Établir de solides fondations technologiques à but non lucratif
Toutes les organisations devraient avoir en place des bases technologiques solides pour les aider à tirer le meilleur parti de leur capacité à fournir des services à ceux qui en ont le plus besoin, écrit David Spriggs.
L’impact de la pandémie de COVID-19 se fait sentir dans l’ensemble du secteur à but non lucratif. Les organisations sont intimidées par le défi de se débarrasser des systèmes obsolètes et des processus manuels, puis de devoir se réinventer en fournisseurs de services virtuels.
La mise en œuvre d’un nouvel environnement technologique est un défi pour toute organisation, en particulier pour une organisation à but non lucratif où le personnel doit apprendre à utiliser de nouveaux logiciels et processus pour soutenir leurs clients et collaborer.
Je suis constamment surpris par le nombre d’organisations que nous rencontrons et qui travaillent dans des environnements technologiques hérités de qualité inférieure. Cela a un impact sur la capacité des membres de leur équipe à travailler efficacement à domicile ainsi que sur la capacité de l’organisation à fournir des services aux clients.
Bureaux d’information Technologie numérique dans le secteur à but non lucratif 2020 Le rapport a révélé que les organisations qui n’avaient pas encore migré vers le cloud étaient plus de quatre fois plus susceptibles d’être pour la plupart ou complètement non préparées à ce que le personnel travaille à domicile.
Deux organisations à but non lucratif sur cinq n’étaient pas encore dans le cloud et les petites entreprises étaient plus susceptibles d’être à la traîne.
Bien que les premiers résultats de notre enquête de 2021 indiquent que de plus en plus d’organisations commencent à faire le voyage, les principaux obstacles incluent toujours :
- connectivité Internet coûteuse ou insuffisante ;
- investissements récents dans l’infrastructure technologique sur site ;
- coût de la migration ;
- manque de connaissance / familiarité avec le cloud ; et
- manque de temps/priorisation.
Toutes les organisations devraient avoir en place des bases technologiques solides pour les aider à tirer le meilleur parti de leur capacité à fournir des services à ceux qui en ont le plus besoin.
Les obstacles décrits ci-dessus ne sont pas nouveaux. Parfois, ils sont causés par le fait que la direction n’est pas familière ou mal à l’aise avec le cloud computing.
D’autres fois, cela est lié aux lacunes des fournisseurs tiers. Cela peut être aussi simple qu’une organisation hésitant à s’adapter car elle sait que le déploiement de nouveaux systèmes peut être difficile.
Les organisations doivent cesser de penser qu’elles peuvent continuer à se débrouiller avec ce qu’elles ont et que les améliorations nécessaires sont irréalisables, irréalistes ou inabordables.
La première étape du parcours consiste à créer un plan de modernisation pour votre environnement technologique. L’adoption du cloud computing à l’aide de plates-formes telles que Microsoft 365 ou Google Workspace, qui sont disponibles sous forme de don à la plupart des organisations à but non lucratif, contribue grandement à permettre au personnel de travailler à domicile et de collaborer plus efficacement.
Aujourd’hui, il est impératif que chaque organisation à but non lucratif fournisse à son personnel et à ses bénévoles une plate-forme basée sur le cloud qui offre :
- un service de courrier électronique et de calendrier, permettant au personnel et aux bénévoles d’accéder en toute sécurité à leur courrier électronique et à leurs calendriers et de consulter la disponibilité des membres de l’équipe, des chambres et des véhicules ;
- un outil de collaboration et de communication comme Microsoft Teams ou Google Meet, qui permet la visioconférence, le chat et le partage de fichiers ; et
- des options de gestion de l’information (partage de fichiers) telles que OneDrive, SharePoint et Drive, qui permettent :
- stockage de fichiers dans un espace personnel et dans des espaces partagés pour la collaboration
- accès à distance facile aux fichiers, synchronisé pour le travail hors ligne
- stockage de fichiers sécurisé
- un espace de collaboration (intranet ou autre) pour le partage d’informations organisationnelles sur les politiques, les procédures, les actualités importantes et autres, une authentification multi-facteurs sécurisée pour protéger vos informations.
Tout comme COVID-19 fera partie de la vie quotidienne dans un avenir prévisible, les environnements de travail hybrides continueront également de façonner notre façon de travailler et de collaborer.
Si vous n’avez pas encore commencé votre transition vers le cloud, vous pouvez le faire sur le Pôle de transformation numérique:
N’oubliez pas que ce processus n’a pas besoin d’être difficile. Vous pouvez planifier une conversation gratuite avec un expert en technologie du Digital Transformation Hub pour discuter de vos options et décider de la marche à suivre.
Cet article fait partie d’une chronique mensuelle d’Infoxchange explorant l’importance de la technologie numérique.