Définition, types, exemples et taxes



Que sont les frais accessoires (IE) ?

Les frais accessoires sont les pourboires et autres frais mineurs encourus dans le cadre de la conduite des affaires, en plus des dépenses importantes telles que les frais d’hôtel et le prix des billets.

Les frais accessoires aux frais de transport, de repas et d’hébergement sont courants lorsqu’un employé voyage pour affaires. Un employé qui prend un taxi de l’aéroport à un hôtel engagera des dépenses pour les taxis et les hôtels et des frais accessoires tels que les pourboires au chauffeur de taxi et au personnel de l’hôtel.

D’autres dépenses mineures comme les coupes de cheveux ou les articles de toilette sont susceptibles d’être classées comme personnelles, car elles auraient de toute façon été nécessaires et payées à la maison.

Il existe plusieurs faits clés concernant les dépenses professionnelles diverses et la manière dont elles sont remboursées ou déduites au moment des impôts :

  • Un salarié peut se faire rembourser par son employeur des frais divers. Ceci relève de la politique de l’entreprise et doit être décrit dans le manuel de l’employé.
  • L’employeur peut déduire les dépenses diverses qui ont été remboursées, jusqu’à un maximum d’indemnité journalière qui varie selon la région.
  • La plupart des déductions diverses pour les particuliers, y compris les dépenses professionnelles non remboursées, ont été supprimées avec la loi sur la réforme fiscale entrée en vigueur en 2017. Elles ne restent disponibles que pour quelques contribuables, tels que les membres des réserves des forces armées.

Points clés à retenir

  • Les frais accessoires aux frais de transport, de repas et d’hébergement sont les plus courants lorsqu’un employé voyage pour affaires.
  • Le remboursement des frais accessoires, le cas échéant, est une question de politique de l’entreprise.
  • Les dépenses « diverses » ne sont plus déductibles par la plupart des contribuables mais peuvent l’être par l’entreprise qui les paie.

Comprendre les frais accessoires

Les frais accessoires et les politiques et procédures qui les régissent sont généralement couverts dans le manuel de l’employé de l’entreprise. Les frais accessoires seront définis, classés comme professionnels ou personnels, et limités en quantité, qualité ou montant en dollars. Un tarif journalier peut être fixé.

Les procédures de remboursement de l’entreprise peuvent exiger que les frais accessoires soient payés par les employés de leur poche ou par une carte de crédit de l’entreprise ou de la petite caisse.

Les tarifs journaliers sont fixés chaque année par la General Services Administration (GSA) pour les destinations à l’intérieur de la zone continentale des États-Unis ; les tarifs non étrangers (par exemple, Alaska, Hawaï, Porto Rico et Guam) sont fixés par le ministère de la Défense et les tarifs étrangers (partout en dehors des États-Unis et de ses territoires) sont établis par le département d’État.

Les procédures de l’entreprise doivent inclure des règles de suivi des frais accessoires à des fins comptables et fiscales. Les employés doivent tenir des registres détaillés de chaque achat.

Les employés doivent résumer ces enregistrements dans un rapport de dépenses étayé par des reçus réels attestant le paiement et les soumettre à l’entreprise.

Les frais accessoires payés personnellement par les employés devraient être remboursés par chèque distinct afin qu’il soit clair que les paiements sont des remboursements et non un revenu imposable pour l’employé.

Impôts et déductions pour frais accessoires

Le traitement fiscal des déductions accessoires est très différent pour les salariés et pour les entreprises pour lesquelles ils travaillent. Bref, les entreprises qui remboursent les frais accessoires de leurs employés peuvent les déduire, jusqu’à concurrence de limites. Les particuliers et les propriétaires uniques peuvent déduire les coûts de certains repas et autres dépenses professionnelles directes, dans la limite de certaines limites, mais les déductions de dépenses « diverses » ont été supprimées pour la grande majorité des contribuables avec les mesures de réforme fiscale entrées en vigueur en 2018.

Comment les entreprises déduisent les frais accessoires

Les entreprises qui remboursent les frais de déplacement de leurs employés peuvent déduire les frais.

Ces coûts peuvent inclure des « frais accessoires », mais le montant total ne peut pas dépasser un taux journalier fédéral. Ce taux varie selon la région d’environ 130 $ à environ 270 $.

Comment les particuliers déduisent les frais accessoires

Fondamentalement, les particuliers ne peuvent pas déduire les frais accessoires de leurs impôts, et cela inclut les dépenses non remboursées des employés, puisque les modifications apportées à la loi fiscale sont entrées en vigueur en 2018.

Le formulaire 2106 était autrefois utilisé pour déclarer les déductions détaillées « diverses », mais celles-ci ont été éliminées pour la plupart des individus. Quelques professionnels, y compris des réservistes des forces armées, des artistes interprètes et certains responsables étatiques et locaux, peuvent toujours utiliser le formulaire 2016.

Les particuliers et les propriétaires uniques peuvent toujours déduire d’autres dépenses, telles que les frais de voyage, de cadeaux et de voiture, ainsi que les autres dépenses « ordinaires et nécessaires » dans leurs industries. En règle générale, seuls 50 % des frais de repas sont déductibles, soit en utilisant une déduction forfaitaire, soit en détaillant les coûts réels.

