulaire W-4 : Certificat de retenue à la source de l’employé ?
Lorsque vous commencez un nouvel emploi, votre employeur vous demandera de remplir un formulaire W-4. Il est important de remplir correctement un W-4 car l’IRS exige que les gens paient des impôts sur leur revenu progressivement tout au long de l’année. Si vous ne retenez pas suffisamment d’impôts, vous pourriez devoir une somme étonnamment élevée à l’IRS en avril, plus des intérêts et des pénalités pour avoir sous-payé vos impôts au cours de l’année.
Dans le même temps, si vous retenez trop d’impôts, votre budget mensuel sera plus serré que nécessaire. De plus, vous accorderez au gouvernement un prêt sans intérêt alors que vous pourriez économiser ou investir cet argent supplémentaire et obtenir un rendement. De plus, vous ne récupérerez pas vos impôts en trop avant le mois d’avril suivant, lorsque vous produisez votre déclaration de revenus et obtenez un remboursement.
À ce stade, l’argent peut sembler une aubaine et vous pourriez l’utiliser moins judicieusement que si l’argent avait été reçu progressivement à chaque chèque de paie. Si vous ne soumettez pas du tout le formulaire W-4, l’IRS oblige votre employeur à retenir votre salaire comme si vous étiez célibataire, sans aucun autre ajustement.
Commencer un nouveau travail
Vous devez remplir un nouveau W-4 chaque fois que vous commencez un nouvel emploi.
Comment remplir le formulaire W-4 : Certificat de retenue à la source de l’employé
L’IRS a repensé le formulaire W-4 en 2020 et a supprimé la possibilité de réclamer des allocations personnelles. Auparavant, un W-4 était accompagné d’une feuille de calcul des allocations personnelles pour vous aider à calculer les allocations à réclamer. Répondre aux questions de la feuille de travail montre votre situation fiscale afin que vous puissiez demander à votre employeur de retenir le montant correct sur votre chèque de paie.
Vous n’avez qu’à remplir un nouveau formulaire W-4 si vous commencez un nouvel emploi ou si vous souhaitez modifier le montant retenu sur votre salaire. Plus vous avez réclamé d’allocations sur le formulaire W-4, moins votre employeur retiendra sur votre salaire. Moins vous réclamez d’allocations, plus votre employeur en retiendra.
Le formulaire révisé vise à faciliter le processus de détermination du montant qu’un employeur doit retenir. Si vous êtes célibataire ou avez un conjoint qui ne travaille pas, n’avez pas de personnes à charge, n’avez qu’un seul revenu d’emploi et ne demandez pas de crédits d’impôt ou de déductions détaillées (autres que la déduction forfaitaire), remplissez un W -4 est simple – tout ce que vous avez à faire est de fournir votre nom, votre adresse, votre numéro de sécurité sociale et votre statut de dépôt, puis de signer et de dater le formulaire.
Estimer vos impôts dans des situations plus complexes
Si votre scénario fiscal est plus complexe, vous devrez fournir des informations sur les personnes à charge, les revenus de votre conjoint, les revenus d’autres emplois et les crédits et déductions d’impôt que vous envisagez de réclamer.
L’IRS recommande d’utiliser son estimateur de retenue d’impôt en ligne pour vous assurer que le bon montant est retenu sur votre salaire. La publication IRS 15-T, quant à elle, est utilisée par les employeurs pour déterminer le montant de l’impôt fédéral sur le revenu à retenir sur les chèques de paie des employés.
Vous pouvez également utiliser le formulaire W-4 pour demander que des sommes supplémentaires soient retenues sur chaque chèque de paie, ce que vous devriez faire si vous vous attendez à devoir plus d’impôts que ce que votre employeur retiendrait normalement.
Vous pouvez demander à votre employeur de retenir une somme supplémentaire si vous gagnez un revenu de travail indépendant à côté et que vous souhaitez éviter de payer des impôts estimatifs distincts pour ce revenu. Vous pouvez également utiliser le formulaire W-4 pour empêcher votre employeur de retenir de l’argent sur votre salaire, mais uniquement si vous êtes légalement exonéré de retenue parce que vous n’aviez pas d’impôt à payer pour l’année précédente et que vous vous attendez également à n’avoir aucun impôt à payer. pour l’année en cours.
