Définition des indemnités journalières

Que sont les indemnités journalières ?

Les indemnités journalières sont des indemnités journalières versées aux employés pour couvrir les frais encourus lors d’un voyage d’affaires. Les dépenses d’entreprise comprennent généralement l’hébergement, le transport, la nourriture et toute autre dépense accessoire. Per diem – le terme latin pour « par jour » – peut également faire référence à un système de rémunération structurelle dans lequel un employé est payé par jour, par opposition à l’heure ou au mois.

Comprendre les indemnités journalières

Les indemnités journalières sont utiles pour certains postes qui nécessitent de nombreux déplacements, ce qui oblige les employés à accumuler des dépenses professionnelles annuelles telles que l’hébergement, les repas, les déplacements, etc. Les entreprises ont mis en place différents systèmes pour couvrir ces dépenses :

• Cartes de crédit d’entreprise: Certaines entreprises émettent des cartes de crédit à leurs employés. Cela leur permet de payer immédiatement les dépenses professionnelles pendant qu’ils sont au travail sans encourir de dépenses par eux-mêmes.
• Couverture totale ou partielle des dépenses: Alors que certaines entreprises couvrent intégralement les dépenses des employés, certaines entreprises n’offrent que des indemnités journalières pour les dépenses partielles, en particulier pour des choses comme l’hébergement, la nourriture et les voyages.
• Montants fixes: De nombreuses entreprises offrent à leurs employés un tarif journalier fixe et spécifique. Les employés sont censés couvrir tout ou partie de leurs coûts avec cette indemnité journalière.

L’indemnité journalière fait également référence à la structure des indemnités perçues par certains travailleurs. Les travailleurs per diem reçoivent leur salaire à la journée ou à la quantité de travail effectué. Ces types de travailleurs ont généralement des contrats temporaires ou à court terme, par opposition aux emplois à temps plein. Les travailleurs de la santé et les enseignants suppléants sont des exemples de travailleurs sur le calendrier de paiement des indemnités journalières.

Considérations particulières

Les indemnités journalières pour la plupart des employés du gouvernement fédéral sont fixées par la US General Services Administration (GSA). Les entreprises ayant une politique de paiement d’indemnités journalières pour les dépenses d’entreprise utilisent ce taux d’indemnités journalières fédérales comme ligne directrice. Les tarifs standard pour les voyages nationaux et internationaux entrent en vigueur le 1er octobre de chaque année. Bien que les tarifs fixés par le gouvernement américain soient basés sur le coût de la vie dans la ville d’une entreprise, celui-ci peut fixer ses tarifs à un niveau supérieur ou inférieur au tarif standard.

Les indemnités journalières supérieures au taux standard exigent que l’employé paie l’impôt sur le montant excédentaire. Le paiement excédentaire est inclus dans la case 12 du formulaire W-2. Le défaut de produire un rapport de dépenses d’entreprise auprès de l’employeur dans les 60 jours entraîne généralement un paiement d’impôt sur la totalité des indemnités journalières versées.

Les indemnités journalières ne font pas partie du salaire d’un employé si le paiement est égal ou inférieur au taux journalier fédéral et que l’employé remet un rapport de dépenses d’entreprise à son employeur. Les paiements sont généralement comptés comme un revenu non imposable pour les employés et apparaissent séparément du revenu imposable sur le formulaire W-2. Le rapport de dépenses professionnelles doit être soumis à l’employeur dans les 60 jours suivant la fin du voyage et doit détailler le but du voyage, la date et le lieu, ainsi que les reçus pour les dépenses couvertes.

Indemnités journalières pour les travailleurs indépendants

Les travailleurs indépendants ne peuvent utiliser un taux journalier que pour le coût des repas. Comme les autres employés, les travailleurs indépendants doivent tenir un registre des notes de frais indiquant la date, le lieu et le but du voyage d’affaires. Il peut également être nécessaire de conserver les reçus, mais dans les cas où ils ne le sont pas, il est toujours judicieux de les conserver.

Types d’indemnités journalières

Les entreprises gèrent différemment les indemnités journalières. Comme indiqué ci-dessus, ils peuvent émettre des cartes de crédit, couvrir des dépenses totales ou partielles, offrir des taux fixes ou exiger des employés qu’ils couvrent les dépenses de leur poche pour un remboursement à une date ultérieure.

Les indemnités journalières peuvent couvrir totalement ou partiellement les dépenses professionnelles. Les entreprises peuvent utiliser un tarif journalier pour l’hébergement et les repas, ou un tarif journalier pour couvrir les repas uniquement. Une indemnité journalière partielle, par exemple, peut totaliser 100 $ pour couvrir les repas uniquement, tandis que les frais d’hébergement et les frais accessoires sont payés de leur poche. Certaines entreprises versent des indemnités journalières en faisant des chèques à l’employé pour indiquer qu’elle est distincte du revenu de l’employé.

Taux fixes

Une entreprise qui met en œuvre une méthode d’indemnité journalière fixe pour les dépenses professionnelles paie généralement à l’employé un montant fixe par jour. Par exemple, une indemnité journalière pour un consultant en technologies de l’information (IT) travaillant une semaine dans une autre ville pourrait être de 200 $ par jour : 100 $ pour l’hébergement, 50 $ pour la nourriture et 50 $ pour les frais accessoires.

Les dépenses accessoires sont des coûts qui ne sont pas spécifiquement identifiés mais qui sont déterminés à la discrétion des employés. Les frais accessoires peuvent inclure les frais de transport, le service de blanchisserie, Internet, le service en chambre, les pourboires pour les serveurs, etc. Si un employé utilise sa voiture personnelle lors d’un voyage d’affaires, il sera remboursé selon le taux de remboursement du kilométrage de l’Internal Revenue Service (IRS), un taux facultatif utilisé pour calculer les coûts déductibles de l’utilisation d’un véhicule à des fins professionnelles.

Dépenses remboursables

Dans les cas où les employés sont tenus de payer eux-mêmes leurs dépenses à l’avance, les entreprises les obligent généralement à soumettre des réclamations. Si les réclamations sont approuvées pour les dépenses personnelles, les entreprises remboursent à leurs employés les dépenses professionnelles. Cette méthode prend beaucoup plus de temps, car elle oblige le personnel à examiner les demandes et les reçus, à approuver ou à refuser les demandes de remboursement et à effectuer les paiements aux employés.

Avantages des indemnités journalières

Les entreprises qui utilisent des paiements initiaux d’indemnités journalières et/ou des cartes de crédit d’entreprise font gagner aux employés le temps et les tracas liés à la conservation et au classement des reçus. Si le paiement a été couvert par des indemnités journalières et que le coût est inférieur au montant des indemnités journalières, le paiement est approuvé sans qu’il soit nécessaire de fournir des documents. Si le coût des repas alloué à l’employé est de 100 $ par jour, tout montant dépensé égal ou inférieur à 100 $ pour la nourriture par jour n’a pas besoin de reçus commerciaux. Cependant, si l’employé dépense plus de ce montant en nourriture, des reçus devront être déposés auprès de son service des ressources humaines (RH).

Qu’arrive-t-il à l’argent en trop ? Les employés peuvent garder l’argent non dépensé. Cela pourrait servir d’incitation aux dépenses d’épargne de la part des employés qui aiment économiser de l’argent.