Vous pouvez déduire jusqu’à 5 $ pour les « frais accessoires » seulement si vous ne déduisez pas les frais de repas.

Le traitement fiscal des faux frais payés ou remboursés par les entreprises varie selon le type et le contribuable. D’une manière générale, les frais accessoires peuvent être déductibles s’ils sont accessoires à des dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires à leurs activités commerciales respectives, s’ils sont localement habituels et attendus, et s’ils sont d’un montant raisonnable.

Accessoire et accessoire

Les frais annexes aux frais de cadeaux sont fréquents lorsqu’une entreprise offre des cadeaux à ses clients. Une entreprise qui offre de tels cadeaux engagera des frais accessoires de papier d’emballage, de rubans, d’arcs et de livraison en plus du coût des cadeaux sous-jacents.

Les frais accessoires des cadeaux d’affaires tels que l’emballage cadeau, la gravure, l’emballage, l’envoi, l’assurance ou d’autres frais connexes qui n’ajoutent pas de valeur substantielle au cadeau ne sont pas pris en compte lors du calcul du plafond de déduction pour les cadeaux d’affaires. C’est une bonne chose puisque les déductions pour dons d’entreprise sont limitées à 25 $ par bénéficiaire au cours de chaque année d’imposition. Toute dépense supérieure à 25 $ de tout cadeau donné à un destinataire ne peut être déduite.

Les frais accessoires liés au coût des biens endommagés ou volés sont courants lorsqu’une entreprise est victime d’un accident ou d’un vol. Si une usine brûle, l’entreprise qui en est propriétaire devra payer pour réparer ou remplacer l’usine et pourrait également engager des dépenses accessoires telles que des soins médicaux pour des blessures corporelles, des frais de déménagement et de stockage ou un loyer pour un espace d’usine temporaire.

Les frais accessoires résultant d’un accident ou d’un vol, tels que les soins médicaux pour blessures corporelles, le logement temporaire, le carburant, le déménagement ou la location de logements temporaires, ne sont pas déductibles en tant que pertes.

Voyages de la Garde nationale et de la Réserve

Les membres de la Garde nationale et de la Réserve peuvent demander une déduction supérieure à la ligne du revenu brut jusqu’au taux journalier fédéral pour les repas, l’hébergement et les frais accessoires de voyage de plus de 100 miles avec une nuitée pour assister aux réunions de la Garde ou de la Réserve. Ils font partie des rares contribuables individuels encore éligibles à la déduction de certains frais accessoires à l’aide du formulaire 2106.

Formulaires de déclaration de revenus et instructions pour les faux frais

La publication IRS 535 examine les dépenses commerciales courantes et contient des détails sur les dépenses qui sont et ne sont pas déductibles. Il énumère d’autres formulaires qui pourraient être nécessaires pour certaines dépenses.

L’annexe C Profit ou perte d’entreprise est le principal formulaire utilisé par les propriétaires uniques pour enregistrer les dépenses d’entreprise. Ceci est joint au formulaire 1040.

Les instructions de l’IRS pour l’annexe C détaillent les dépenses déductibles. Les instructions comprennent une liste de formulaires supplémentaires qui peuvent être nécessaires si vous détaillez les déductions, en fonction de votre activité et du type de dépenses que vous avez.

Combien les hôtels détiennent-ils sur une carte de crédit pour les faux frais ?

En plus du prix de la chambre, la plupart des hôtels retiennent de 50 à 200 dollars par nuit sur votre carte de crédit pour les frais accessoires. Cette retenue de carte de crédit doit être annulée dans les 24 heures suivant votre départ de l’hôtel. Seul le débit final affectera votre utilisation du crédit ; une retenue de carte de crédit ne le sera pas.

Combien dois-je prévoir pour les frais accessoires pendant les vacances ?

Pour ce que ça vaut, le gouvernement fédéral limite à 5 $ à compter de 2023 les frais accessoires déduits par les entreprises qui remboursent ces frais aux employés en déplacement professionnel.

Les frais accessoires, pour quelqu’un en vacances, peuvent inclure des pourboires et des dépenses aléatoires comme le remplacement de la brosse à dents que vous avez laissée à la maison ou l’achat d’un parapluie un jour de pluie.

Que sont les coûts accessoires dans la construction ?

Les incidents sont fréquents dans le secteur de la construction. Ils comprennent généralement certaines dépenses liées à l’achat du site, au nivellement ou à l’amélioration du site, au mobilier, à l’équipement, à la machinerie ou aux appareils d’origine, ou aux frais de conception ou juridiques professionnels, à l’assurance pendant la construction et aux frais administratifs généraux.

L’essentiel

Si vous travaillez pour une entreprise et que vous voyagez pour affaires, votre employeur peut ou non vous rembourser les frais accessoires comme les pourboires ou les petits achats imprévus. Si ce n’est pas le cas, vous n’avez pratiquement pas de chance lorsqu’il s’agit de déduire ces coûts de vos impôts.

Si vous êtes un travailleur indépendant ou un propriétaire unique, vous pouvez toujours déduire certains frais accessoires, dans des limites strictes. Vos dépenses « ordinaires et nécessaires » sont déductibles.

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