Quand déposer un nouveau formulaire W-4 : Certificat de retenue à la source de l’employé
En général, votre employeur n’enverra pas le formulaire W-4 à l’IRS. Après l’avoir utilisé pour déterminer votre retenue, la société la déposera. Vous pouvez modifier votre retenue à tout moment en soumettant un nouveau W-4 à votre employeur.
Les situations nécessitant une modification de votre W-4 incluent se marier ou divorcer, avoir un enfant ou prendre un deuxième emploi. Vous pouvez également soumettre un nouveau formulaire W-4 si vous découvrez que vous avez retenu trop ou trop peu l’année précédente lors de la préparation de votre déclaration de revenus annuelle et que vous vous attendez à ce que votre situation soit similaire pour l’année d’imposition en cours. Vos modifications W-4 prendront effet dans les prochaines une à trois périodes de paie.
Considérations spéciales pour le formulaire W-4 : Certificat de retenue à la source de l’employé
Si vous commencez un emploi au milieu de l’année et que vous n’étiez pas employé plus tôt cette année-là, voici une réduction d’impôt qui peut vous faire économiser de l’argent. Si vous ne travaillerez pas plus de 245 jours dans l’année, demandez par écrit à votre employeur d’utiliser la méthode de l’année partielle pour calculer votre retenue. La formule de retenue de base suppose un emploi toute l’année, donc sans utiliser la méthode de l’année partielle, vous aurez trop de retenues et devrez attendre le moment des impôts pour récupérer l’argent.
Qu’est-ce qu’un W-4 ?
Le formulaire W4, « Certificat de retenue à la source de l’employé », est rempli par un employé pour indiquer à l’employeur le montant à retenir sur votre salaire. L’IRS exige que les particuliers paient des impôts sur le revenu progressivement tout au long de l’année.
Dois-je réclamer 0 ou 1 sur mon W-4 ?
À partir de 2021, vous ne pouvez plus demander d’allocations, donc cela n’a plus d’importance si vous demandez 0 ou 1 sur votre W-4. Auparavant, demander 1 allocation signifiait que si vous étiez célibataire et que vous n’aviez qu’une seule source de revenu, vous recevriez probablement encore un remboursement de l’IRS à la fin de l’année d’imposition, car moins d’impôts étaient prélevés sur votre salaire que si vous demandiez 0 indemnités. Cela signifie que vous obtiendrez plus d’argent de chacun de vos chèques de paie.
Comment remplir un nouveau formulaire W-4 ?
Si vous êtes célibataire ou avez un conjoint qui ne travaille pas, n’avez pas de personnes à charge, n’avez qu’un seul revenu d’emploi et ne demandez pas de crédits d’impôt, indiquez votre nom, votre adresse, votre numéro de sécurité sociale et votre statut de déclaration, et signer et dater le formulaire. Sinon, vous devez fournir des informations sur les personnes à charge, les revenus du conjoint, les revenus d’autres emplois et les crédits et déductions d’impôt que vous envisagez de demander. L’IRS dispose d’un estimateur de retenue d’impôt en ligne pour vous aider à déterminer le montant à retenir sur votre salaire.
Pourquoi l’IRS a-t-il modifié le formulaire W-4 ?
Pour la saison de production de 2019, de nombreuses personnes qui ont obtenu des remboursements d’impôt au cours des années précédentes ont découvert qu’elles devaient payer des impôts lors de la production de leur déclaration de revenus de 2018. La loi de réforme fiscale de 2017 a réduit les taux d’imposition pour beaucoup, mais l’IRS a également réduit le montant de l’impôt retenu sur les salaires pour refléter les modifications de la législation fiscale. Ainsi, de nombreuses personnes n’avaient pas suffisamment d’impôts retenus. L’IRS a introduit un nouveau formulaire W-4 en 2020 pour tenter de résoudre le problème. Désormais, le formulaire W-4 n’est plus utilisé pour demander des « allocations » de retenue.
Quelle est la différence entre un W-2 et un W-4 ?
Le W-4 indique à l’employeur le montant à retenir de l’employé. Le W-2, cependant, indique à l’IRS ce que l’employé a gagné l’année précédente. Les propriétaires de petites entreprises et les grandes entreprises sont tenus de soumettre le formulaire W-2 . Chaque employé doit déposer un W-4.
L’essentiel
Votre employeur doit fournir un formulaire W-4 lorsque vous êtes embauché. Prenez le temps de bien remplir votre W-4. Vous éviterez d’avoir à payer des pénalités au moment des impôts et conserverez autant de vos revenus que légalement possible.